Stap 2: Organisatie inrichten


In de vorige stap is het activeren van de organisatie uitgelegd. In deze stap gaan wij in op het inrichten van de organisatie.

Stap 1
Klik hier op de naam van uw organisatie om op de pagina van de organisatie te komen:.


Hoofdpagina%20organisatie.jpg


Stap 2

Klik op het tandwieltje inst.JPG naast de organisatienaam om naar de instellingen van de organisatie te gaan.


Instellingen%20organisatie.jpg


Stap 3
U ziet nu verschillende tabbladen waar u organisatie instellingen kunt invoeren. Aan de linkerkant kunt u per bedrijf specifieke gegevens vastleggen en wijzigen. Wanneer u meerdere bedrijven of locaties in uw organisatie heeft klikt u op het plus-tekenplus.JPGom een bedrijf en/of locatie toe te voegen.


Instellingen%20organisatie%20pagina..jpg

 



Om de gegevens van het bedrijf in te voeren klikt u op de naam van het bedrijf. U krijgt een overzicht van velden die ingevuld moeten worden. Het invoeren van deze velden is niet verplicht, maar door deze juist in te voeren voorkomt u misstanden in de verlofopbouw of de salarisberekening binnen uw organisatie.

Wanneer u de gegevens heeft ingevoerd klikt u op 'Algemene instellingen' (in het linker menu boven 'Bedrijven') om terug te keren naar de instellingen van de organisatie. Bovenaan kunt u zien in welk tabblad u zich bevindt door de donkere, gele kleur die het tabblad heeft (zie afbeelding hier boven). In dit geval bevindt u zich in het tabblad 'Basis'. Hieronder gaan we de belangrijkste tabbladen met u doorlopen.

Basis instellingen In de onderstaande uitleg beschrijven we hoe u de algemene organisatie instellingen kunt wijzigen. Bij de tab ‘Basis’ vult u de basisgegevens van uw organisatie in. Wanneer u humanwave ook wilt gebruiken om uw medewerkers te verlonen is het van belang dat u deze basisgegevens van de organisatie zo volledig mogelijk invoert voor de Belastingdienst.

Behalve het invoeren van de organisatiegegevens kunt u bij de ‘Basis’ tab ook instellen op welke manier u de personeelsnummers wilt genereren. U kunt zelf bij het aanmaken van een medewerker een personeelsnummer opgeven, maar u kunt ook het personeelsnummer door humanwave laten genereren. Hoe dit personeelsnummer eruit hoort te zien kunt u hier bepalen.

Humanwave heeft standaard ingesteld dat de eerste medewerker die in humanwave is toegevoegd, personeelsnummer 1 heeft. Bij iedere volgende medewerker die u toevoegt loopt het personeelsnummer automatisch op. Wanneer u een personeelsnummer wilt genereren dat niet alleen uit een oplopend nummer bestaat, kunt u hier een formaat opgeven. Het formaat bestaat uit een vrij te kiezen tekst die letterlijk wordt overgenomen in het personeelsnummer. Door ergens in deze tekst de {P} op te nemen kunt u een oplopend nummer in het personeelsnummer plaatsen. De {P} wordt door de applicatie vervangen door het volgnummer. Beginnen uw personeelsnummers met letters, zoals HW0934, dan voert u in plaats van de {P}, de gewenste letters in, met daarachter {nnnn} als u het volgnummer wilt aanvullen met voorloopnullen tot het uit totaal 4 cijfers bestaat.

Feestdagen
Het is mogelijk binnen uw organisatie een aantal feestdagen te definiëren waarop er in de regel niet wordt gewerkt. De algemeen erkende feestdagen zijn voorgedefinieërd in humanwave. Om deze binnen uw organisatie te gebruiken kunt u ze importeren. Wanneer uw organisatie op deze feestdagen toch open is, kunt u dit wijzigen door op het potloodje potlood.JPGachter de betreffende feestdag te klikken. Dit is van belang omdat in het opnemen van verlof rekening wordt gehouden met feestdagen. Voor het toevoegen van extra vakantie- of feestdagen klikt u op het plus-tekenplus.JPG.

Afdelingen en functies 
Om medewerkers te koppelen aan afdelingen en functies, kunt u deze bij de tabbladen 'Afdelingen' en 'Functies' invoeren. Tevens kunt u afdelingen en functies naderhand nog wijzigen door op het potloodje potlood.JPGachter de afdeling of functie te klikken. Verwijderen is in principe niet mogelijk.

Openings- en werktijden 

Humanwave heeft standaard openings- en werktijden ingesteld. Deze kunt u aanpassen door het verschuiven van de blokjes. Wanneer uw organisatie bepaalde tijden op de dag gesloten is, of medewerkers een vaste pauze tijd hebben, klikt u op het plus-tekenplus.JPGvoor een extra tijdbalk. U kunt een tijdspanne opheffen door de twee blokjes op dezelfde positie te plaatsen (zoals al bij het weekend het geval is).

Herinneringen
Om niet onnodig tijd te investeren in het bijhouden van contracten die verlopen of bijvoorbeeld medewerkers die jarig zijn, maakt u in humanwave automatische herinneringen aan. U stelt in waarvoor u een herinnering wilt krijgen, wie de herinnering krijgt en wanneer deze herinnering bij de desbetreffende persoon moet komen. De herinnering wordt door de betreffende persoon ontvangen als notificatie. Daarnaast is het mogelijk om ook een e-mail te ontvangen wanneer er een herinnering is. 

Humanwave heeft een aantal herinneringen automatisch voor u in het systeem gezet. Zo wordt de manager van de organisatie op de hoogte gesteld wanneer contracten verlopen, medewerkers een X aantal weken ziek zijn of bijvoorbeeld documenten verlopen. Voor alle standaard notificaties in humanwave gaat u naar Welke notificaties krijg ik standaard van humanwave?

Verlof en verzuim
Behalve het reguliere verlof en verzuim kunnen medewerkers ook andere verlof- en verzuim aanvragen indienen. In het tabblad ‘Verlof en verzuim’ worden de verschillende soorten verlof en verzuim ingericht voor de organisatie. Een belangrijk type verlof is de wettelijk verplichte vakantie. In humanwave hebben wij standaard het wettelijk minimum aan verlofdagen ingesteld. Wanneer uw organisatie meer verlofdagen hanteert of u wilt specifieke verlof afspraken instellen kunt u dat doen door op 'Verlof' te klikken. U krijgt dan een venster te zien. In dit venster kunt u aangeven wie het verlof moet goedkeuren, hoeveel verlof iemand heeft op jaarbasis van een voltijd contract, of het verlof wordt opgebouwd aan de hand van gewerkte dagen of dat het verlof wordt toegekend ongeacht hoeveel dagen met werkt. Ook kunt u aangeven of er afspraken in uw organisatie zijn omtrent extra verlof op basis van senioriteit of leeftijd van de medewerker.

In de overige verlof en verzuim soorten kunt u instellen wie deze aanvragen goed zal keuren. Wanneer in uw organisatie gebruikelijk is dat medewerkers overuren en gekochte en verkochte verlof uren rapporteren, kunt u dat in dit scherm instellen. Ook hier selecteert u wie de aanvragen kan goedkeuren. Afhankelijk van de afspraken binnen uw organisatie kunt u aangeven of de medewerkers via de tijd voor tijd regeling of via uitbetaling vergoed worden voor hun overwerk. Humanwave heeft een standaard component en percentage ingesteld wanneer u kiest voor het uitbetalen van overwerk. U kunt ook een ander component en percentage invoeren.