Stappenplan verlonen

In dit document vindt u de stappen die u dient uit te voren voor de verloning. Hierbij gaan wij alleen in op eenmalige mutaties en het proces zelf. Het aanpassen van overige arbeidsvoorwaarden wordt in andere helpfiles behandeld.

Het salarisproces doet u vanuit de hoofdpagina van uw organisatie in het menu Salaris.


Het salarisproces bestaat uit de volgende stappen:
  • Mutaties
    • Alles uit HR processen afhandelen (Stap 1 - Nog te doen)
    • Eenmalige mutaties (Stap 2 - Mutaties)
  • Controles
    • Concept loonstroken (Stap 3 - Concept loonstroken)
    • Vergelijk salaris perioden (Stap 4 - (Vergelijk salaris perioden)
  • Afronden en verantwoorden
    • Betalen (Stap 5 - Betalen)
    • Journaalposten (Stap 6 - Journaalposten)
    • Loonstroken publiceren (Stap 7 - Loonstroken publiceren) 
    • Loonaangifte (Stap 8 - Loonaangifte)

Hieronder volgt een verdere uitwerking van de stappen.


Mutaties


Stap 1 - Nog te doen
Onder "Nog te doen" vindt u alle financiële verplichtingen naar de medewerker toe die nog afgehandeld moeten worden.

  • Controleer of u nog onbetaalde declaraties heeft openstaan of andere zaken die betaald moeten worden die vanuit de HR processen komen.
  • Vink de declaraties of verlofaankopen aan die u wilt uitbetalen en klik op 'Geselecteerde items afhandelen'.
  • Selecteer bij betalingsmethode of u de declaratie buiten het salaris om wilt betalen of tegelijk met het salaris wilt uitbetalen.

Indien u de onkostendeclaraties los uitbetaald dient u de onderstaande stappen te doorlopen.
  • Bij 'Van' wordt standaard het rekeningnummer getoond wat u bij de instellingen van de organisatie of het bedrijf heeft ingevoerd.
  • Vervolgens voert u de datum in waarop de declaratie uitbetaald moet worden.

Nadat u op 'Bewaar' heeft geklikt worden de zojuist afgehandelde declaraties niet meer in het overzicht 'Nog te doen' getoond.

Als u voor 'Betalen via salaris' heeft gekozen, dan vindt u onder 'Mutaties' (zie stap 2) wat u heeft afgehandeld.

Stap 2 - Mutaties
Onder "Mutaties" vindt u alle eenmalige mutaties die deze periode worden doorgevoerd.
U kunt bijvoorbeeld mutaties toevoegen voor nog in te houden verkeersboetes.
  • In 'Mutaties' krijgt u een overzicht te zien van alle mutaties van deze periode. U kunt hier desgewenst mutaties toevoegen met behulp van het plus-teken.
    U selecteert daarna de medewerker en het type mutatie dat u wilt doorvoeren en vult afhankelijk van het type mutatie het bedrag, aantal of percentage in.
    Wanneer u op 'Bewaar' klikt, zal de mutatie in de lijst met de andere mutaties verschijnen.
  • U kunt de mutatie ook nog wijzigen of verwijderen door op de naam van de mutatie te klikken en de gegevens aan te passen.

Als u alle mutaties heeft aangemaakt gaat u naar de volgende stap controle.

Controles

Stap 3 - Loonstroken (Concept)
Onder loonstroken kunt u concept loonstroken draaien en als u gaat betalen de stroken definitief maken.
  • U kiest weer voor het plus-teken. Als u gaat controleren kiest u voor concept loonstroken en de maand/periode die u wilt controleren. 
  • Daarna kiest u voor 'Bewaar' (de stoken worden nu gegenereerd).
  • Als u ververst, dan worden de loonstroken zichtbaar.

Stap 4 - Vergelijk salarisperioden
Met dit rapport vergelijkt u de verschillende betalingen t.o.v. de vorige periode.
U vindt dit rapport onder Rapporten (in het linker menu) -> Salaris -> Vergelijk salarisperioden.
Het rapport toont wat hetzelfde is maar ook waar er afwijkingen zijn. 


Is dit allemaal goed, dan gaan we over op de afronding van het proces.

Afronden en verantwoorden

Stap 5 - Betalingen
Onder betalingen maakt u een betalingsbestand wat kan worden ingelezen in de bank.
  • Wanneer er eerder betalingen zijn gedaan ziet u deze in een overzicht staan. Om een betaling aan te maken klikt u op .
  • Selecteer het bedrijf waar een betaling voor gedaan moet worden.
  • Bij 'Bankrekening' wordt standaard het rekeningnummer getoond wat u bij de instellingen van het bedrijf heeft ingevoerd (wanneer u geen bankrekening kiest zal de betaling niet worden aangemaakt).
  • Vervolgens kiest u de periode waarover de betaling betrekking heeft en voert u een datum in waarop het bedrag uitbetaald dient te worden.
  • Daarna kiest u voor 'Volgende'. Er wordt een lijst met alle medewerkers getoond die betaald gaan worden. U kunt hier eventueel nog een medewerker uithalen die u later wilt betalen. Dit doet u door het vinkje voor de naam van de werknemer weg te halen door er op te klikken.
  • Nadat u op 'Bewaar' heeft geklikt komt uw aangemaakte betaling bovenaan de lijst te staan.
  • U kunt de aangemaakte betaling ter controle nog inzien voordat u deze downloadt.
  • Wanneer de transacties kloppen klikt u op 'Download bestand'. 
  • Het bestand selecteert u vervolgens bij het importeren van betalingen naar uw online bankomgeving.

Stap 6 - Journaalposten
Het resultaat van de salarisberekening moet ook naar de financiële administratie. Om uw boekhouding op orde te houden kunt u de journaalposten exporteren naar PDF, Excel of naar Exact. 
  • Op de tab journaalposten selecteert u 'Totaal' aan de linkerkant en indien u meerdere bedrijven heeft het bedrijf.
  • Daarna kiest u voor 'Verversen'.
  • Via deze link (export journaalposten) vindt u informatie hoe u de verschillende journaalposten kunt exporteren. 

Stap 7 - Loonstroken (Definitief)
Onder loonstroken kunt u concept loonstroken draaien en als u gaat betalen de stroken definitief maken.

 

  • U kiest weer voor het plus-teken. Als u gaat controleren kiest u voor definitieve loonstroken en de maand/periode die u heeft betaald.
  • Daarna kiest u voor 'Bewaar' (de stroken worden dan gegenereerd).
  • Wanneer u de loonstroken genereert komen deze bij de medewerkers in hun documenten te staan.

Stap 8 - Loonaangifte
De salarissen moeten ook verantwoord worden bij het UWV en de Belastingdienst. Hiervoor dient de loonaangifte. De loonaangifte dient u uiterlijk een maand na afloop te doen. Wij raden u aan dit een week na de Betaling te doen.
  • Wanneer er eerder loonaangiften zijn gedaan ziet u deze in een overzicht staan. Om een loonaangifte aan te maken klikt u op .
  • Selecteer de maand waarover de loonaangifte gedaan moet worden.
  • Het loonheffingennummer, contactpersoon, telefoonnummer en het bankrekeningnummer zijn gegevens die u eerder in de instellingen van de organisatie heeft ingevoerd.
  • Voer de afdrachtvermindering S&O in wanneer dit op uw bedrijf van toepassing is.
  • Nadat u op 'Bewaar' heeft geklikt komt uw aangemaakte loonaangifte bovenaan de lijst te staan.
  • Het periodenummer staat gelijk aan de maand.
  • Achter 'Status' ziet u dat de loonaangifte aangemaakt wordt.
  • Klik op 'Verversen' om de voortgang van de loonaangifte te zien.
  • Als de gegevens niet compleet zijn om te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst krijgt u hiervan een melding. De aangifte krijgt dan de status 'Aanmaken mislukt'.
  • Klik op de loonaangifte en kijk in het 'Logboek' welke gegevens ontbreken of onjuist zijn.
  • Wanneer alle gegevens correct zijn klikt u op 'Opnieuw berekenen'.
  • In hetzelfde venster klikt u op 'Verstuur' om de loonaangifte naar de Belastingdienst te versturen.
  • In het overzicht ziet u dat de status nu 'Verzonden' is.
  • Humanwave krijgt dan een bericht en zal de loonaangifte controleren.
  • Als alles goed is wordt de loonaangifte naar de Belastingdienst doorgezet door humanwave (de loonaangifte krijgt de status goedgekeurd).
  • Als er iets niet goed is wordt er contact met u opgenomen.
  • Als de loonaangifte is goedgekeurd, dan kunt u betalen.
  • De loonaangifte is gereed voor betaling. Het bestand kunt u downloaden.
  • Het bestand voegt u vervolgens in de betaalomgeving van uw eigen bank toe als bijlage.