Kan ik kosten over medewerkers verdelen?


Met de module Loonkosten verdeling kunt u heel eenvoudig de loonkosten toerekenen aan de juiste kostenplaatsen of grootboekrekeningen in de financiële administratie. Aan deze module zitten additionele kosten verbonden. Wij verwijzen u graag naar de prijzen op onze website.

Door vooraf goed te definiëren hoe de kosten verdeeld moeten worden, wordt de financiële administratie enorm ontlast wat een significante opbrengst in tijd zal opleveren en dat iedere maand weer.

Humanwave biedt u de volgende opties om de loonkosten te verdelen.


  1. Afwijkende grootboekrekeningen per afdeling.
    Dit geeft de mogelijkheid om de kosten per afdeling op andere grootboekrekeningen te verdelen.
    Bijvoorbeeld: Voor afdeling sales wordt grootboekrekening 4000 gebruikt voor de salariskosten en voor afdeling support wordt in plaats van grootboekrekening 4000 grootboekrekening 4001 gebruikt.

  2. Kostenplaatsen per afdeling.
    De afdeling wordt gebruikt als bron hoe de loonkosten verdeeld worden over de verschillende grootboekrekeningen en/of kostenplaatsen.
    Bijvoorbeeld: De kosten van de afdeling sales worden op kostenplaats 001 geboekt terwijl de support kosten op kostenplaats 002 worden geboekt.

  3. Kostenplaatsen per locatie.
    De locatie wordt gebruikt als bron hoe de loonkosten verdeeld worden over de verschillende kostenplaatsen. Het is niet mogelijke om bij de kostenplaats per locatie afwijkende grootboekrekeningen in te voeren.
    Bijvoorbeeld: De kosten van locatie A worden op kostenplaats X geboekt terwijl de kosten van locatie B op kostenplaats Y worden geboekt. 


De kosten kunnen verdeeld worden op basis van:

  1. Geplande uren/gerealiseerde uren
  2. Vaste verdeling


Hieronder leggen we uit hoe u de verschillende opties kunt instellen. 


1. Afwijkende grootboekrekening per afdeling 

Per grootboekrekening kunt u een afwijkende grootboekrekening per afdeling koppelen. Hoe u dit doet, staat hieronder uitgelegd. 


Stap 1

Ga naar de organisatie instellingen door op het tandwieltje te klikken achter de organisatienaam.


Stap 2

Vervolgens kiest u het tabblad 'Afdelingen'. Wanneer u hier achter een afdeling op het potloodje klikt, kunt u afwijkende grootboekrekeningen aangeven.



Bijvoorbeeld: Wanneer u bepaalde kosten van de afdelingen op een andere grootboekrekening wilt hebben, kunt u per afdeling de gewenste grootboekrekening aangeven. Wanneer u bijvoorbeeld de loonkosten van afdeling A op 4001 wilt hebben in plaats van 4000, kunt u dit hier aangeven door 4001 in te voeren onder 'Code'. Hetzelfde kunt u doen bij afdeling B, waar u de afwijkende grootboekrekening 4002 invoert in plaats van 4000. De kosten zullen op deze afwijkende grootboekrekeningen geboekt worden.


2. Kostenplaatsen per afdeling

Naast de kostenverdeling op basis van afwijkende grootboekrekeningen, is het ook mogelijk om de kosten te verdelen op basis van kostenplaats. Dit doet u wanneer onder één grootboekrekening meerdere kostenplaatsen vallen. De kostenplaatscode kunt u onder 'Code' invoeren. 



Bijvoorbeeld: De loonkosten van afdeling A, B, C, D en E moeten allemaal op grootboekrekening 4000 geboekt worden, maar het onderscheid moet nog wel gemaakt worden tussen de verschillende afdelingen. Door de juiste kostenplaatscode in te voeren onder 'Code' zal de verdeling op basis van deze code gemaakt worden. 


3. Kostenplaatsen per locatie

U kunt de kosten ook verdelen per kostenplaats per locatie. Dit kunt u in de locatie instellingen instellen. Hier kunt u de kostenplaatscode invoeren.



Bijvoorbeeld: Wanneer u voor verschillende locaties als kostenplaats eenzelfde grootboekrekening gebruikt, kunt u de matchende kostenplaatscode toevoegen in de locatie instellingen. De kosten zullen dan per kostenplaats per locatie verdeeld worden.


1. Loonkosten verdelen op basis van geplande of gewerkte uren (gerealiseerde uren)

Op bedrijfsniveau kunt u de loonkostenverdeling op verschillende manieren instellen. Hier kunt u bepalen of de kosten verdeeld worden gebaseerd op de planning of de realisatie (gewerkte uren) van de medewerker. De keuze kunt u maken in de bedrijfsinstellingen. Dit doet u op de volgende manier.


Stap 1

Ga naar de algemene instellingen van de organisatie.



Stap 2

Selecteer een bedrijf en kies onder het tabblad 'Basis' helemaal onderin de manier waarop u de kosten wilt verdelen.





Bijvoorbeeld: U wilt de loonkosten van de medewerkers van de afdeling sales verdelen op basis van realiseerde uren die ze op een afdeling gewerkt hebben. U selecteert in de bedrijfsinstellingen dan 'Gebaseerd op de gewerkte uren per afdeling'. Of deze moeten worden verdeeld naar afwijkende grootboekrekeningen of naar verschillende kostenplaatsen met dezelfde grootboekrekening, kunt u instellen in de organisatie instellingen onder het tabblad 'Afdelingen'. Hoe u dit instelt is hierboven beschreven.


2. Loonkosten voor een medewerker worden (vast) verdeeld over kostenplaatsen (gebaseerd op medewerker instellingen)

U kunt de kosten van een medewerker verdelen over meerdere (vaste) kostenplaatsen. Stel een medewerker werkt voor 30% op sales en 70% op de support afdeling en hij verdient 4200 euro bruto per maand dan kunt u het salaris opsplitsen in 1.360 op kostenplaats X en 2.940 euro op kosten plaats Y. Hoe u dit per medewerker instelt, staat hieronder weergegeven.


Stap 1

Ga naar de Arbeidsrelatie van de medewerker en vervolgens naar het tabblad 'Kostenverdeling'.


Stap 2

Wanneer u hier op het plus-teken klikt, kunt u aangeven hoe u de kosten van deze medewerker verdeeld wilt hebben. Hier kunt u een percentage aangeven per afdeling. In het geval van het voorbeeld, kunt u hier de percentages van 30% en 70% invoeren en daarbij de bijbehorende afdeling.



Dit stelt u in wanneer de kosten vast verdeeld zijn over verschillende kostenplaatsen. 

Bijvoorbeeld: Wanneer u een DGA bent en de kosten over verschillende bedrijven binnen een organisatie verdeeld moeten worden, kan dat hier aangegeven worden.