Lunches tijdens werktijd, hoe werkt dat precies?


Bij lunches heeft u de volgende opties:

  1. Iedereen zorgt voor zijn eigen lunch en u verstrekt melk, soep, thee en koffie.
  2. Een personeelslid of de personeelsvereniging verzorgd de lunch en houdt de boekhouding zelf (buiten uw administratie) bij en u draagt niets bij behalve eventueel melk, soep, thee en koffie.
  3. Een cateringbedrijf verzorgt de lunch en biedt het tegen kostprijs aan aan het personeel.
  4. Medewerkers moeten mee-eten met uw cliënten (bijvoorbeeld pedagogisch medewerkers in een kinderdagverblijf).
  5. Een medewerker luncht met externe bedrijfsrelaties en u vergoedt dit.
  6. Een cateringbedrijf verzorgt de lunch en u betaald een gedeelte van de kosten.
  7. U verzorgt de lunch als bedrijf.

In het eerste vijf situaties hoeft u nergens op te letten. U zit fiscaal veilig. In situatie 6 en 7 moet u opletten! De fiscus stelt dat u per lunch per medewerker 3,30 euro (2017) als waarde moet bijtellen.
Doet u niets, dan kan de rekening per medewerker zomaar, naast de gemaakt lunchkosten, extra oplopen met 565 euro op jaarbasis. De werkelijke kosten kunnen veel lager (of hoger) liggen, echter de fiscus rekent met dit standaard bedrag. Het maakt niet uit of de medewerker, werknemer, directeur grootaandeelhouder of stagiaire is.


U kunt deze naheffing op verschillende manieren voorkomen.

  • Door een bijtelling voor de medewerker, hij betaald de belasting over de genoten lunches.
    In dit geval betaald u als werkgever de lunches en de extra sociale lasten. In dit scenario liggen de kosten voornamelijk bij de onderneming.
  • Door een netto inhouding
    In dat geval betaalt de medewerker een gedeelte of de gehele lunch aan u terug. In dit scenario liggen de kosten meer tot volledig bij de medewerkers.


Hoe rekent u de bijtelling of inhouding uit?

  1. Scenario 1
    U laat de medewerkers aanvinken als ze meelunchen en houdt het aantal lunches * 3,30 euro in op het salaris.
    Dit is fout gevoelig, u moet de lijsten bij uw administratie bewaren, per maand moet het aantal lunches worden ingevoerd in de loonadministratie.

  2. Scenario 2
    U gebruikt de belastingdienst formule: ((214 * 3,30 * (het gemiddeld aantal dagen per week dat iemand werkt / 5))/12) (13 bij mensen die per 4 weken verloond worden).
    Voorbeeld: iemand die fulltime werkt: (214 * 3,30 * 5/5)/12 = 58,85
    Voorbeeld: iemand die drie dagen per week werkt: (214 * 3,30 * 3/5)/12 = 35,31
    Het voordeel van deze formule is dat u verder geen rekening met afwezigheid vanwege ziekte, feestdagen of vakantie hoeft te houden, tenzij de medewerker met zwangerschapsverlof of langdurig afwezig is.


U kunt scenario 1 het beste gebruiken als mensen erg wisselend meelunchen (u werkt met veel oproepkrachten). Werken uw medewerkers regelmatig, dan raden wij u scenario 2 aan.

 

In scenario 1 maakt u of een netto inhouding (genaamd inhouding lunch) of een loon in natura (bijtelling lunch) met een bedrag van 3,30 euro aan. Bij het muteren per periode hoeft u alleen het aantal lunches toe te voegen om tot het juiste bedrag  te komen,


In scenario 2 maakt u of een netto inhouding (genaamd inhouding lunch) of een loon in natura (bijtelling lunch) met een bedrag van 11,77 euro aan. Bij het koppelen aan de medewerker hoeft u alleen maar het aantal dagen dat de medewerker gemiddeld per week mee-eet in te vullen.


In de overige help documenten in deze sectie wordt dit verder uitgewerkt.