Werkkostenregeling


Wij horen regelmatig van ondernemers  hoe het ook al weer zit met de kosten en de werkkostenregeling. Wij informeren u hier graag over.

De Belastingdienst onderscheidt de onderstaande categorieën:

  • Gerichte vrijstellingen
    Vergoedingen die nodig zijn om de functie uit te oefen, hier kan een maximum bedrag opzitten.

  • Intermediaire kosten
    Kosten die de werknemer voorschiet voor de werkgever zoals een etentje met klant of boodschappen.

  • Nihil waarderingen
    vergoedingen in natura zoals een telefoon

  • Overige kosten = Loon
    Vergoedingen die in de vrije ruimte valt of bruto vergoed moeten worden.

Dit is erg abstract en daarom hebben wij een lijst met veel voorkomende vergoedingen en verstrekkingen, ingedeeld in 4 categorieën in begrijpelijke taal. Binnen deze categorieën zijn de meest voorkomende vergoedingen en cases opgenomen. Mocht u een vergoeding missen dan kunt u altijd via help@humanwave.nl een vraag stellen.

 

1. Onbelast

  • Consumpties (geen eten) tijdens werktijd zoals thee, koffie, soep, koekjes en gebak

  • Maaltijden bij overwerk of koopavonden

  • Reizen met een eigen auto, motor, (brom)fiets of openbaar vervoer, zakelijk en woon/werkverkeer max. € 0,19 per km. Het bedrag boven de 19 cent dient belast te worden.

  • Abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer (als er een bon is)

  • 20% korting op de aankoop van producten van het eigen bedrijf met een maximum van 500 euro op jaarbasis

  • Gereedschap, computer, laptop, tablet en mobiele telefoons, hiervoor gaat het noodzakelijkheidscriterium gelden. Indien u kunt aantonen dat een medewerker deze voor zijn werk nodig heeft dan mag u deze vrij verstrekken.

  • Cadeaus voor geboorte van kind of een bloemetje bij ziekte, een afscheidscadeau. (Let op: het mag geen waardebon of geld zijn) tot maximaal 25 euro.

  • Opleidingen en cursussen en diploma’s voor vervullen van dienstbetrekking of voor omscholing (factuur is nodig).

  • Eten en drinken bij een dienstreis

  • Hotelkosten bij een dienstreis

  • Eten en drinken met klanten

  • Voorschieten cadeau voor een klant

  • Verhuiskosten (tot 7750,00 euro bruto)

  • Inschrijving beroepsregister

  • Voorgeschoten bedragen voor bijvoorbeeld kantoorartikelen

  • Netto vergoeding bij 25-jarig (50% maand salaris) of 40-jarig (100% maandsalaris) ambtsjubileum

  • Inschrijving beroepsregister

  • Vakliteratuur (indien geen dagblad)

2. Afhankelijk van de situatie

  • Bedrijfsborrel, indien in uw eigen pand dan valt deze niet in de vrije ruimte en heeft u geen bijtelling, indien buiten uw eigen pand, dan wel.

  • Bedrijfsetentje, indien in uw eigen pand dan valt deze niet in de vrije ruimte en heeft u geen bijtelling, indien buiten uw eigen pand, dan wel.

  • Bedrijfsuitje met zakelijk karakter (Studiedag) buiten uw eigen pand is onbelast voor het zakelijke gedeelte.

  • Bedrijfsfeest, indien in uw eigen pand dan valt deze niet in de vrije ruimte en heeft u geen bijtelling, indien buiten uw eigen pand, dan wel.

  • Vakliteratuur (dagbladen) indien op kantoor bezorgd mag deze vrij verstrekt worden, indien thuis, dan is het belast

  • Parkeer, tol en veerkosten, wassen van de auto, deze mag u vrij vergoeden als de medewerker een lease auto heeft of een bedrijfsauto gebruikt. Krijgt hij een kilometervergoeding van 19 cent of hoger dan vallen deze kosten in de vrije ruimte of behoren tot het bruto loon.

  • Bedrijfskleding die mee naar huis wordt genomen met een logo groter dan 70 cm2 dan mag u deze vrij vergoeden. Is het logo kleiner en blijft de kleding op het werk, dan mag u de kleding vrij vergoeden, anders vallen deze kosten in de vrije ruimte of behoren tot het bruto loon.

  • Ov-jaarkaart of voordeel uren kaart mag u vrij verstrekken als u kunt aantonen dat de reiskosten van de medewerker hier volledig door worden gedekt.

  • Rente voordeel personeelsleningen voor fiets of woning zijn onbelast. Het rentevoordeel voor overige leningen zijn belast.

  • Bedrijfsfitness, deze is vrij als het kan in het pand van de werkgever, anders is deze belast.

3. Belast

  • Cadeaus voor kinderen bij Sinterklaas of Kerst

  • Kerstpakketten

  • Vergoedingen voor thuiswerkplekken

  • Vrij verstrekken van kantine maaltijden voor lunch (3,15 euro per maaltijd)

  • ADSL/internet vergoedingen thuis

  • Kilometervergoedingen boven de 19 cent per kilometer (bedrag per kilometer - 19 cent)

  • Vergoeding aanschaf OV-chipkaart

  • Werkgeversbijdrage personeelsvereniging

  • Contributie vakverenigingen

  • Niet verhaalde verkeersboetes

  • Fiets van de zaak

  • Mobiele telefoons: Is de medewerker eigenaar van het abonnement, dan zijn de gedeclareerde kosten belast.
    Indien een medewerker een telefoon koopt en deze gebruikt voor het werk, dan zijn deze kosten belast.

4. Discussie( hier gaan nog rechtszaken over komen)

  • Vergoeding kosten verklaring omtrent gedrag (VOG)
    Deze vergoeding is in de huidige werkkostenregeling belast.
    Echter omdat voor bepaalde beroepen deze VOG verplicht is voor het uitvoeren van de werkzaamheden is een discussie aan het ontstaan dat deze onbelast vergoed mag worden (indien goed onderbouwd).

  • Vergoeding gebruik eigen telefoon
    Deze vergoeding is in de huidige werkkostenregeling belast
    Dit is tegen het “Bring your own device” principe (gebruik je eigen telefoon / computer en we geven je hiervoor een netto vergoeding). Het vreemde is dat als de werkgever bijvoorbeeld de telefoon verstrekt dat dit onbelast is, terwijl bij hetzelfde gebruik van een eigen telefoon een vergoeding wel belast wordt. Wij verwachten dat met een goede onderbouwing dit binnen enkele jaren (onder strikte regels) wel weer vrij vergoed mag worden.

  • Thuiswerkvergoedingen
    Een vergoeding voor een thuiswerkplek in de huidige werkkostenregeling is belast
    (Vergoeding internet abonnement).
    Dit is tegen het principe van de overheid die thuiswerken wil stimuleren Wij verwachten hier geen aanpassingen omdat dit niet gecontroleerd kan worden.

Vrijstelling personeelsfeesten

Kosten voor personeelsfeesten buiten uw eigen locatie is in de huidige werkkostenregeling belast. De kosten voor organisaties met veel medewerkers met een relatief laag loon kunnen flink in de papieren gaan lopen. Wij verwachten dat hier toch wat rechtszaken over zullen komen en dat er weer een forfaitair bedrag komt. Dit kan echter nog een paar jaar duren.