Gegevens opslaan: Wat moet ik hierover weten?


Het te lang of te kort opslaan van gegevens binnen uw organisatie kan nare gevolgen hebben wanneer u de regels niet kent.

Daarom is het van belang dat u op de hoogte bent van deze regels. Hieronder zullen de belangrijkste regels besproken worden.

 

Persoonsgegevens

Wet Bepaling Persoonsgegevens stelt dat persoonsgegevens niet langer bewaard dienen te blijven dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze gebruikt worden. Deze gegevens moeten zo spoedig mogelijk uit de administratie verwijderd worden wanneer deze niet meer gebruikt worden. Er zijn enkele uitzonderingen op deze regel, zoals de Archiefwet, het Burgerlijk Wetboek en onderwijs- en belastingwetgeving. Voor deze wetgevingen zijn wel concrete bewaartermijnen voor bestanden, dossiers en documenten vastgelegd.

 

Overzicht

Welke gegevens moeten hoe lang bewaard blijven?

 

2 jaar: De volgende gegevens mogen tot maximaal 2 jaar na uitdiensttreding van de werknemer bewaard blijven:

  • Verslagen van beoordelingsgesprekken

  • Functioneringsgesprekken

  • Getuigschriften

  • Correspondentie over promotie

 

5 jaar: De volgende gegevens moeten tot maximaal 5 jaar na het kalenderjaar waarin de medewerker uit dienst gaat bewaard blijven:

  • Loonbelastingverklaringen

  • Gegevens loonheffingen

  • Kopieën van id-bewijzen

  • Studenten- en scholierenregeling

 

7 jaar: De volgende gegevens moeten 7 jaar bewaard blijven:

  • Basisgegevens

 

10 jaar: De volgende gegevens moeten 10 jaar bewaard blijven:

  • Onroerend goed

 

Bij een controle moet u de originele documenten kunnen aantonen. Wanneer u overstapt naar een nieuw salaris product, zorg dan dat de oude gegevens ook nog toegankelijk voor u blijven.