Alles op één plek: de voordelen van een gedigitaliseerde personeelsadministratie met Humanwave

Alles op één plek: de voordelen van een gedigitaliseerde personeelsadministratie met Humanwave

Wie personeel in dienst heeft, moet een personeelsdossier bijhouden. Hierin worden diverse basisgegevens van de medewerker opgeslagen maar ook het dossier over het functioneren van de medewerkers.

Het bijhouden van dit dossier is erg belangrijk. Zo geeft het de werkgever juridische zekerheid. Wanneer een medewerker niet naar behoren functioneert en je hebt een conflict met deze medewerker, is het belangrijk dat je het dossier in orde hebt. Hiermee kan je bewijzen waar de medewerker tekort is geschoten en dit kan van grote waarde zijn bij een eventuele ontslagprocedure.

Hoe lang bepaalde gegevens bewaard moeten/mogen blijven, is in een van onze eerdere blogs te vinden, genaamd Gegevens opslaan: Wat moet ik hierover weten?

Humanwave zorgt ervoor dat het bijhouden van de personeelsadministratie een stuk eenvoudiger wordt. De belangrijkste voordelen van het gebruik van Humanwave voor de personeelsadministratie zijn: 
  1. Alle informatie is terug te vinden op één plek. Geen gedoe meer met papieren dossiers die moeilijk terug te vinden zijn. Van identiteitsbewijzen tot documenten, van bedrijfsmiddelen tot arbeidsovereenkomsten en functioneringsverslagen, alles is met een paar klikken te vinden. Hierdoor is de digitale personeelsadministratie een stuk overzichtelijker.
  2. Het up-to-date houden van de administratie is eenvoudiger wanneer dit digitaal gebeurt. Overeenkomsten hoeven niet meer geprint te worden en in mappen gesorteerd te worden, maar kunnen allemaal digitaal op 1 pagina opgeslagen worden. Het e-mailverkeer met een medewerker kan bijvoorbeeld direct aan het dossier gekoppeld worden.
  3. Naast het gemak van de digitalisering is het ook veilig om de administratie digitaal bij te houden. Wanneer er bijvoorbeeld brand uitbreekt in het bedrijfspand, kunnen alle papieren dossiers in een klap verloren gaan. Bij een digitale administratie zal de administratie in dit soort gevallen bewaard blijven.
  4. Je medewerkers hebben direct inzage in voor hen relevante gegevens en dit bespaart een hoop vragen en onduidelijkheden.
  5. Tot slot is het milieubewuster om de administratie digitaal bij te houden. Kasten vol met papier kunnen vervangen worden door enkele pagina’s op het web.

    • Related Articles

    • Hoe meld ik mijzelf of een andere medewerker ziek via de web-app?

      Je kan vanuit je dashboard 24/7 online een ziekmelding doorgeven. De ziekmelding wordt automatisch verstuurd naar degene die deze moet bevestigen.  Hoe meld ik mijzelf ziek? Stap 1 Ga naar je dashboard in Humanwave door op 'Start' te klikken. Stap 2 ...
    • Hoe kan ik de bijtelling voor een leaseauto corrigeren?

      Wanneer je medewerker gebruik maakt van een leaseauto en voor dit gebruik geen verklaring 'geen privégebruik' heeft, dan moet je voor deze leaseauto bijtelling berekenen. Dit doe je aan de hand van de fiscale waarde en het bijtellingspercentage van ...
    • Het belang van een goed personeelsdossier

      Een goed en actueel personeelsdossier (dossiervorming) is belangrijk én verplicht. In de praktijk wordt er vaak enthousiast begonnen, maar wordt het up-to-date houden van het dossier nog al eens vergeten.  Leer jezelf aan (of delegeer dit) om bij ...
    • Beginnen met Humanwave - De eerste stappen

      Deze handleiding is opgebouwd uit verschillende stappen. Wanneer je deze stappen hebt doorlopen, is de organisatie volledig ingericht.  Bij de verschillende stappen kun je op de titel doorklikken naar de bijbehorende helpfiles.  Stap 1 : De eerste ...
    • De basis: Aan de slag met Humanwave

      In het bijgevoegde document vind je uitleg over welke gegevens nodig zijn om de basis in te regelen in Humanwave. We zullen alle tabbladen die voor jou als werkgever van belang zijn voor de inrichting van de organisatie / bedrijf aflopen en alle ...