Als organisatie verwerk je persoonsgegevens waarvoor je een wettelijke grondslag hebt. Om problemen te voorkomen is het belangrijk om te weten dat je de privacy rechten van betrokkenen niet zonder meer kunt uitoefenen omdat je moet voldoen aan de belastingwetgeving. Wanneer een werknemer aangeeft dat hij geanonimiseerd wilt worden terwijl hij bij je in dienst is, moet je dit verzoek weigeren. Immers is dit een vereiste voor het voeren van een juiste salarisadministratie.
Hoe zit het dan precies met de bewaartermijnen rond de nieuwe AVG wetgeving?
De volgende fiscaal relevante basisgegevens dien je 7 jaar te bewaren:
- Grootboek
- Debiteurenadministratie
- Crediteurenadministratie
- Voorraadadministratie
- In-en Verkoopadministratie
- Salarisadministratie
Uitzonderingen: Gegevens van onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren. Je moet je administratie ook 10 jaar bewaren als je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert.
Bewaartermijn Salarisadministratie voor (oud-)werknemers.
De volgende basisgegevens dien je 7 jaar te bewaren:
- Persoonlijke gegevens
- Naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat
- Datum in dienst
- Salarisadministratie
- Arbeidsvoorwaarden
- Afstandsverklaring woon-werkverkeer
- Afspraken in verband met levensloopregeling
- Samenleving/partnerschap
Bewaartermijn salarisadministratie voor oud-werknemers.
De volgende basisgegevens dien je 5 jaar te bewaren:
- Loonbelastingverklaringen (ook de loonbelastingverklaringen die zijn vervangen door nieuwe)
- Kopie identiteitsbewijs
- Kopie tewerkstellingsvergunning
De volgende basisgegevens dien je 2 jaar te bewaren:
- Arbeidsovereenkomsten
- Beoordelingsverslagen
- Correspondentie
Bewaartermijn sollicitanten.
De volgende basisgegevens dien je 1 jaar te bewaren:
- Sollicitatiegegevens (brief, formulier, CV, referenties, getuigschrift) met toestemming na afwijzing
- Gegevens uit psychologisch onderzoek
De volgende basisgegevens dien je 4 weken te bewaren:
- Sollicitatiegegevens (brief, formulier, CV, referenties, getuigschrift) zonder toestemming na afwijzing
- Gegevens uit psychologisch onderzoek
Andere zaken die voor je van belang zijn:
- Een concurrentiebeding moet je bewaren zolang het beding van toepassing is.
- Opleidingen, gedurende dienstverband, plus indien werknemer opleidingskosten moet vergoeden na beëindiging van het dienstverband, gedurende die periode.
- Aanvraag voor opleiding door werknemer: tot afronding/afbreking opleiding.
- Afspraken over de loopbaan gelden tot realisatie.
- Ziektekosten bewaar je voor de duur van de verzekering tot vertrek.
- Loonbeslag moet je bewaren tot opheffing van het loonbeslag.
- Brieven op het gebied van jubilea bewaar je tot beëindiging van het dienstverband.
- Bij een arbeidsconflict worden gegevens langer bewaard, immers deze zul je nog nodig hebben.
- Geeft een oud-werknemer expliciete toestemming dan mogen gegevens ook langer bewaard worden
- Bij een overname, fusie of faillissement kunnen personeelsdossiers overgedragen worden mits dit ordentelijk is gecommuniceerd aan de medewerkers. Je hoeft alleen de relevante gegevens overdragen en de medewerker recht op inzage geven