Bewaartermijnen GDPR/AVG - Humanwave

Bewaartermijnen AVG

Als organisatie verwerk je persoonsgegevens waarvoor je een wettelijke grondslag hebt. Om problemen te voorkomen is het belangrijk voor je om te weten dat je de privacy rechten van betrokkenen niet zonder meer kunt uitoefenen omdat je moet voldoen aan de belastingwetgeving. Wanneer een werknemer aangeeft dat hij geanonimiseerd wil worden terwijl hij bij je dienst is, moet je dit verzoek weigeren. Immers is dit een vereiste voor het voeren van een juiste loonadministratie.

Hoe zit het dan precies met de bewaartermijnen rond de nieuwe AVG wetgeving?
De volgende fiscaal relevante basisgegevens dien je 7 jaar te bewaren:
  1. Grootboek
  2. Debiteurenadministratie
  3. Crediteurenadministratie
  4. Voorraadadministratie
  5. In-en Verkoopadministratie
  6. Loonadministratie
Uitzonderingen: Gegevens van onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren. Je moet je administratie ook 10 jaar bewaren als je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert.

Bewaartermijn Loonadministratie voor (oud-)werknemers.
De volgende basisgegevens dien je 7 jaar te bewaren:
  1. Persoonlijke gegevens
  2. Naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat
  3. Datum in dienst
  4. Salarisadministratie
  5. Arbeidsvoorwaarden
  6. Afstandsverklaring woon-werkverkeer
  7. Afspraken in verband met levensloopregeling
  8. Samenleving/partnerschap
Bewaartermijn loonadministratie voor oud-werknemers.
De volgende basisgegevens dien je 5 jaar te bewaren:
  1. Loonbelastingverklaringen (ook de loonbelastingverklaringen die zijn vervangen door nieuwe)
  2. Kopie identiteitsbewijs
  3. Kopie tewerkstellingsvergunning
De volgende basisgegevens dien je 2 jaar te bewaren:
  1. Arbeidsovereenkomsten
  2. Beoordelingsverslagen
  3. Correspondentie
Bewaartermijn sollicitanten.
De volgende basisgegevens dien je 1 jaar te bewaren:
  1. Sollicitatiegegevens (brief, formulier, CV, referenties, getuigschrift) met toestemming na afwijzing
  2. Gegevens uit psychologisch onderzoek
De volgende basisgegevens dien je 4 weken te bewaren:
  1. Sollicitatiegegevens (brief, formulier, CV, referenties, getuigschrift) zonder toestemming na afwijzing
  2. Gegevens uit psychologisch onderzoek
Andere zaken die voor je van belang zijn:
  1. Een concurrentiebeding moet je bewaren zolang het beding van toepassing is.
  2. Opleidingen, gedurende dienstverband, plus indien werknemer opleidingskosten moet vergoeden na beƫindiging van het dienstverband, gedurende die periode.
  3. Aanvraag voor opleiding door werknemer: tot afronding/afbreking opleiding.
  4. Afspraken over de loopbaan gelden tot realisatie.
  5. Ziektekosten bewaar je voor de duur van de verzekering tot vertrek.
  6. Loonbeslag moet je bewaren tot opheffing van het loonbeslag.
  7. Brieven op het gebied van jubilea bewaar je tot beƫindiging van het dienstverband.
  8. Bij een arbeidsconflict worden gegevens langer bewaard, immers deze zul je nog nodig hebben.
  9. Geeft een oud-werknemer expliciete toestemming dan mogen gegevens ook langer bewaard worden
  10. Bij een overname, fusie of faillissement kunnen personeelsdossiers overgedragen worden mits dit ordentelijk is gecommuniceerd aan de medewerkers. Je hoeft alleen de relevante gegevens overdragen en de medewerker recht op inzage geven



    • Related Articles

    • AVG Wet introductie

      Wij kunnen er niet meer om heen, privacy van data is belangrijk. We willen allemaal namelijk weten wat er gebeurt met onze gegevens en wij willen voorkomen dat onze gegevens op straat komen te liggen. Binnen de gehele Europese Unie is sinds 25 mei ...
    • Hoe behoud je het overzicht in de personeelsdossiers?

      Als werkgever ben je verplicht om een personeelsdossier bij te houden voor elke medewerker. Het aantal documenten dat je moet beheren kan echter flink oplopen. Daarnaast heb je te maken met zaken als bewaartermijnen, de AVG-wet en er kunnen ...
    • Hoe anonimiseer ik een medewerker?

      In de bestaande AVG privacywetgeving moet het mogelijk zijn voor medewerkers om geanonimiseerd te worden wanneer zij hierom vragen. Belangrijk is dat de regels van de Belastingdienst wel in acht worden genomen. Zo is dit niet mogelijk wanneer de ...
    • Belangrijke begrippen AVG

      Per 25 mei 2018 is de General Data Protection Regulation (GDPR) / Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Binnen de de GDPR/AVG draait het onder andere om persoonsgegevens, personen, betrokkene, verwerker en ...
    • AVG binnen Humanwave

      De nieuwe AVG wetgeving is nadrukkelijk ook van toepassing op de data van jouw werknemers. In de ontwikkeling van onze HR- en salarissoftware houden wij standaard al rekening met de privacy. Hierdoor is privacy by design gewaarborgd. Humanwave helpt ...