Wanneer je vanuit Bitcare aanlevert aan Humanwave worden alleen de geplande uren doorgestuurd naar Humanwave. Dit zijn alle uren die volgens de planning daadwerkelijk zijn gewerkt (vaste plannen, flex plannen, geruilde dagen etc.).
In de aanlevering van Bitcare naar Humanwave werd voorheen (tot en met begin juli 2022) de planning van de medewerker in Humanwave aangevuld met flex plannen en minder uren zodat de planning in Humanwave overeenkwam met de planning van de medewerker in Bitcare.
Hierdoor waren de planningen in Bitcare en Humanwave soms lastig te vergelijken en was het soms puzzelen. Om dit makkelijker en overzichtelijker te maken hebben wij een aanpassing gemaakt.
Het vaste plan bij de medewerker in Humanwave wordt na de aanlevering vanuit Bitcare vervangen door een flex plan die 1 op 1 overeenkomt met de vaste plannen en/of flex plannen uit Bitcare. Zo zie je in de planning van de medewerker in Humanwave een overzicht van de daadwerkelijk geplande uren uit Bitcare. Mogelijk aangevuld met verlof en verzuim etc.
De volgende punten zijn van belang:
- De vaste plannen en/of flex plannen vanuit Bitcare zijn altijd leidend. De personeelsplanning doe je immers in Bitcare.
- De vaste plannen en/of flex plannen vanuit Bitcare worden in Humanwave altijd getoond als flex plan.
- Indien er een vast plan in Humanwave staat, blijft deze zichtbaar voor de toekomstige maanden.
Hoe gaat het in zijn werk met de aanlevering vanuit Bitcare?
Wanneer je een vast plan hebt in Humanwave en in Bitcare (met mogelijk aanvullende uren rondom de planning), dan wordt het vaste plan in de periode die je aanlevert, in Humanwave vervangen door flex plannen. Flex plannen in Bitcare blijven ook flex plannen in Humanwave. De planning in Humanwave komt zo 1 op 1 overeen met de geplande uren uit Bitcare.
Met de aanlevering wordt altijd de geselecteerde maand (standaard huidige maand) en de maand daarvoor doorgezet van Bitcare naar Humanwave.
Bijvoorbeeld
- Je hebt in Humanwave een vast plan van maandag tot en met vrijdag van 08:00 tot 16:00 uur
- In Bitcare heb je een vast plan van maandag tot en met donderdag van 08:00 tot 17:00 uur.
- Je levert de uren aan van Bitcare naar Humanwave over deze maand.
In Humanwave zie je in deze periode niet meer het vaste plan in Humanwave, maar zie je elke dag op maandag tot en met donderdag een flex plan van 08:00 tot 17:00 uur. Vrijdag is leeg.
Over de toekomstige maanden, loopt het vaste plan op maandag tot en met vrijdag door van 08:00 tot 16:00 uur.
Waarom wordt het vaste plan overschreven met flex-plannen in Humanwave?
Deze aanpassing is gedaan omdat er regelmatig onduidelijkheid bestond tussen de verschillen in de vaste plannen bij Humanwave en Bitcare (flex plannen, minder uren) en pauze correcties.
Nu worden alle geplande uren (vaste plannen en/of flex plannen) vanuit Bitcare aangeleverd als flex plan in Humanwave. Op deze manier kun je makkelijk controleren en komen de geplande uren overeen.
Moet ik nog steeds het vaste plan aanpassen in Humanwave en in Bitcare indien een medewerker op zo af en toe op een andere dag gaat werken?
Wanneer je met veelal vaste werktijden en werkdagen werkt, raden wij je aan om het vaste plan in Humanwave en Bitcare te blijven hanteren. Omdat Humanwave de verlofuren baseert op de planningen heb je bij het goedkeuren van het verlof hier minder omkijken naar. Zie hieronder meer.
Heb ik het vaste plan dan nog nodig in Humanwave?
In principe is het vaste plan voornamelijk van belang voor een juiste verlofberekening wanneer er verlof wordt opgenomen. Werkte een medewerker met een min max contract minimaal 24 uur en maximaal 36 uur? Dan staat in de planning (tabblad Arbeidsrelatie | planning) van de medewerker een planning van 24 uur. Neemt de medewerker over een maand verlof op? Dan worden deze verlofuren direct als 24 uur berekend.
Is er geen vaste planning in Humanwave? Dan worden de verlofuren niet automatisch berekend bij de aanvraag. In dat geval moet je bij het goedkeuren van de verlofaanvraag direct de juiste opgenomen verlofuren invoeren.
Je kunt er dus voor kiezen om het vaste plan weg te laten uit Humanwave. Houdt er dan rekening mee dat de verlofuren altijd handmatig ingevoerd moeten worden bij de goedkeuring van de verlofaanvraag.
Kan ik wanneer ik de planning in orde heb gemaakt voor de komende maand / maanden in Bitcare direct doorzetten naar Humanwave?
Met de aanlevering wordt altijd de geselecteerde maand (standaard huidige maand) en de maand daarvoor doorgezet van Bitcare naar Humanwave. Dit omdat je alleen de geplande uren in Humanwave wilt zien, zodat je deze wekelijks kunt afhandelen als voorbereiding voor de salarisadministratie. Wij raden je daarom ook aan, om alleen aan te leveren wanneer je zeker weet dat de uren van vorige week kloppen, en afgehandeld kunnen worden.
Een medewerker gaat op andere dagen werken? Moet ik het vaste plan dan aanpassen in Humanwave?
Ja, voor een juiste verlofopname is het vaste plan in Humanwave nodig. Wanneer het vaste plan goed staat, wordt er ook over de juiste uren verlof berekend. Omdat het vaste plan vanaf de volgende maand doorloopt (dus de maanden die nog niet zijn aangeleverd), kun je het vaste plan altijd of vanaf deze datum aanpassen. Je hoeft het vaste plan niet met terugwerkende kracht aan te passen in Humanwave. Dit omdat deze uren al zijn doorgezet vanuit Bitcare (indien er is aangeleverd).