De vastreiskostenvergoeding in tijden van corona - Humanwave

Onbelaste reiskosten | Hoe kan ik deze verstrekken?

Reiskosten tot 19 cent mogen onbelast vergoed worden aan de medewerker. Vaak wordt er in bedrijven gekozen tussen een van de volgende twee manieren om reiskosten te verstrekken: 
  1. Een vaste onbelaste reiskostenvergoeding; waarbij de medewerker een vast bedrag per maand aan reiskosten ontvangt en voldoet aan de voorwaardelijke reisdagen in een jaar;
  2. Een variabele onbelaste reiskostenvergoeding; waarbij de medewerker achteraf de daadwerkelijk gereden kilometers per periode declareert. 
Coulanceregeling tijdens de coronapandemie 2020 - 2021 rondom de vaste reiskosten
De vaste reiskostenvergoeding mag je stopzetten als de medewerker thuis werkt, of langdurig ziek is en dus geen reisdagen maakt. De belastingdienst heeft in 2020 besloten dat je de vaste reiskostenvergoeding onbelast mag blijven vergoeden als de medewerker vanuit huis werkt, en de reiskosten in principe niet meer maakt. De voorwaarde hiervan is dat de medewerker op 12 maart 2020 recht had op de vaste reiskostenvergoeding en in deze periode door thuiswerken geen of minder reiskosten maakte. De versoepelingen gelden tot 1 januari 2022. Lees ook onze blog. 

De vaste reiskostenvergoeding
De vaste reiskostenvergoeding aan de 128-dagen-eis voldoen om onbelast verstrekt te mogen worden. Deze methode komt uit het handboek loonheffingen. De vaste onbelaste reiskostenvergoeding mag gegeven worden voor 214 werkdagen per kalenderjaar wanneer de werknemer minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste plek moet reizen. Omgerekend kunnen full time medewerkers dan maximaal 2 dagen per week thuiswerken. 
De 128-dagen-regeling: Een werknemer mag een vaste reiskostenvergoeding ontvangen als hij binnen één jaar minstens 128 dagen van de 214 dagen in het kalenderjaar naar zijn vaste werkplek reist. 

Er zijn twee uitkomsten mogelijk, de medewerker
  1. Voldoet wel aan de 128-dagen-eis: dan mag voor de berekening van de vaste onbelaste reisvergoeding men uitgaan, met als voorwaarde dat de werknemer 128 dagen heeft gereisd van 214 werkdagen in een jaar. Dit aantal werkdagen is het totaal aantal werkbare dagen in één jaar, minus vakantie, ziekte en overig verlof. Thuiswerkdagen tellen niet mee als reisdag. 
  2. Voldoet niet aan de 128-dagen-eis: dan moeten de reiskosten op basis van nacalculatie worden vergoed of kilometerdeclaraties. 
Indien de medewerker voldoet aan de 128-dagen-eis, dan mag er de volgende reiskostenregeling verstrekt worden: ( 214 werkdagen * kilometers enkele reis * 2 * 0,19 cent ) / 12. De uitkomst hiervan mag onbelast verstrekt worden. Verstrek je een hoger bedrag per kilometer dan 19 cent, dan zal het bedrag boven deze 19 cent belast moeten worden. Tenzij je hier de werkkostenregeling voor gebruikt. 
De 128 dagen-regeling pro rata
De 128 dagen-regeling kan pro rata toegepast worden als er structureel wordt vanuit huis wordt gewerkt. Dit houd in dat er nog steeds uit wordt gegaan van 214 dagen in het kalenderjaar, maar moet herrekend worden wanneer de werknemer in de regel vier, drie, twee of één dag per wek naar de vaste werkplek reist. Dit zodat er ook een thuiswerkvergoeding naast de reiskostenvergoeding kan bestaan.

Voorbeeld
Een medewerker werkt 3 dagen in de week op de vaste werkplek en reist hier naartoe? Om te voldoen aan de 128-dagen-regeling moet de werknemer tenminste 76 dagen ( 3/5 van 128 dagen ) per jaar naar de vaste werkplek reizen. Voldoet de werknemer hieraan? Dan mag de werkgever een vaste reiskostenvergoeding verstrekken alsof de werknemer 129 werkdagen per jaar ( 3/5 van 214 dagen in het kalenderjaar) naar de vaste werkplek reist met de formule : ( 214 * kilometers enkele reis * 2 * 0,19 * ( 3/5 ) ) / 12


Staat de instelling juist ingericht? Dan kun je vervolgens de vaste reiskostenvergoeding in de arbeidsrelatie van de medewerker. 
Stap 1
Ga naar de arbeidsrelatie van de medewerker die een vaste reiskostenvergoeding mag ontvangen. 

Stap 2
Kies voor voeg afspraak toe, en zoek naar "Reiskostenvergoeding"

Stap 3
Geef het datum traject aan, het bedrag wat de medewerker periodiek ontvangt, en voeg eventueel een notitie toe. 
Sla de afspraak toe. 

De vaste reiskostenvergoeding staat nu correct ingesteld. 

Vaste reiskostenvergoeding op basis van nacalculatie
De vaste reiskostenvergoeding op basis van nacalculatie kan worden afgesproken wanneer de medewerker meer dan 75 kilometer (enkele reis) woon-werkverkeer heeft. In dit geval moet de werkgever aan het einde van het jaar nacalculeren of de uitbetaalde onbelaste vaste reiskostenvergoeding niet hoger is dan de maximaal toegestane onbelaste reiskostenvergoeding op basis van de werkelijke woon-werkkilometers. 

Voorbeeld: 
Een medewerker heeft een woon-werkafstand van 90 kilometer (enkele reis). De vaste onbelaste vergoeding is op basis van 214 werkdagen per jaar:
214 * 90 * 2 = 38.520 kilometer per jaar. 
Wanneer er aan het einde van het jaar blijkt dat door thuiswerken en verlof de medewerker minder kilometers heeft gereden: 37.000 woon-werkkilometers. Zal hij de te veel ontvangen vergoeding ( 1520 * 0,19 cent = 288,80 euro ) moeten verrekenen. 
Dit kan door het bedrag terug te betalen door de medewerker, door te verwerken als belast loon bij de medewerker, of als eindheffingsloon onder te brengen in de vrije ruimte. 

Variable vergoeding op basis van kilometerdeclaraties
Met deze methode registreert de medewerker de daadwerkelijke gereden kilometers. Dit kan bijvoorbeeld middels een intern formulier. Hierop staat per dag de gereden kilometers uitgeschreven. Aan het eind van de maand declareert de medewerker deze kilometers via een onkostendeclaratie en wordt de declaratie uitbetaald met het salaris. 
  1. Hoe kan ik een declaratie indienen via de web-app? (Medewerker)
  2. Hoe kan ik een declaratie indienen via de mobiele-app? (Medewerker)
Vergoed je reiskosten voor meer dan 19 cent per kilometer, dan is alles boven de 19 cent belast voor de medewerker, tenzij je hiervoor de vrije ruimte van de werkkostenregeling aanspreekt. 
Het stopzetten van de vaste reiskostenvergoeding
De vaste reiskostenvergoeding, zoals deze hierboven beschreven staat, mag doorbetaald worden wanneer de werknemer maximaal 6 weken aaneensluitend afwezig is. Dit komen door thuiswerken, ziekte of verlof. Wanneer er langdurige afwezigheid wordt verwacht, mag de werkgever de vaste reiskostenvergoeding nog vergoeden tijdens de lopende en eerstvolgende periode (kalendermaand). De vergoeding mag weer uitbetaald worden vanaf de maand nadat de werknemer weer is gaan werken zoals het patroon waarop de vaste reiskostenvergoeding is gebaseerd. 
Tussentijds worden de reiskosten vergoed op basis van nacalculatie of kilometerdeclaraties. 

Stap 1
Ga naar de arbeidsrelatie van de medewerker bij wie je de reiskostenvergoeding wilt stopzetten. 

Stap 2
Klik op het potloodje achter de afspraak van de vaste reiskosten.

Stap 3
Voer bij de datum tot en met de stopdatum van de vaste reiskosten in

Stap 4
Kies voor bewaar. 

De vaste reiskostenvergoeding is nu correct stopgezet. 

    • Related Articles

    • Hoe meld ik mijzelf of een andere medewerker ziek via de web-app?

      Je kan vanuit je dashboard 24/7 online een ziekmelding doorgeven. De ziekmelding wordt automatisch verstuurd naar degene die deze moet bevestigen.  Hoe meld ik mijzelf ziek? Stap 1 Ga naar je dashboard in Humanwave door op 'Start' te klikken. Stap 2 ...

    • Waar kan ik de bijzonder tarief percentages controleren?

      Ga via Start naar Rapporten. In het blok Salaris vind je het rapport 'Bijzonder tarieven'.  Je kunt het rapport per jaar genereren. De volgende kolommen worden hierin getoond.  Belastbaar loon: Het jaarloon op basis waarvan het bijzonder tarief is ...

    • Hoe verwijder ik een verzuimmelding?

      Het kan zijn, dat een verzuimmelding onjuist of dubbel is ingevoerd. Wanneer je een verzuimmelding uit het systeem wilt verwijderen, ga je als volgt te werk: Stap 1 Ga naar de planning van de medewerker. Wanneer deze niet op jaar opent, klik je naar ...

    • Salaris: Acties voor verloning in corona tijden

      Door het coronavirus en de maatregelen vanuit de overheid zijn er bedrijven die te maken krijgen met minder omzet en/of onvoldoende cashflow. Hierdoor zullen zaken anders aangepakt moeten worden in de bedrijfsvoering.  Is dit bij jullie ook aan de ...

    • Kan ik mijn profielfoto wijzigen?

      Medewerkers kunnen zelf niet hun eigen profielfoto wijzigen. Ze kunnen wel de profielfoto uploaden.  Vanaf de rol administratief hr medewerker kunnen gebruikers profielfoto's bij medewerkers instellen.