Een vaste reiskostenvergoeding is gebaseerd op het gemiddelde aantal werkdagen per jaar. Je dient deze vergoeding stop te zetten wanneer een medewerker langer dan zes aaneengesloten weken afwezig is.

Houd er rekening mee dat vakanties meetellen voor het bepalen van deze periode van zes weken. Om discussie met de Belastingdienst te voorkomen, kunt je uitgaan van hun richtlijn van 214 werkdagen per jaar. Door uw berekening op dit aantal te baseren, vermijdt u een mogelijke naheffing voor het te veel uitkeren van reiskostenvergoeding.

Wat als je de reiskostenvergoeding wilt laten doorlopen tijdens langdurige afwezigheid? In dat geval moet je de vergoeding onderbrengen in de werkkostenregeling (WKR). U moet dan wel voldoende vrije ruimte hebben binnen de WKR om een eindheffing van 80% te voorkomen. Als de medewerker gewoon naar de werkplek blijft reizen, hoeft u uiteraard geen actie te ondernemen.

Hoe zet u de vergoeding stop? U beëindigt de reiskostenvergoeding door een einddatum in te vullen bij de desbetreffende afspraak in de arbeidsrelatie van de medewerker.