Geboorteverlof registreren en verwerken met een uitkering vanuit het UWV - Humanwave

Aanvullend geboorteverlof registreren en verwerken met uitkering vanuit het UWV

De WIEG (Wet invoering extra geboorteverlof) in het kort:
Sinds 1 januari 2019 heeft de medewerker recht op eenmaal het aantal werkuren per week geboorteverlof - ook wel kraamverlof, vaderschapsverlof, of partnerverlof - na de bevalling van de partner. Het geboorteverlof moet binnen 4 weken na de geboorte van het kind opgenomen worden. Tijdens het 'standaard' geboorteverlof wordt het salaris van de medewerker 100% doorbetaald. 

Per 1 juli 2020 is het geboorteverlof uitgebreid met 5 weken aanvullend geboorteverlof. Hierbij geld dus dat de medewerker na de geboorte vijfmaal het aantal werkuren per week recht heeft op aanvullend geboorteverlof. Tijdens dit verlof heeft de medewerker recht op een WAZO-uitkering van 70 % van het dagloon. De aanvullende verlofweken moeten in de eerste 6 maanden na de geboorte van het kind worden opgenomen. Het gaat om aanvullend verlof hierbij geldt dus dat het 'gewone' geboorteverlof van 1 week eerst is opgenomen.

Meer over de WIEG lees je in onze helpfile: Meer verlof voor de partner bij geboorte baby (WIEG verlof)

In deze helpfile worden de volgende onderdelen besproken:
  1. UWV-uitkering tijdens aanvullend geboorteverlof
  2. Pensioenfondsen over aanvullend geboorteverlof en pensioenopbouw
  3. Hoe registreer ik geboorteverlof in de planning van de medewerker?
  4. Hoe verwerk ik het aanvullend geboorteverlof met het salaris?
  5. Uitzonderingen en andere zaken.
UWV-Uitkering tijdens aanvullend geboorteverlof
Voor het aanvullende geboorteverlof kun je als werkgever een uitkering aanvragen bij het UWV. Dit is een WAZO-uitkering. 
De uitkering vergoed 70% van het dagloon van de medewerker, tot maximaal 70% van het wettelijk maximumdagloon. In sommige CAO's is het ingeregeld dat ook tijdens dit aanvullend geboorteverlof 100% van het loon wordt uitbetaald, ook dan wordt 70% vergoed door de uitkering van het UWV, de werkgever zal dan het restant zelf moeten aanvullen. 

Hoe wordt het dagloon berekend voor het UWV?
Het UWV berekent de uitkering voor het aanvullend geboorteverlof over het dagloon van de medewerker. Dit doen ze als volgt:
  1. Ze nemen de datum van 1 maand voor het verlof van de medewerker, vanaf deze datum wordt het SV-loon tot een jaar terug berekend. 
  2. Dit SV-loon delen ze door 261 werkbare dagen. Is de medewerker korter dan een jaar in dienst? Dan wordt het SV-loon gedeeld door het aantal dagen dat de medewerker betaald kreeg. 
De uitkomst hiervan is het dagloon. Er geldt een maximumdagloon van € 225,57 (juli 2021). 70% hiervan wordt vergoedt. 

Als werkgever vraag je deze uitkering aan bij het UWV. Hierbij heb je de volgende gegevens nodig: 
  1. De geboortedatum van het kind van de medewerker (deze ligt na 1 juli 2020);
  2. Het aantal weken verlof dat de medewerker als aanvullend geboorteverlof wilt opnemen (1, 2, 3, 4 of 5 weken);
  3. De ingangsdatum van het aanvullend geboorteverlof;
  4. De bevestiging dat de medewerker het 'standaard' geboorteverlof van 1 keer de werkweek al is opgenomen.
    Of de uitkering direct betaalt wordt aan de werknemer of aan de werkgever. 
De uitkering kun je hier aanvragen: "Aanvullend geboorteverlof aanvragen voor de medewerker" (UWV)

Pensioenfondsen over het aanvullend geboorteverlof en de pensioenopbouw
Het is afhankelijk per pensioenfonds of de pensioenopbouw tijdens deze periode van onbetaald verlof blijft doorlopen. Raadpleeg dus altijd de pensioenfonds waarbij je bent aangesloten. 
Hieronder staat gespecificeerd hoe het aanvullend geboorteverlof is ingeregeld bij verschillende pensioenfondsen. 
  1. StiPP: Het aanvullende geboorteverlof is niet penisoengevend. Wel kun je, als werkgever ervoor kiezen om het aanvullend geboorteverlof aan te vullen tot 100% van het salaris en / of de uitbetaling tijdens het aanvullende geboorteverlof als pensioengevend op te geven aan StiPP
  2. PFZW: Wanneer er niets anders is overeengekomen in de cao of arbeidsvoorwaarden dan stopt de pensioenopbouw tijdens dit verlof. De medewerker kan wel kiezen voor een vrijwillige voortzetting. 
  3. PGB: Aanvullend zorgverlof is een vorm van onbetaald verlof, en of de pensioenopbouw doorloopt hang af van de afspraken tussen PGB en de werkgever. 
    PMT: De pensioenopbouw loopt tijdens het geboorteverlof door alsof de medewerker zijn of haar volledige uren per week werkt. Het aanvullend geboorte verlof heeft dus geen gevolgen voor de pensioenopbouw.

Hoe registreer ik geboorteverlof in de planning van de medewerker?
Zowel het 'standaard' WIEG-verlof als het aanvullend geboorteverlof kun je registreren als 'Bijzonder verlof'. 

Moet de medewerker tijdens werktijd vrij moet nemen voor de bevalling van de partner dan kan dit geregistreerd worden als calamiteitenverlof. Dit is 1 dag: de dag van de bevalling en telt niet mee met het geboorteverlof. Het geboorteverlof kan vanaf de volgende dag worden opgenomen.
  1. Ga naar de medewerker; en voeg een nieuwe verlofafspraak toe.
  2. Kies links voor 'Overige' en selecteer bij type verlof voor "Bijzonder verlof".
  3. Voer de data in, en voeg eventueel een notitie toe. 
  4. Kies voor 'Bewaar' om de verlofaanvraag op te slaan.


Hoe verwerk ik het aanvullend geboorteverlof met het salaris?
Deze werkwijze gaat er vanuit dat de uitkering van het UWV wordt betaald via de werkgever aan de werknemer. Zo behoud je overzicht op de loonstroken.

Stap 1 - Salariscomponenten voor de inhouding en uitbetaling van aanvullend geboorteverlof
Het inhouden en vergoeden van het aanvullend geboorteverlof gebeurt via een apart salariscomponent. Zo behoud je overzicht in je loonjournaalposten. Heb je voor het eerst te maken met aanvullend geboorteverlof. Dan kun je in onze helpfile teruglezen hoe je deze componenten inricht: "Hoe richt ik salariscomponenten in voor het aanvullend geboorteverlof"
Staan deze componenten al in jouw organisatie, dan kun je door naar stap 2. 

Stap 2 - Inhouding aanvullend geboorteverlof toevoegen
Bijvoorbeeld: Een medewerker neemt in augustus 32 uur aanvullend geboorteverlof op. 
We rekenen altijd met het aantal opgenomen uren, dit omdat de medewerker in een keer 5 weken kan opnemen, maar ook gespreid een aantal uur kan opnemen. 
  1. Ga naar de medewerker bij wie je het aanvullend geboorteverlof wilt inhouden;
  2. Klik op de knop "Voeg afspraak toe";
  3. Selecteer het component 'Inhouding aanvullend geboorteverlof', zoals je deze in de eerste stap hebt aangemaakt. 
  4. Geef de geldige periode aan.
  5. Pas de omschrijving eventueel aan, deze wordt op de loonstrook weergeven. 
  6. Voer bij bedrag: het aantal uur maal een percentage 100 %. 
  7. Laat eventueel een notitie achter, bijvoorbeeld om welke dagen / week het gaat. 
  8.  Kies voor Bewaar. 
De inhouding staat juist ingesteld.



Stap 3 - Uitbetaling van het aanvullend geboorteverlof berekenen
Het bedrag van het aanvullende geboorteverlof zal je moeten berekenen. Ga hierbij de volgende gegevens na:
  1. Wat is de peildatum voor de aanvraag van het aanvullend geboorteverlof?
    1. Dit is 1 maand vooraf dat het aanvullend geboorteverlof in gaat (rekendatum UWV). 
  2. Is de medewerker langer dan een jaar in dienst, rekening houdend met de peildatum? 
    1. Ja? Reken dan met 261 dagen voor het UWV.
    2. Nee? Reken na hoeveel gewerkte dagen dit zijn geweest vanaf zijn in-dienst-datum. Hierbij reken je van je alle doordeweekse dagen mee, ook wanneer de medewerker parttime in dienst is geweest. 
  3. Wat is het SV-loon geweest over deze periode?
    1. Hiervoor kun je het rapport "Loonstaat" gebruiken. 
    2. Selecteer de medewerker; en geef de periode aan (of wel een jaar terug vanaf de peildatum, of de periode dat de medewerker in dienst is geweest).
    3. Vink optellen aan. 
    4. Het SV loon vind je in kolom 8 van de loonstaat. 
Wanneer je deze gegevens weet, kun je het SV-dagloon berekenen, het SV-uurloon en daarna 70% van het SV-uurloon. 
Hieronder volgen 2 rekenvoorbeelden:

Voorbeeld I: De medewerker neemt in augustus 2022 32 uur aanvullend geboorteverlof op. Hij is voltijd in dienst en heeft een salaris van 2800 euro bruto per maand.
    1. De peildatum voor het UWV is dan 31-07-2022.
    2. De medewerker is langer dan een jaar in dienst (261 dagen)
    3. Het SV loon bereken je over augustus 2021 tot en met juli 2022 uit de loonstaat : 36.288 euro. 
  1. Bereken het SV-dagloon:
    1. SV-loon / dagen voor UWV = 36.288 / 261 = 139,03 euro.
    2. Er geldt een maximumdagloon is 228,76 euro (2022).
    3. Valt het dagloon hierboven? Reken dan verder met het maximumdagloon. 
  2. Bereken het SV-uurloon:
    1. SV-dagloon / aantal werkuren per dag = 139,03 / 8 = 17,38 euro.
    2. Het aantal werkuren per dag wijkt af, wanneer er 
  3. Bereken 70% van het SV-uurloon:
    1. SV-uurloon * 0,70 = 17,38 * 0,70 = 12,17 euro.
    2. Dit is het uurloon waarmee we de vergoeding kunnen berekenen
  4. Bereken de vergoeding voor het aanvullend geboorteverlof:
    1. 70 % van het SV uurloon * aantal opgenomen uren aanvullend geboorteverlof = 12,17 * 32 = 389,30 euro. 
De vergoeding bedraagt dus 389,30 euro. Dit bedrag vul je in bij de volgende stap. 

Stap 4 - Uitbetaling aanvullend geboorteverlof toevoegen
Nu we de vergoeding hebben berekend, kunnen we dit doorvoeren in het profiel van de medewerker. 
  1. Ga naar de arbeidsrelatie van de medewerker bij wie je de vergoeding aanvullend geboorteverlof wilt toevoegen.
  2. Klik op de knop "Voeg afspraak toe";
  3. Selecteer het component 'vergoeding aanvullend geboorteverlof';
  4. Geef de geldige periode aan.
  5. Pas de omschrijving eventueel aan, deze wordt op de loonstrook weergeven. 
  6. Voer bij bedrag: het berekende bedrag in. 
  7. Laat eventueel een notitie achter, bijvoorbeeld om welke dagen / week het gaat. 
  8.  Kies voor Bewaar. 
De vergoeding staat nu juist ingesteld. 


Hoe ziet dit eruit op de loonstrook?
Op de loonstrook ziet de medewerker de twee regels, inhouding en vergoeding terug. 



Uitzonderingen en andere zaken 
  1. Wanneer er vaste pensioenpremies worden aangehouden worden deze voor deze korte periode vaak niet aangepast. Wil je dit wijzigen, log dan in bij het pensioen portal en geef deze wijziging door. Als dit niet mogelijk is, laat het bedrag dan voor deze periode staan. 
  2. Wanneer de werknemer zijn pensioen vrijwillig wilt voortzetten, zal deze dit zelf bij het pensioenfonds moeten aanvragen. 
  3. Vanuit de Rijksoverheid en het UWV wordt er gesproken over mogelijkheden voor de werkgever om het salaris tot 100 % aan te vullen. Wanneer dit bij jou als werkgever het geval is, dit is bijvoorbeeld voorgeschreven vanuit de cao, kies er dan voor om de uitkering via de werkgever te laten lopen. De uitkering ontvang jij en in de loonadministratie verandert er verder niets. Natuurlijk registreert de werknemer wel netjes wanneer hij of zij met aanvullend geboorteverlof is.


    • Related Articles

    • Meer verlof voor de partner bij geboorte baby (geboorteverlof)

      Sinds 1 januari 2019 geldt dat medewerkers 1 week, eenmaal het aantal werkuren per week, geboorteverlof krijgen wanneer hun partner bevalt. Deze week mag direct worden opgenomen na de geboorte of gespreid over de eerste 4 weken na de geboorte van het ...

    • Hoe registreer ik (aanvullend) geboorteverlof in Humanwave?

      Als de partner van een medewerker gaat bevallen, dan heeft de medewerker recht op 5 dagen geboorteverlof (WIEG-verlof). Daarnaast kan de medewerker 5 weken aanvullend geboorteverlof aanvragen. Dit aanvullend geboorteverlof wordt dan betaald via het ...

    • Overzicht verlof voor ouders

      De afgelopen jaren zijn er al veel wijzigingen geweest in de verlofregelingen rondom de geboorte van een kind. Zo werd in 2019 de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) van kracht, op 1 juli 2020 kwam daar het aanvullend geboorteverlof bij en in ...

    • Hoe richt ik salariscomponenten in voor het aanvullend geboorteverlof?

      In deze helpfile wordt beschreven hoe je de salariscomponenten voor het aanvullende geboorteverlof kunt inrichten. Het voordeel van losse componenten is namelijk dat je deze apart kunt definiëren in de loonjournaalpost en netjes ziet terugkomen op de ...

    • Betaald ouderschapsverlof verwerken in Humanwave

      Wet betaald ouderschapsverlof in het kort Vanaf 2 augustus 2022 kunnen werknemers betaald ouderschapsverlof opnemen. De werknemer heeft recht op 9 x het aantal werkuren per week aan betaald ouderschapsverlof voor kinderen jonger dan 1 jaar. Wanneer ...