Stagevergoeding berekenen: Hoe ga je om met vakanties en afwezigheid?

Hoe ga ik om met de stagevergoeding tijdens de vakanties?

Wanneer een stagiair volgens de CAO recht heeft op een maandelijkse vergoeding, rijst vaak de vraag wat er gebeurt tijdens schoolvakanties of bij afwezigheid. 

CAO’s schrijven vaak een bedrag per maand voor (bijvoorbeeld € 70,- per maand bij één stagedag per week) maar de CAO geeft vaak geen specifieke regels voor vakantieperiodes.

Je hebt als werkgever drie mogelijkheden om hiermee om te gaan. 

Stap 1: Kies je werkwijze

Bepaal welk beleid jouw organisatie voert:

  1. Doorbetalen (wij zien dat dit de meest gekozen optie is)
    Je laat de vergoeding maandelijks ongewijzigd doorlopen, ook als de stagiair er tijdens een vakantie niet is. Dit zorgt voor rust en een stabiel inkomen voor de stagiair.
  2. Inhalen
    De stagiair haalt de gemiste dagen op een ander moment in (bijvoorbeeld de week vóór of na de vakantie). Het gemiddelde aantal dagen per week blijft gelijk, waardoor je niets hoeft aan te passen in de verloning.Dit zorgt ervoor dat de stagiar optimaal stage zal lopen en geeft rust voor de salarisadmin
  3. Inhouden
    Je kiest ervoor om de vergoeding naar rato te verlagen voor de dagen dat er feitelijk geen stage is gelopen.

Stap 2: De berekening bij inhouden

Indien je kiest voor het inhouden van de stagevergoeding, hanteer je de volgende rekensom (gebaseerd op de standaard cao normen van kinderdagverblijven 2025 -2026)
  1. Eén stagedag per week staat gelijk aan € 16,15 per dag.
  2. Voorbeeld: Is een stagiair die normaal 2 dagen per week komt een hele week afwezig door vakantie? Dan kun je € 32,30 (2*€16,15 = €32,30) inhouden op de maandelijkse vergoeding.
Stap 3: Verwerken in Humanwave

Wil je de vergoeding daadwerkelijk inhouden? Volg dan deze stappen in de software:
  1. Ga naar het Salarisportaal, kies de juiste maand
  2. Geef bij de notities de mutatie aan: aan om welke stagiair het gaat en het aantal uren of dagen van afwezigheid 
  3. Wij zorgen ervoor dat dit bedrag automatisch correct wordt verrekend en zichtbaar is op de loonspecificatie.

Let op: De CAO biedt vaak geen grondslag om de vergoeding standaard terug te rekenen naar een 40-weken-basis (52 weken minus 12 weken schoolvakantie). 
De vergoeding is bedoeld als vaste ondersteuning gedurende de gehele praktijkovereenkomst. Wij adviseren daarom om bij twijfel de vergoeding door te laten lopen.

    • Related Articles

    • Hoe kan ik reiskosten salderen?

      Het kan zo zijn dat jouw organisatie het woon-werkverkeer van medewerkers vergoedt tot X aantal kilometers per enkele reis, en voor andere zakelijke kilometers een hoger bedrag vergoed dan de fiscaal vrijgestelde €0,23 per kilometer. Hierdoor worden ...

    • Hoe kan ik repeterend (ouderschaps-, betaald ouderschaps-, aanvullend geboorte-) verlof aanvragen?

      Heb jij collega's die via een vast patroon voor een langere periode verlof op willen nemen? Bijvoorbeeld elke vrijdag een dag ouderschapsverlof. Dan kun je gebruik maken van repeterend verlof. Dit scheelt een hoop tijd wanneer een medewerker ...

    • Hoe stel ik onbetaald verlof in bij een medewerker?

      Het kan zo zijn dat een medewerker verlof wil opnemen, maar dat hij/zij hier niet voor betaald krijgt. Bijvoorbeeld omdat de medewerker geen beschikbare verlofuren meer over heeft. Hiervoor kan onbetaald verlof worden aangevraagd. Tijdens dit verlof ...

    • Getting Started met Humanwave

      Direct aan de slag met Humanwave? Met deze 6 stappen ben je binnen no time opgestart en helemaal klaar voor gebruik. 1. De eerste keer inloggen; Zodra jouw nieuwe omgeving klaar staat, ontvang je een uitnodiging voor toegang vanuit Humanwave. Klik op ...

    • Hoe stel ik een inhouding bij zorgverlof in?

      Wanneer er een medewerker met zorgverlof is, mag er 70% van het salaris worden doorbetaald. Dit betekent dat er dus 30% mag worden ingehouden. Als dit minder is dan het minimumloon, dan ontvangt de medewerker het minimumloon. Hoe je deze inhouding ...