Kalenderkoppeling | Hoe kan ik Humanwave koppelen aan mijn persoonlijke agenda?

Agendakoppeling | Hoe kan ik Humanwave koppelen aan mijn persoonlijke agenda?

Het is mogelijk om Humanwave te synchroniseren met jouw agenda in Google, Microsoft of Office365. Hiermee wordt verlof en verzuim doorgezet vanuit Humanwave naar jouw persoonlijke agenda. Jouw agenda update daarnaast ook automatisch wanneer verlof is goedgekeurd, zo hoef je het nooit meer op twee plekken door te geven. 

In deze helpfile worden de volgende onderdelen besproken:
  1. Hoe koppel ik Humanwave aan mijn persoonlijke agenda?
  2. Mijn agenda is gekoppeld, hoe werkt de kalenderkoppeling? 

Hoe koppel ik Humanwave aan mijn persoonlijke agenda?
Stap 1
Ga via Start (of Werknemer wanneer je deze optie beschikbaar hebt) naar je eigen persoonlijke profiel. Dit doe je door op je eigen naam te klikken. Je komt nu in je eigen medewerker kaart. 

Stap 2
Ga in het linkermenu naar het tabblad: Planning. 
Je vind hier een nieuw kopje terug: "Agenda integratie"



Stap 3
Wanneer je dit kopje opent vind je hier verschillende methoden om Humanwave te koppelen met verschillende kalenders; Google, Microsoft of Office365.
Kies voor de gewenste koppeling. 

Let op: Je kunt maar 1 koppeling maken per knop. Daarnaast kun je of met Office365 koppelen of met Microsoft, niet met beiden. De knoppen zullen na de eerste koppeling daarna ook verdwijnen. Je kunt wel met zowel een Mircosoft als een Google-account gekoppeld zijn. 

Stap 4
Er opent een nieuw venster waar je kunt inloggen met jouw persoonlijke of zakelijke account.

Bijvoorbeeld:
Je probeert te koppelen met Office365 met het e-mailadres kim@ceramica.nl?
Voer dan het wachtwoord in waarmee je ook bij Office365 inlogt. 

Toegang tot je gegevens
Voordat Humanwave gekoppeld kan worden aan jouw persoonlijke agenda wordt er gevraagd voor toegang tot jouw gegevens. Voor een kloppende en werkende agenda integratie tussen jouw agenda en Humanwave, zal je toegang moeten verlenen. Humanwave verwerkt enkel jouw gebruikersnaam vanuit het account en het e-mailadres. Deze gegevens worden getoond in het integratiescherm, zodat je kan controleren of het juiste account gekoppeld is. Daarnaast heeft Humanwave toegang nodig tot de agenda om gebeurtenissen aan te maken, te bewerken, en te verwijderen. 

Probeer je te koppelen met Office365?
Dan zal er door de systeembeheerder van jullie Office365 omgeving eerst toestemming namens de organisatie gegeven moeten worden zodat de juiste koppeling gemaakt kan worden. Nadat deze machtiging is voldaan, kunnen alle andere gebruikers zonder problemen hun Humanwave aan hun agenda koppelen.

Stap 5
Het venster sluit en je wordt teruggeleid naar het 'Agenda integratie' scherm. Hier zie je onder gekoppelde kalenders, nu jouw gebruikersnaam en het gekoppelde e-mailadres. Humanwave en jouw agenda zijn nu correct gekoppeld. 
Alle verlofaanvragen die vanaf dit moment in Humanwave worden ingevoerd worden direct doorgezet naar jouw agenda. 



Mijn agenda is succesvol gekoppeld, hoe werkt de kalenderkoppeling?

Bestaande verlofaanvragen
Allereerst is het belangrijk om te weten dat al het verlof en verzuim wat al in Humanwave staat NIET wordt gesynchroniseerd met jouw agenda op het moment dat je met de agenda koppelt. Ook niet wanneer dat verlof in de toekomst gepland stond. Dit betekent dat op het moment dat je Humanwave koppelt aan jouw agenda, wordt al het verlof wat vanaf dat moment wordt aangevraagd en goedgekeurd gesynchroniseerd naar jouw agenda. 

Nieuwe verlofaanvraag
Zodra je jouw verlofaanvraag hebt ingediend, zal deze gesynchroniseerd worden naar jouw gekoppelde agenda. In de agenda zal er dan 'Verlof (aangevraagd)' getoond worden. Het verlof moet immers nog goedgekeurd worden. 

Het type verlof, bijvoorbeeld calamiteitenverlof, zorgverlof, wordt niet getoond in jouw agenda. Dit is wegens AVG-technische overwegingen. Wanneer jouw agenda is gedeeld met andere medewerkers, zullen deze enkel 'Verlof' zien. De specificaties van het verlof en eventuele notities die in Humanwave staan, worden ook vanuit dezelfde reden niet doorgezet in jouw agenda. 

Wordt de verlofaanvraag aangepast, dan zal dit ook direct gesynchroniseerd worden naar jouw agenda. 

Verlof wordt goedgekeurd
Wanneer het aangevraagde verlof wordt goedgekeurd, zal de titel van de gebeurtenis in jouw agenda veranderen van 'Verlof (aangevraagd)' naar 'Verlof'. Zo is het ook zichtbaar in de agenda wat de status van het verlof is. 

Verlof wordt afgekeurd, geannuleerd, of verwijderd
Wordt het verlof afgekeurd, geannuleerd of verwijderd om welke reden dan ook? Dan zal de gebeurtenis in jouw agenda ook geüpdatet worden. Het verlof is hier dan niet meer zichtbaar. 

Ziekte
Afwezigheid wegens ziekte wordt ook getoond in jouw agenda als 'verlof'. Echter wordt dit pas gesynchroniseerd op het moment dat de ziekmelding is beter gemeld en dus volledig is afgesloten. 

Agenda's ontkoppelen
Wil je dat jouw agenda niet langer gekoppeld is aan Humanwave? Dan kun je via het prullenbakje achter jouw account en e-mailadres onder de kop "Agenda integratie" de koppeling verwijderen. Alle gebeurtenissen die reeds doorgezet waren vanuit Humanwave blijven na het ontkoppelen nog steeds zichtbaar in jouw persoonlijke agenda. 

    • Related Articles

    • Hoe koppel ik het verlof van mijn medewerkers aan mijn agenda?

      Het is mogelijk om het verlof van alle medewerkers vanuit Humanwave te koppelen aan je agenda. Om dit te bewerkstelligen, volg je de onderstaande stappen: Stap 1 Maak een e-mailaccount aan waarmee je het verlof van je medewerkers wilt gaan verwerken ...

    • Hoe kan ik reiskosten salderen?

      Het kan zo zijn dat jouw organisatie het woon-werkverkeer van medewerkers vergoedt tot X aantal kilometers per enkele reis, en voor andere zakelijke kilometers een hoger bedrag vergoed dan de fiscaal vrijgestelde €0,21 per kilometer. Hierdoor worden ...

    • Kan ik mijn profielfoto wijzigen?

      Medewerkers kunnen zelf niet hun eigen profielfoto wijzigen. Ze kunnen wel de profielfoto uploaden.  Vanaf de rol administratief hr medewerker kunnen gebruikers profielfoto's bij medewerkers instellen. 

    • Hoe kan ik berichten versturen naar mijn medewerkers?

      Via Berichten kun je makkelijk en snel vanaf één plek intern naar alle medewerkers communiceren. Met één bericht houd je iedereen op de hoogte van de laatste zaken. Zo informeer je iedereen in een keer over wijzigingen in het privacybeleid of over ...

    • Hoe kan ik het plus/min saldo corrigeren?

      Werk jij met plus/min uren omdat je een jaarurennorm hebt afgesproken met de medewerker? Dan is er grote kans dat er aan het einde van het kalenderjaar de plus/min uren verrekend moeten worden. In deze helpfile zullen we je uitleggen hoe je makkelijk ...