Hoe kan ik vaste thuiswerkdagen aangeven de planning? - Humanwave

Hoe kan ik vaste thuiswerkdagen aangeven de planning?

Sinds COVID-19 is thuiswerken de 'norm'. Sommige medewerkers werken hele periodes thuis, andere kiezen voor vaste thuiswerkdagen. Uiteraard wil je weten waar jouw medewerkers zijn, of hoeveel dagen ze in de afgelopen maand naar kantoor zijn gekomen, zodat je bijvoorbeeld de reiskosten kunt controleren. In Humanwave kun je de vaste thuiswerkdagen aangeven met de planning. Hoe je dit doet, lees je hieronder aan de hand van de volgende drie punten. 
  1. Nieuwe locatie toevoegen: Thuiswerken
  2. Planning van de medewerker aanpassen
  3. Inzichten
Werken bij jullie de medewerkers op verschillende dagen vanuit huis? Je kunt dan de vaste planningsdagen ruilen naar de locatie Thuiswerken. Lees hier hoe je ruildagen kunt aanvragen via de mobiele app.
Nieuwe locatie toevoegen: Thuiswerken
De planning in Humanwave staat altijd gekoppeld aan een locatie. Wanneer je een vaste thuiswerkdag wilt aangeven in Humanwave, doe je dat middels de locatie thuiswerken. Is de locatie thuiswerken nog niet aanwezig in jullie organisatie, dan zul je deze allereerst moeten aanmaken.

Stap 1
Ga via Start naar de Instellingen van de organisatie

Stap 2
Kies naast locaties voor het plusteken om een nieuwe locatie toe te voegen. 


Stap 3
Geef de naam van de nieuwe locatie in. Bijvoorbeeld: Thuiswerken. Geef aan vanaf wanneer op deze locatie gepland kan worden, en selecteer een verantwoordelijke persoon. 
Kies voor Bewaar. De locatie Thuiswerken is nu aangemaakt en je kunt hierop gaan plannen. 

Planning van de medewerker aanpassen
Wanneer er een nieuwe locatie is toegevoegd moet de planning van de medewerker aangepast worden. Je kunt deze werkwijze toepassen voor medewerkers die vaste dagen vanuit huis werken of gedurende een langere periode enkel thuiswerken. 

Stap 1
Ga naar de arbeidsrelatie van de medewerker bij wie je de vaste thuiswerkdagen wilt toevoegen. 

Stap 2
Klik door naar het kopje 'Planning' naast 'Afspraken'



Stap 3 - Huidige planning aanpassen
Bijvoorbeeld: Een medewerker werkt 4 dagen in de week, zie hierboven. Vanaf 1 april gaat hij op dinsdag en vrijdag standaard thuiswerken. 
  1. Allereerst gaan we de twee dagen die de medewerker thuis gaat werken uit de huidige planning halen. Klik op het potloodje achter de planning en kies voor de tweede optie: "Wijzig de tijden of dagen vanaf een bepaalde datum"
  2. Geef als begindatum in de dag dat de medewerker op vaste dagen thuis is gaan werken. 
  3. Zet de thuiswerkdagen op nul uren aanwezig. Er staat enkel nog maar een planning op de dagen dat de medewerker naar kantoor komt. 
  4. Kies voor bewaar.


Stap 4 - Nieuwe thuiswerk planning toevoegen
  1. Klik op het plusteken om een nieuwe vast rooster toe te voegen
  2. Kies dezelfde ingangsdatum ( 1 april uit het voorbeeld )
  3. Kies bij Locatie: Thuiswerken ( die je zojuist hebt aangemaakt )
  4. Geef in het volgende scherm de vaste thuiswerkdagen aan.
  5. Kies voor Bewaar
De vaste thuiswerkdagen zijn nu juist opgeslagen. De planning van de medewerker komt er dan als volgt uit te zien:


Inzichten:
  1. Op de mobiele app zal de medewerker de locatie thuiswerken op de dinsdagen en donderdagen terug zien komen. 
  2. In de algemene planning, zullen de medewerkers die thuiswerken, bij elkaar gezet worden, zodat je weet, wie wanneer thuiswerkt.
  3. Op zoek naar een overzicht hoeveel dagen een medewerker in een periode op kantoor is geweest voor bijvoorbeeld de reiskostenvergoeding? Neem dan het rapport "gepland per dag" erbij, vink 'uren gewerkt' aan, verlofdagen worden dan niet meegenomen in het totaal. 
    1. Exporteer het rapport naar excel om te tellen hoeveel dagen de medewerker op de locatie kantoor heeft gewerkt voor de reiskostenvergoeding. 
    2. Heeft jouw organisatie ook een thuiswerkvergoeding voor thuiswerkdagen, kun je op dezelfde manier ook het totaal aantal dagen op de locatie thuiswerken op tellen. 

    • Related Articles

    • Hoe kan ik een vast plan toevoegen vanuit de organisatie planning?

      Werken jouw medewerkers erg afwisselend maar wil je niet voor elke dag een flex-plan inplannen? Via het planningsoverzicht op organisatie of locatieniveau voeg je nu snel een vast plan toe voor korte of juist langere periode. In deze helpfile zullen ...

    • Hoe kan ik een vaste planning toevoegen/wijzigen bij een medewerker?

      Medewerkers met een vast aantal werkuren per week werken vaak ook in een vast rooster. Dit wil je natuurlijk overzichtelijk registreren bij deze medewerkers, zodat je bijvoorbeeld kunt inzien of er genoeg bezetting is. Ook kun je dan bijvoorbeeld ...

    • Hoe kan ik de vaste planning korter maken?

      Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat een medewerker met een vast rooster een uurtje eerder naar huis gaat. Dit is in Humanwave nu snel door te voeren aan de hand van een min registratie op de vaste planning van de medewerker. Deze kan je op de ...

    • Rapportage | Hoeveel dagen per maand heeft mijn medewerker thuisgewerkt?

      Werk jij met verschillende locaties? Of gebruik je een locatie om thuiswerkdagen inzichtelijk te krijgen? Dan wil je uiteraard weten hoeveel dagen per maand jouw medewerker op een locatie aanwezig is geweest, bijvoorbeeld om de hoogte van de ...

    • Hoe kan ik reiskosten salderen?

      Het kan zo zijn dat jouw organisatie het woon-werkverkeer van medewerkers vergoedt tot X aantal kilometers per enkele reis, en voor andere zakelijke kilometers een hoger bedrag vergoed dan de fiscaal vrijgestelde €0,21 per kilometer. Hierdoor worden ...