Hoe stel ik ouderschapsverlof in bij een medewerker? - Humanwave

Hoe stel ik (onbetaald) ouderschapsverlof in bij een medewerker?

In de eerste acht jaar na de geboorte van het kind hebben beide ouders recht op ouderschapsverlof om meer tijd met hun jonge kinderen door te brengen. Het gaat om totaal 26 keer de wekelijkse arbeidsduur (26 weken). Deze weken bestaan uit een deel betaald en een deel onbetaald ouderschapsverlof.
De medewerker vraagt schriftelijk ouderschapsverlof aan minstens 2 maanden van te voren. Als werkgever mag je het verzoek om ouderschapsverlof niet weigeren. Wel kun je in overleg gaan met de medewerker over hoe en wanneer het ouderschapsverlof wordt opgenomen.
  1. Waar heeft de medewerker recht op tijdens ouderschapsverlof?
  2. Hoe verwerk ik onbetaald ouderschapsverlof in Humanwave?

Waar heeft de medewerker recht op tijdens ouderschapsverlof?
Ouderschapsverlof is een vorm van bijzonder verlof. Tijdens het onbetaalde ouderschapsverlof ontvangt de medewerker geen salaris en bouwt ook geen verlof op over deze verlofuren. Tenzij er andere afspraken zijn gemaakt in in de cao of arbeidsvoorwaarden. Wanneer de medewerker recht heeft op ouderschapsverlof mag hij of zij maximaal 26 keer het aantal uren per werkweek opnemen waarvan 9 weken betaald en 17 weken onbetaald.

Voorbeeld:
Een medewerker heeft een contract voor 32 uur in de week en vraagt ondetaald ouderschapsverlof aan. Dat betekent dat de medewerker maximaal ( 32 * 17 = ) 544 uur aan onbetaald ouderschapsverlof mag opnemen. 

Maar wat nu als de medewerker meer of minder gaat werken tijdens onbetaald ouderschapsverlof? Hieronder staan deze voorbeelden uitgewerkt. 

Voorbeeld 1: De medewerker gaat meer werken, van 32 uur naar 40 uur in de week.
Bereken het totaal aantal uren aan onbetaald ouderschapsverlof : 32 * 17 = 544 uur.
Bepaal hoeveel uren er reeds zijn verbruikt : bijvoorbeeld 6 weken = 6 * 32 = 192 uur verbruikt.
Bepaal het resterend aantal uur aan onbetaald ouderschapsverlof = 544 - 192 = 352 uur resterend.
Deel het aantal resterende uren door het aantal uur dat de medewerker eerst werkte = 352 / 32 = 11 weken. 

Dit betekent dat de medewerker nog 11 weken recht heeft op onbetaald ouderschapsverlof van 40 uur per week, dit is 440 uur totaal. 

Voorbeeld 2: De medewerker gaat minder werken, van 32 uur naar 28 uur in de week. 
Bereken het totaal uren aan onbetaald ouderschapsverlof : 32 * 17 = 544 uur.
Bepaal hoeveel uren er reeds zijn verbruikt : bijvoorbeeld 6 weken = 6 * 32 = 192 uur verbruikt.
Bepaal het resterend aantal uur aan onbetaald ouderschapsverlof = 544 - 192 = 352 uur resterend.
Deel het aantal resterende uren door aantal uur dat de medewerker eerst werkte = 352 / 32 = 11 weken.

Dit betekent dat de medewerker nog 11 weken recht heeft op onbetaald ouderschapsverlof van 28 uur per week, dit is 308 uur totaal. 

Hoe verwerk ik (onbetaald) ouderschapsverlof in Humanwave?
Je verwerkt het onbetaald ouderschapsverlof door een negatieve uitbreiding toe te voegen.
  1. Ga naar de arbeidsrelatie van de betreffende medewerker bij wie je het onbetaald ouderschapsverlof wilt verwerken in de salarisadministratie. 
  2. Kies voor 'afspraak toevoegen' en selecteer de afspraak 'Tijdelijke uitbreiding'. 
  3. Kies de ingangsdatum van het onbetaald ouderschapsverlof 
  4. Vul het aantal uren per week negatief in. Het FTE wordt automatisch berekend. 
  5. Vul eventueel een notitie in zodat je deze later nog kan achter halen. 

Deze afspraak zorgt ervoor dat zowel het salaris als de verlofopbouw in mindering worden gebracht. Wanneer een medewerker 40 uur op contract heeft, zal er met de bovenstaande uitbreiding 32 uur worden uitbetaald en over een 32-urige werkweek verlof worden opgebouwd. 

Hoe voeg ik een extra regel toe om te specificeren dat de medewerker onbetaald ouderschapsverlof opneemt?
  1. Ga naar de arbeidsrelatie van de betreffende medewerker
  2. Kies voor 'afspraak toevoegen' en selecteer de afspraak 'Uren'
  3. Maak er een periodieke afspraak van, met dezelfde looptijd als de tijdelijke uitbreiding.
  4. Geef bij omschrijving aan welke regel je op de loonstrook wilt hebben
    1. Bijvoorbeeld: Je salaris is verminderd door 8 uur in de week onbetaald ouderschapsverlof
  5. Zet het aantal uren op 0 zodat hier niets berekend wordt.

De regel vanuit de omschrijving wordt op deze manier afgedrukt op de loonstrook. 

In de planning
Er zijn verschillende manieren hoe je onbetaald ouderschapsverlof kunt verwerken in de planning. 

1. De medewerker vraagt voor elke dag die hij of zij wil opnemen apart onbetaald ouderschapsverlof aan. Zo kun je in de planning altijd terugzien op welke dagen de medewerker onbetaald ouderschapsverlof heeft gehad en hoeveel uur deze medewerker heeft opgenomen. 
  1. Klik op de palmboom om verlof aan te vragen, kies voor 'overige' en selecteer bij type 'ouderschapsverlof'. 
  2. In de planning kun je onder 'Overig verlof' alle dagen onbetaald ouderschapsverlof terug zien en het totaal over het hele jaar. 
  3. In het rapport 'Verlof' kun je ook alle opnames van onbetaald ouderschapsverlof terugzien. 

2. Vaak is het zo dat onbetaald ouderschapsverlof op een vast moment wordt opgenomen over een langere periode. Elke week aanvragen zal dan ook veel tijd kosten. Daarom is het ook mogelijk om de planning van de medewerker aan te passen voor de periode dat hij of zij met onbetaald ouderschapsverlof is. 
  1. Ga naar de arbeidsrelatie van de betreffende medewerker en klik daarna door naar de planning. 
  2. Klik op het potlood achter de planning. Kies hier voor 'Planning aanpassen | Aanwezig op andere tijden vanaf een bepaalde datum' 
  3. Voer de datum in dat het onbetaald ouderschapsverlof ingaat en haal de vaste onbetaald ouderschapsdag(en) uit de planning en kies voor 'Bewaar'. 

    • Related Articles

    • Op hoeveel uur ouderschapsverlof heeft de medewerker recht?

      Een medewerker heeft recht op 26 x het aantal werkuren in een werkweek aan ouderschapsverlof. Vanaf 2 augustus 2022 zijn 9 weken hiervan doorbetaald onder de Wet betaald ouderschapsverlof (WBO). De werknemer moet deze 9 weken WBO opnemen binnen het ...

    • De Wet Betaald Ouderschapsverlof (WBO)

      De Wet betaald ouderschapsverlof zorgt ervoor dat werknemers doorbetaald krijgen tijdens een deel van hun ouderschapsverlof. Op dit moment is het ouderschapsverlof nog onbetaald. De wetswijziging volgt op een Europese richtlijn die voorschrijft dat ...

    • Overzicht verlof voor ouders

      De afgelopen jaren zijn er al veel wijzigingen geweest in de verlofregelingen rondom de geboorte van een kind. Zo werd in 2019 de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) van kracht, op 1 juli 2020 kwam daar het aanvullend geboorteverlof bij en in ...

    • Hoe stel ik onbetaald verlof in bij een medewerker?

      Het kan zo zijn dat een medewerker verlof wil opnemen, maar dat hij/zij hier niet voor betaald krijgt. Bijvoorbeeld omdat de medewerker geen beschikbare verlofuren meer over heeft. Hiervoor kan onbetaald verlof worden aangevraagd. Tijdens dit verlof ...

    • Hoe stel ik betaald ouderschapsverlof in bij een medewerker?

      Op 2 augustus 2022 is de Wet Betaald Ouderschapsverlof (WBO) ingegaan, waardoor er negen weken van het ouderschapsverlof nu betaald kunnen worden opgenomen. Hiervoor kan een uitkering aangevraagd worden via het UWV. De negen weken betaald ...