Wanneer een medewerker de oude leaseauto inlevert en overstapt naar een nieuw voertuig, heeft dit directe gevolgen voor de salarisadministratie. Een wisseling van een leaseauto beïnvloedt namelijk de fiscale bijtelling en de loonverwerking.
Om ervoor te zorgen dat de bijtelling correct wordt berekend en de medewerker achteraf niet wordt geconfronteerd met naheffingen van de Belastingdienst, is een zorgvuldige verwerking essentieel. Hieronder lees je welke gegevens nodig zijn en hoe je deze wijziging stapsgewijs doorgeeft.
Welke gegevens zijn nodig voor de verwerking?
De salarisprofessionals gebruiken het kenteken om de officiële voertuiggegevens (zoals de cataloguswaarde, datum eerste toelating, CO2-uitstoot en brandstofsoort) direct op te halen bij de RDW. Om de mutatie compleet te maken, lever je de volgende gegevens aan:
- Kentekennummer van de nieuwe leaseauto.
- Ingangsdatum (uitgiftedatum) van de nieuwe auto en de inleverdatum van de oude auto.
- Eigen bijdrage voor privégebruik: Het eventuele netto bedrag dat de medewerker meebetaalt voor privégebruik (dit bedrag wordt in mindering gebracht op de bijtelling).
- Verklaring geen privégebruik: Indien van toepassing. De medewerker vraagt deze verklaring zelf aan via een formulier bij de Belastingdienst als er op jaarbasis minder dan 500 kilometer privé wordt gereden. Bij geen privégebruik is een sluitende kilometerregistratie verplicht om de zakelijke en privékilometers aantoonbaar en inzichtelijk te maken.
- Aangepaste of nieuwe berijdersovereenkomst: Een schriftelijke overeenkomst met daarin de afspraken en exacte data van de wissel.
Praktijkvoorbeeld: Wisseling halverwege de maand
Een medewerker levert op 12 mei 2026 de oude leaseauto in en neemt op 13 mei 2026 de nieuwe leaseauto in ontvangst.
In deze maand wordt de bijtelling naar rato berekend: voor de eerste 12 dagen geldt de bijtelling van de oude auto, en vanaf 13 mei geldt de bijtelling van de nieuwe auto. Door beide data exact door te geven, voorkom je dat de medewerker in mei voor twee auto's tegelijk de volledige maandbijtelling betaalt of dat er een gat valt in de registratie.
Hoe kan ik een wissel van een leaseauto doorgeven?
Volg deze stappen om de wijziging van de leaseauto door te geven:
- Opvraag van de exacte inleverdatum van de oude auto en de ingangsdatum van de nieuwe auto bij de HR-verantwoordelijke of leidinggevende.
- Noteer het kentekennummer van de nieuwe leaseauto.
- Controleer of er sprake is van een Eigen bijdrage voor privégebruik of een Verklaring geen privégebruik van de Belastingdienst.
- Zorg bij geen privégebruik dat de medewerker op de hoogte is van de verplichte kilometerregistratie.
- Lever het kenteken, de inlever- en ingangsdatum en eventuele bijlagen in via de mutaties in het Salarisportal.
Na ontvangst zorgen de salarisprofessionals ervoor dat de gegevens bij de RDW worden opgehaald en dat de aanpassing correct wordt verwerkt op de eerstvolgende loonstrook.