Hoe voer ik een (nieuwe) medewerker in?

Je kunt verschillende typen medewerkers invoeren. Humanwave ondersteunt behalve contracten met werknemers en stagiaires ook contracten/afspraken met externen zoals gedetacheerden, uitzendkrachten, vrijwilligers en ZZP’ers. In deze helpfile wordt uitgelegd hoe je een medewerker toevoegt aan je organisatie. 

Stap 1

Ga naar Start, en klik daarna op Medewerkers. 

Stap 2
Hier zie je alle mensen die actief betrokken zijn bij de organisatie.

Om een nieuwe medewerker toe te voegen, klik je rechtsboven op de knop "Medewerker toevoegen"

Stap 3

Er opent een dialoog. 
In het eerste scherm voer je de basisgegevens van de medewerker en de basis contractgegevens in. 

Tip van Humanwave: Begin je met het inrichten van je organisatie? Werk dan top-down. Zo kun je direct de juiste leidinggevende aan de medewerkers koppelen. 

Stap 4

In het volgende scherm kun je de reguliere werktijden van de medewerker invullen. Deze zijn van belang voor de juiste berekening bij de opname van verlofuren.  

Heb je een andere contract vorm dan vaste uren, lees dan hieronder hoe je dit kunt invullen. 

1. Min-max contract: Vul enkel de min-uren in. Bijvoorbeeld bij een min-max contract van 16-32 vul je hier de vaste dagen van die 16 uur in.
   
2. Oproepcontract: Laat de planning leeg wanneer de oproepkracht volledig flexibel komt. Later kun je de gewerkte diensten los invullen. 
   

Werk je met een twee-, drie- of vier-wekelijks rooster? Dit kun je doorvoeren nadat de medewerker volledig is toegevoegd. 

Stap 5

Selecteer het om welk type werknemer het gaat; Werknemer, DGA, Stagiair, etc. 
Welk type je hier kiest is afhankelijk voor de contractinstellingen/afspraken die je hebt gemaakt en of het om een medewerker gaat die wel of niet in de payrol meegaat.

In dit scherm heb je twee opties: 

1. Bewaar ingevoerde gegevens en sluiten: Wanneer je op deze knop klikt, worden de basisgegevens opgeslagen. De rest van de persoons- en salarisgegevens zal je later nog moeten aanvullen in Humanwave.
   

1. Volgende: Wanneer je door klikt, kun je meer details van je medewerkers toevoegen in de schermen die volgen, denk hierbij aan persoonsgegevens, contractinformatie en contractafspraken zoals salaris en verlof. Deze gegevens zijn noodzakelijk wanneer je gebruik maakt van het salarispakket van Humanwave. Deze informatie is bijvoorbeeld nodig voor het genereren van de loonstroken. 
   

In de rest van deze helpfile bespreken we de schermen die je doorloopt wanneer je op "Volgende" klikt. 

Wil je de medewerker vanuit zijn eigen profiel verrijken omdat je de gegevens hebt bewaart? Lees dan hier verder. 

Stap 6

Voer de persoonlijke gegevens in, zoals naam, adres, BSN en geboortedatum. Wanneer je werkt met het Humanwave Intakeformulier, kun je deze gegevens voor de invoer al vooraf opvragen bij de medewerker, zo voorkom je dat je niet met incomplete gegevens komt te zitten en hier nog achteraan hoeft te gaan vlak voor een verloning. 

Klik op volgende

Stap 7

In het scherm dat volgt (zie ook de onderstaande afbeelding) hoef je enkel aan te geven wat de einddatum van de proeftijd is (indien deze er is), en welk type arbeidscontract de medewerker heeft: standaard, min-max, jaar-uren of oproepkracht. 

Werk je met vaste personeelsnummers in de verloning? Dan kun je deze ook in dit scherm eventueel direct invoeren. 

Het onderste gedeelte contract instellingen wordt geladen uit de instellingen. Deze hoef je niet aan te passen. 

Klik op volgende. 

Stap 8

Vervolgens kun je alle afspraken rondom salaris, verlof, vakantiegeld, en eventueel ATV en de eindejaarsuitkering toevoegen.

Het salaris wordt automatisch omgerekend van Fulltime afspraak naar parttime op basis van het FTE. Wanneer je hier direct het salaris invult, wordt automatisch het jaarloon voor bijzonder tarief en eventueel pensioenen berekend. 

Bij verlof wordt standaard het verlofrecht uit de organisatie instellingen gepakt. Zijn er afwijkende afspraken met deze medewerker gemaakt? Stel dan de opbouw in op "Opbouw volgens individuele afspraken". Op deze manier ben je vrij op de verlofopbouw die is afgesproken met deze medewerker door te geven. 

Klik op volgende.

Stap 9

Zijn er vaste loonsafspraken, zoals pensioen, reiskosten of anders toegevoegd in jullie bedrijfsinstellingen? Dan krijg je die hier te zien. Je kunt aangeven of de afspraken van toepassing zijn voor deze medewerkers, of direct het bedrag invullen wanneer het gaat om een reiskosten vergoeding. 

Stap 10

In het laatste scherm voeg je de contactgegevens toe en kun je een contract laten genereren op basis van een sjabloon, hierin worden dan alle gegevens verwerkt die je alvorens hebt ingevuld. Ook kun je in dienst taken van de medewerker laten genereren, voor een soepele onboarding. Wanneer alles klopt, klik je op 'Bewaar' en de medewerker is aangemaakt.

• Related Articles

• Bitcare Integratie | Een nieuwe medewerker aanmaken

  In deze workflow wordt de integratie rondom een nieuwe medewerker tussen Humanwave en Bitcare verder uitgelegd. Je wilt immers dat alles direct goed staat, zonder heen en weer te blijven gaan. Wanneer je de onderstaande workflow volgt, kom je niet ...

• Hoe meld ik mijzelf of een andere medewerker ziek via de web-app?

  Je kan vanuit je dashboard 24/7 online een ziekmelding doorgeven. De ziekmelding wordt automatisch verstuurd naar degene die deze moet bevestigen. Hoe meld ik mijzelf ziek? Stap 1 Ga naar je dashboard in Humanwave door op 'Start' te klikken. Stap 2 ...

• Hoe kan ik reiskosten salderen?

  Het kan zo zijn dat jouw organisatie het woon-werkverkeer van medewerkers vergoedt tot X aantal kilometers per enkele reis, en voor andere zakelijke kilometers een hoger bedrag vergoed dan de fiscaal vrijgestelde €0,21 per kilometer. Hierdoor worden ...

• Hoe kan ik een vaste planning toevoegen/wijzigen bij een medewerker?

  Medewerkers met een vast aantal werkuren per week werken vaak ook in een vast rooster. Dit wil je natuurlijk overzichtelijk registreren bij deze medewerkers, zodat je bijvoorbeeld kunt inzien of er genoeg bezetting is. Ook kun je dan bijvoorbeeld ...

• Hoe stel ik een medewerker in die oproepkracht is?

  Heb je nul-uurders (oproepkrachten) in dienst, dan kun je deze medewerkers verlonen via Humanwave. In deze helpfile zullen we toelichten hoe je oproepkrachten kunt toevoegen aan Humanwave en hoe je het contract voor deze medewerkers klaar zet. Nieuwe ...