Hoe voer ik medewerker in? - Humanwave

Hoe voer ik een (nieuwe) medewerker in?

Je kunt verschillende typen medewerkers invoeren. Humanwave ondersteunt behalve contracten met werknemers en stagiaires ook contracten/afspraken met externen zoals gedetacheerden, uitzendkrachten, vrijwilligers en ZZP’ers. In deze helpfile wordt uitgelegd hoe je een medewerker toevoegt aan je organisatie. 

Stap 1
Ga naar Home, en klik daarna op 'Mensen'.

Stap 2
Hier zie je alle mensen die actief betrokken zijn bij de organisatie.
Om een nieuwe medewerker toe te voegen, klik je rechtsboven op de knop "Medewerker toevoegen".
Stap 3
Selecteer of je een Interne of Externe medewerker wilt aanmaken.
Interne medewerkers zijn medewerkers die daadwerkelijk bij jullie in dienst zijn en, in het geval dat dit afgenomen wordt, ook meegenomen worden in de salarisadministratie.
Externe medewerkers zijn medewerkers die niet bij jullie in dienst zijn maar wel werkzaamheden uitvoeren, denk aan een gedetacheerde HR medewerker of een accountant.
Externe medewerkers worden ook niet meegenomen in de salarisadministratie, als deze binnen Humanwave gedaan wordt.

Vervolgens vul je in het eerste scherm de basisgegevens van de medewerker in. 
Zodra je dit goed hebt ingevuld kun je onderaan op 'Volgende' klikken om naar de volgende stap te gaan. 


Tip van Humanwave: Begin je met het inrichten van je organisatie?
Werk dan top-down. Zo kun je direct de juiste leidinggevende aan de medewerkers koppelen. 

Stap 4
Vervolgens geef je aan welke organisatie gegevens bij deze medewerker horen.
Denk hier aan welk bedrijf, afdeling en functie maar ook wie de manager van de medewerker is.


Stap 5
Vervolgens vul je de contractinformatie in.
Selecteer om welk type werknemer het gaat, bijvoorbeeld een werknemer of een stagiair.
Daarnaast geef je aan wat de contractduur is en vanaf wanneer het contract in gaat.
Vergeet ook niet aan te geven of de 'Heffingskorting' op 'Ja' of 'Nee' moet staan als de salarisadministratie via Humanwave gedaan wordt.

Stap 6
In het volgende scherm kun je de reguliere werktijden van de medewerker invullen. Deze zijn van belang voor de juiste berekening bij de opname van verlofuren.  
Heb je een andere contract vorm dan vaste uren, lees dan hieronder hoe je dit kunt invullen. 
  1. Min-max contract: vul enkel de min-uren in. Bijvoorbeeld bij een min-max contract van 16-32 vul je hier de vaste dagen van die 16 uur in.
  2. Oproepcontract: laat de planning leeg wanneer de oproepkracht volledig flexibel komt. Later kun je de gewerkte diensten los invullen als flex plan. 
Werk je met een twee-, drie- of vier-wekelijks rooster? Dit kun je doorvoeren nadat de medewerker volledig is toegevoegd.

Stap 7
Daarna kun je de salaris details invullen.
Controleer hierbij goed de 'Uren per week'.
Op basis van dit gegeven wordt het FTE en uiteindelijk ook andere zaken zoals verlofopbouw berekend.
Geef daarbij ook aan of de medewerker vakantiegeld en een eventuele eindejaarsuitkering krijgt.

Stap 8
Daarna komen de verlof afspraken.
Geef hierin aan wat de 'Verlofopbouwmethode' is die Humanwave moet hanteren.
Hierbij heb je de keuze uit 'Contract' of 'Gewerkte uren'.

Bij de optie 'Contract' zal de verlofopbouw gebaseerd zijn op het aantal contract uren van de medewerker.
Deze optie is perfect voor medewerkers met vaste uren per week en hier niet regelmatig wijzigingen op plaats vinden.

De optie 'Gewerkte uren' is er juist voor medewerkers met een flexibelere planning.
Denk aan medewerkers met een min-max contract, jaaruren contract of een nul-uren contract.


Stap 9
Zijn er vaste loonsafspraken, zoals pensioen, reiskosten of anders toegevoegd in jullie bedrijfsinstellingen?
Dan krijg je die hier te zien.
Je kunt aangeven of de afspraken van toepassing zijn voor deze medewerkers, of direct het bedrag invullen wanneer het gaat om een reiskosten vergoeding. 


Stap 10
In de laatste stap kun je aangeven of er een contractdocument aangemaakt moet worden.
Als je deze optie aanvinkt dan kun je een contractsjabloon selecteren om te gebruiken, deze wordt dan meteen in het dossier van de medewerker gezet zodra je op 'Bewaar' klikt.

Daarnaast valt er ook aan te geven welke taken er in de workflow aangemaakt moeten worden.
Zo kun je aparte taken aanmaken voor stagiaires en werknemers.

Als alles goed ingevuld is kun je op 'Bewaar' klikken.
De medewerker wordt dan toegevoegd aan Humanwave.

    • Related Articles

    • Bitcare Integratie | Een nieuwe medewerker aanmaken

      In deze workflow wordt de integratie rondom een nieuwe medewerker tussen Humanwave en Bitcare verder uitgelegd. Je wilt immers dat alles direct goed staat, zonder heen en weer te blijven gaan. Wanneer je de onderstaande workflow volgt, kom je niet ...

    • Hoe meld ik mijzelf of een andere medewerker ziek via de web-app?

      Je kan vanuit je dashboard 24/7 online een ziekmelding doorgeven. De ziekmelding wordt automatisch verstuurd naar degene die deze moet bevestigen. Hoe meld ik mijzelf ziek? Stap 1 Ga naar je dashboard in Humanwave door op ‘Home’ of ‘Mijn info’ te ...

    • Hoe kan ik reiskosten salderen?

      Het kan zo zijn dat jouw organisatie het woon-werkverkeer van medewerkers vergoedt tot X aantal kilometers per enkele reis, en voor andere zakelijke kilometers een hoger bedrag vergoed dan de fiscaal vrijgestelde €0,25 per kilometer. Hierdoor worden ...

    • Hoe kan ik een vaste planning toevoegen/wijzigen bij een medewerker?

      Medewerkers met een vast aantal werkuren per week werken vaak ook in een vast rooster. Dit wil je natuurlijk overzichtelijk registreren bij deze medewerkers, zodat je bijvoorbeeld kunt inzien of er genoeg bezetting is. Ook kun je dan bijvoorbeeld ...

    • Hoe stel ik een medewerker in die oproepkracht is?

      Heb je nul-uurders (oproepkrachten) in dienst, dan kun je deze medewerkers verlonen via Humanwave. In deze helpfile zullen we toelichten hoe je oproepkrachten kunt toevoegen aan Humanwave en hoe je het contract voor deze medewerkers klaar zet. Nieuwe ...