Het correct invoeren van persoonsgegevens in de salaris- en personeelsadministratie is essentieel voor een overzichtelijke en foutloze administratie. Wanneer de invoer van achternamen, partnernamen of voorzetsels niet eenduidig gebeurt, kunnen personeelsgegevens moeilijk vindbaar worden. Dit kan leiden tot problemen bij het zoeken in de software, het opstellen van geautomatiseerde brieven en het voldoen aan de wettelijke bewaarplicht.
In dit artikel lees je welke regels en afspraken helpen om achternamen uniform en correct vast te leggen.
Waar moet je op letten bij het invoeren van de achternaam?
Bij de invoer van de achternaam in Humanwave spelen een aantal factoren een belangrijke rol:
- Officiële gegevens van het identiteitsbewijs: De juiste verwerking van persoonsgegevens is wettelijk verplicht. Neem de gegevens daarom altijd exact over van het officiële identiteitsbewijs (paspoort, ID-kaart of rijbewijs). Op het ID-bewijs staat altijd de officiële geboortenaam.
- Gebruik van de partnernaam: Werknemers kunnen ervoor kiezen om de naam van hun echtgenoot of geregistreerd partner te gebruiken. Sommige salarissystemen bieden de mogelijkheid om deze 'aangetrouwde' naam te gebruiken voor bijvoorbeeld geautomatiseerde correspondentie.
- Volgorde van naamgebruik: De werknemer bepaalt zelf de voorkeur voor de volgorde op documenten (bijvoorbeeld: alleen de eigen achternaam, eerst de eigen naam en dan de partnernaam, of andersom).
- Voorzetsels en leestekens: Bepaalde achternamen bevatten voorzetsels (zoals van, de, El of Ait) of spaties. Goede afspraken over het gebruik van koppeltekens (streepjes) en sorteerregels voorkomen dat dossiers onvindbaar raken.
Hoe kan ik de achternaam van een werknemer correct verwerken?
Volg onderstaand stappenplan om ervoor te zorgen dat de achternaam van elke nieuwe werknemer op de juiste wijze wordt geregistreerd in het personeels- en salarissysteem.
- Controleer het identiteitsbewijs
Neem het geldige identiteitsbewijs van de werknemer erbij en neem de geboortenaam exact over in het veld voor de officiële achternaam.
- Registreer de partnernaam (indien van toepassing)
Indien de werknemer gebruikmaakt van een aangetrouwde naam, voer deze dan in het daarvoor bestemde veld voor partnernaam/aangetrouwde naam in.
- Hanteer de interne afspraken voor koppeltekens
Gebruik een streepje (-) tussen de eigen achternaam en de partnernaam (bijv. Jansen-De Vries). Dit zorgt voor duidelijke scheiding, zeker bij achternamen die van zichzelf al spaties bevatten.
- Verwerk voorzetsels volgens de sorteerregels van de organisatie
Sla voorzetsels (zoals van der, de, El of Ait) op in het daarvoor bestemde tussenvoegselveld, zodat het systeem correct kan alfabetiseren op de hoofdachternaam.
Sla de gegevens op
Controleer alle ingevoerde velden op typefouten en klik op 'Bewaren' om het personeelsdossier bij te werken.