Hoe werkt de loonjournaalpost bij de uitbetaling van vakantiegeld?
In de maand mei ontvangen de meeste medewerkers hun vakantiegeld. Voor de financiële administratie kan het op de loonjournaalpost soms lijken alsof de bedragen niet kloppen, maar het tegendeel is waar. Humanwave maakt namelijk automatisch een verrekening met de opgebouwde vakantiegeldreservering, waarbij de reservering wordt tegengeboekt.
Achtergrond: De reservering
Elke maand reserveer je als werkgever een bedrag aan vakantiegeld voor jouw medewerkers. Dit wordt in de boekhouding als een balanspost (schuld) opgenomen.
- De opbouw: Stel dat een medewerker € 1.000 bruto per maand verdient. Bij een percentage van 8% wordt er elke maand € 80 op een balansrekening gezet.
- De uitbetaling: In mei wordt het totale bedrag uitbetaald. Op dat moment wordt de balansrekening tegengeboekt om deze weer op 0 te zetten. De schuld aan de medewerker valt hiermee vrij.
Hoe werkt de financiële boeking?
Het tegenboeken van het vakantiegeld kan binnen humanwave op twee manieren plaatsvinden, afhankelijk van jouw instellingen.
Scenario 1: Geen aparte kostenrekening
Bij deze methode wordt de uitbetaling direct tegengeboekt op de balansrekening.
In mei zie je dan een negatief bedrag op de journaalpost. Gebruik je het voorbeeld van € 80 per maand? Dan is de berekening in mei: € 80 (reservering mei) - € 960 (totale uitbetaling over 12 maanden) = - € 880.
Scenario 2: Een aparte kostenrekening voor uitbetaling
Hierbij loopt de uitbetaling via een aparte kostenrekening. Het grote voordeel hiervan is dat jouw grootboek altijd exact gelijk loopt met de premieloonstaat.
- De balansrekening wordt tegengeboekt met de opgebouwde reservering.
- De aparte kostenrekening wordt gebruikt om de feitelijke betaling te verantwoorden.
Rekenvoorbeeld per scenario
In dit voorbeeld gebruiken we de volgende rekeningen:
- 4020: Kosten vakantiegeld (Reservering)
- 1980: Te betalen vakantiegeld (Balans)
- 4000: Brutoloon (Kosten uitbetaling - enkel bij scenario 2)
Loonjournaalpost van de reservering vakantiegeld over de maanden heen
Uitbetaling Scenario 1 dan gebeurt er dit met de vakantiegeld uitbetaling
Deze is niet evenwicht omdat de overige grootboekrekeningen voor de betaling, belastingen en sociale premies niet zijn toegevoegd.
Uitbetaling Scenario 2 dan gebeurt er dit met de vakantiegeld uitbetaling
Deze is niet evenwicht omdat de overige grootboekrekeningen voor de betaling, belastingen en sociale premies niet zijn toegevoegd.
Bovenstaande loonjournaalpost is per medewerker.
Op de totaal loonjournaalpost wordt de uitbetaling vakantiegeld gegroepeerd met de reservering. Het lijkt dan of de totaal loonjournaalpost niet klopt. Maar deze klopt wel. Zie hieronder.
Uitbetaling scenario 1
Hoe ziet de journaalpost eruit als als de reservering en de uitbetaling bij elkaar worden opgeteld
Uitbetaling Scenario 2
Hoe ziet de journaalpost eruit als als de reservering en de uitbetaling bij elkaar worden opgeteld
Reservering sociale lasten
Sommige organisaties reserveren ook direct de sociale premies (vaak 20%) over het vakantiegeld. Dit geeft een nauwkeuriger beeld van de totale loonkosten. Deze boeking volgt hetzelfde principe als scenario 2: de opgebouwde reserve wordt in de maand van uitbetaling tegengeboekt (vrijgevallen), terwijl de werkelijke sociale lasten op dat moment als kosten worden geboekt.
Bij de uitbetaling wordt de volgende boeking gemaakt
Dit geeft dan de volgende totaal journaalpost
De daadwerkelijke kosten van de sociale premies over het vakantiegeld worden in mei berekend op basis van de op dat moment geldende regels rond sociale premies.
Hoe stel je de aparte rekening in voor de uitbetaling vakantiegeld?
Ga naar Instellingen/Financieel/Salaris componenten
Selecteer de salariscomponent vakantiegeld.
Bij betaling dient dan een grootboekrekening ingevoerd te worden:
Hoe stel je de reservering sociale lasten over het vakantiegeld in?
Controleer eerst of er een component kosten afdracht reservering is. Is deze er nog niet, voeg deze dan toe en heropen het component. Zoals je hieronder ziet.
Pas hier de omschrijving aan zodat je weet, voor welke reservering de kosten afdrachten zijn. Pas tevens het grootboekrekeningnummer aan en voeg het percentage toe en klik op bewaar.
Heb je de kosten afdracht aangepast naar 20% dan heropen je het vakantiegeld component en kies je bij werkgeverskosten voor de “+”, en voeg je kosten afdrachten reservering vakantiegeld toe.
Wanneer je dit hebt gedaan. Dan moet je bij de werknemers de meest recente maand herberekenen. Vaak kun je dit het beste doen in de maand nadat je het vakantiegeld hebt uitbetaald.
Related Articles
Nieuws April | De Journaalpost bij uitbetaling vakantiegeld
In de maand mei ontvangen de meeste medewerkers hun vakantiegeld. Voor de financiële administratie kan dan het lijken alsof de cijfers niet kloppen op de loonjournaalpost, maar het tegendeel is waar. Humanwave maakt een verrekening met de opgebouwde ...Uitbetalen vakantiegeld | Zonder zorgen het vakantiegeld uitbetalen
Alles wat je niet met enige regelmaat doet, kost extra tijd. Zo ook de uitbetaling van het vakantiegeld. Het zou ook zomaar zo kunnen zijn dat je voor dit jaar hebt besloten om de uitbetaling van het vakantiegeld te verspreiden over meerdere maanden ...Whitepaper: Vakantiegeld
Speciaal voor jou hebben wij een whitepaper over vakantiegeld samengesteld met daarin: - de 15 meest gestelde vragen over vakantiegeld - 3 essentiële zaken over vakantiegeld Je kunt de whitepaper gratis downloaden in de bijlage. Zo ben je goed ...Whitepaper: Vakantiegeld (met IMCAV)
Speciaal voor jou hebben wij een whitepaper over vakantiegeld samengesteld met daarin: - de 15 meest gestelde vragen over vakantiegeld - 3 essentiële zaken over vakantiegeld - het IMCAV model over vakantiegeld met daarin "De 5 stappen om foutloos het ...Whitepaper: Vakantiegeld 2024
Vakantiegeld wordt doorgaans in mei of juni uitbetaald, een periode die altijd spannend is. Je wilt immers zeker zijn dat alles foutloos verloopt. We begrijpen dat de wetgeving complex kan zijn en dat medewerkers vaak vragen hebben over dit onderwerp ...