Lunches tijdens werktijd, hoe zit dat ook alweer voor de belastingdienst? - Humanwave

Lunches tijdens werktijd, hoe zit dat ook alweer voor de belastingdienst?

Gezellig met elkaar lunchen op het werk is belangrijk. Het samenzijn, de magen voeden, grappen uithalen, een spelletje spelen, voetbalwedstrijden uitwisselen….. Tijdens de lunch gebeurt het!
 
Hoe heb je de lunch geregeld? Bij lunches zijn vele opties mogelijk zoals:
  1. Iedereen zorgt voor zijn eigen lunch en je verstrekt melk, soep, thee en koffie;
  2. Een personeelslid of de personeelsvereniging verzorgt de lunch en houdt de boekhouding zelf (buiten je administratie) bij en je draagt niets bij behalve eventueel melk, soep, thee en koffie;
  3. Een cateringbedrijf verzorgt lunches/maaltijden. Je biedt deze tegen (kost)prijs aan aan het personeel;
  4. Een medewerker luncht buiten de deur met (een) externe bedrijfsrelatie(s) en je vergoed deze lunch;
  5. Je medewerkers moeten mee-eten met je cliënten (bijvoorbeeld pedagogisch medewerkers in een kinderdagverblijf);
  6. Een cateringbedrijf verzorgt lunches/maaltijden en je betaald een gedeelte van deze kosten;
  7. Je verzorgt de lunch als bedrijf voor je medewerkers. 
Wat zegt de belastingdienst over bovengenoemde opties?
In het eerste vijf situaties hoef je nergens op te letten. Je zit fiscaal veilig waarbij bij optie 4 wel rekeningen overlegd dienen te worden als bewijsmateriaal.
 
In situatie 6 en 7 moet je opletten! De fiscus stelt namelijk dat je per lunch per medewerker 3,35 euro (2021) als waarde moet bijtellen bij het loon. Met andere woorden, de fiscus ziet de boterham als loon waar loonheffing en sociale premies over afgedragen dienen te worden. Je ziet de lunchkosten al stijgen!
Doe je niets, dan kan de rekening per medewerker zomaar, naast de gemaakte lunchkosten, extra oplopen met 565 euro op jaarbasis. De werkelijke kosten kunnen veel lager (of hoger) liggen, echter de fiscus rekent met dit standaard bedrag. Het maakt niet uit of de medewerker, werknemer, directeur grootaandeelhouder of stagiaire is.
 
Je kan deze naheffing - bij optie 6 en 7 -  op verschillende manieren voorkomen:
  1. Door een bijtelling voor de medewerkers te hanteren. De werknemer betaalt zo belasting over de genoten lunches. In dit geval betaal je als werkgever de lunches en de extra sociale lasten. In dit scenario liggen de kosten voornamelijk bij de ondernemer.
  2. Door een netto inhouding in te houden op het salaris van de werknemer. In dat geval betaalt de medewerker een gedeelte of de gehele lunch aan je terug. In dit scenario liggen de kosten meer tot volledig bij de medewerkers.
Hoe reken je het de bijtelling of inhouding uit?
  1. Je laat de medewerkers aanvinken als ze meelunchen en houdt het aantal lunches * 3,35 euro in op het salaris. Dit is foutgevoelig, je moet de lijsten bij je administratie bewaren, per maand moet het aantal lunches worden ingevoerd in de loonadministratie.
  2. Je gebruikt de belastingdienst formule: ( ( 214 * 3,35 * (het gemiddeld aantal dagen per week dat iemand werkt / 5 ) ) / 12 ) (13 bij mensen die per 4 weken verloond worden).
    Voorbeeld: iemand die fulltime werkt: ( 214 * 3,35 * 5 / 5 ) / 12 = € 59,74
    Voorbeeld: iemand die drie dagen per week werkt: ( 214 * 3,35 * 3 / 5 ) / 12 = € 35,84
    Het voordeel van deze formule is dat je verder geen rekening met afwezigheid vanwege ziekte, feestdagen of vakantie hoeft te houden, tenzij de medewerker met zwangerschapsverlof of langdurig afwezig is.
Je kunt het onder 1 genoemde het beste gebruiken als mensen erg wisselend meelunchen (je werkt met veel oproepkrachten). Werken je medewerkers regelmatig, dan raden wij je uit efficiency scenario 2 aan.

    • Related Articles

    • Lunches tijdens werktijd, hoe werkt dat precies?

      Bij elke organisatie is de lunch anders geregeld. Een van onderstaande situaties kan van toepassing zijn binnen jullie bedrijf: Iedereen zorgt voor zijn eigen lunch en je verstrekt melk, soep, thee en koffie. Een personeelslid of de ...
    • Identiteitsbewijs van een werknemer, hoe zit het ook alweer?

      Als werkgever ben je verplicht om de identiteit van je werknemers te controleren. Je controleert dit vóór aanvang van het dienstverband aan de hand van het originele identiteitsbewijs. Een kopie bewaar je in het dossier van de medewerker.   ...
    • Hoe kan ik de bijtelling voor een leaseauto corrigeren?

      Wanneer je medewerker gebruik maakt van een leaseauto en voor dit gebruik geen verklaring 'geen privégebruik' heeft, dan moet je voor deze leaseauto bijtelling berekenen. Dit doe je aan de hand van de fiscale waarde en het bijtellingspercentage van ...
    • Hoe ziet het Full Service Proces eruit?

      Wanneer je je salarisadministratie hebt uitbesteed aan Humanwave dan betekent dit een verloning met meer inzicht en meer controle. In het Full Service proces zal je optimaal samenwerken met onze Salaris Experts. De mutaties, concept loonstroken en ...
    • Hoe werken de instellingen voor tijdregistratie?

      Elke organisatie gaat anders om met tijdregistraties. Bij de ene organisatie wordt het alleen gebruikt om de aanwezigheid in kaart te brengen, terwijl bij andere organisaties de hele verloningsstructuur hiervan afhangt. Hieronder volgen een aantal ...