Mijn medewerker wil de lease auto zakelijk gaan rijden, wat moet ik aanpassen?

Mijn medewerker wil de lease auto alleen zakelijk gaan rijden, wat moet ik aanpassen?

Wanneer een medewerker de lease auto puur zakelijk wilt gaan rijden, dan moet hier het een en ander voor geregeld worden. De medewerker mag dan namelijk niet meer dan 500 kilometers privé maken per jaar. Woon-werkkilometers vallen onder zakelijke kilometers. In dit geval hoef je als werkgever geen bijtelling voor privégebruik bij het loon van de medewerker op te tellen. Belangrijk is dat de volgende twee acties voor de juiste administratie worden geregeld:
  1. Er moet een Verklaring geen privé gebruik aangevraagd worden bij de Belastingdienst, (deze vind je hier); De werknemer moet dit zelf aanvragen. 
  2. Vanaf het moment dat de lease auto zakelijk gereden wordt, moet er een sluitende kilometerregistratie worden bijgehouden.
Gaat een medewerker de lease auto inderdaad zakelijk rijden. Pas dan ook het volgende aan in Humanwave:
Houdt met de verklaring geen privégebruik rekening met de volgende punten. 

Auto het gehele jaar in bezit:
  1. U mag maximaal 500 privékilometers per kalenderjaar rijden om in aanmerking te komen voor de verklaring.
  2. Overschrijdt u deze 500 kilometer, dan moet u de verklaring intrekken en vindt er een bijtelling plaats voor het gehele jaar.
Auto gedurende een deel van het jaar in bezit:
  1. Het toegestane aantal privékilometers wordt naar rato berekend. Bijvoorbeeld, bij 6 maanden gebruik mag u maximaal 250 privékilometers rijden (6/12 x 500).
  2. Bij overschrijding van dit aantal moet de verklaring direct worden ingetrokken.
Wisselen van auto binnen hetzelfde jaar:
  1. Het totaal aantal privékilometers met beide auto's samen mag niet meer dan 500 bedragen.
  2. Bij overschrijding moet de verklaring worden ingetrokken en vindt er een bijtelling plaats voor beide auto's over de betreffende periode.
Meerdere auto's gelijktijdig ter beschikking:
  1. De 500-kilometergrens geldt per auto.
  2. Voor elke auto waarmee u meer dan 500 privékilometers rijdt, geldt een bijtelling.
Verandering van werkgever binnen hetzelfde jaar:
  1. Privékilometers gereden bij de vorige werkgever tellen niet mee bij de nieuwe werkgever.
  2. Bij de nieuwe werkgever mag u opnieuw maximaal 500 privékilometers rijden zonder bijtelling.
Als een werknemer besluit geen privékilometers meer te rijden met de auto van de zaak, mag de bijtelling voor privégebruik vanaf de eerstvolgende te verlonen maand worden stopgezet. Ontvang je de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ in februari en moet je februari nog verlonen? Dan kan de bijtelling met ingang van 1 februari van de loonstrook worden gehaald.

Deze verklaring geldt voor het hele kalenderjaar. Dit betekent dat de werknemer over de volledige periode, inclusief januari, een sluitende rittenregistratie moet bijhouden. De bijtelling die in januari al is toegepast, hoeft echter niet met terugwerkende kracht te worden gecorrigeerd.


Bijvoorbeeld: Een medewerker overhandigd in februari pas de verklaring geen privé gebruik van de auto.

Stap 1
Indien de lease auto al is toegewezen aan de medewerker, beëindig het bedrijfsmiddel op de dag voordat de verklaring privé gebruik ingaat. Is de auto nog niet toegewezen, dan kun je deze stap overslaan en direct naar stap 2 gaan. 
  1. Ga naar het overzicht van de bedrijfsmiddelen op organisatie, en klik door naar Bedrijfsauto. 
  2. Klik op 'meer' achter het bedrijfsmiddel. 
  3. Hier staat de toewijzing aan de medewerker. 
  4. Vul de einddatum in, in het geval van het voorbeeld: 31 januari.
  5. Kies Bewaar, om deze op te slaan. 


Stap 2
Blijf in het scherm "bedrijfsmiddelen" op organisatieniveau. 
  1. Klik op het plusteken om het bedrijfsmiddel opnieuw toe te wijzen aan de medewerker. 
  2. Geef de naam van de medewerker in. 
  3. Geef bij toekenningsdatum de ingangsdatum in per wanneer de medewerker de auto zakelijk gereden wordt. 
  4. Geef bij "Geen bijtelling" aan aan dat de Werknemer een verklaring geen privé gebruik heeft. 
  5. Kies voor bewaar. 


Vanaf 1 februari zal er geen bijtelling meer worden opgeteld op het salaris van de medewerker. 
Wordt de verklaring privé gebruik ingetrokken? Dan zal het bedrijfsmiddel ook opnieuw gekoppeld moeten worden, waarbij de reden Geen bijtelling leeg blijft.