Stappenplan voor een foutloze verloning

Stappenplan voor een foutloze verloning

In deze helpfile vind je de stappen die je dient uit te voeren voor de verloning. Hierbij gaan wij alleen in op eenmalige mutaties en het proces zelf. Het aanpassen van overige arbeidsvoorwaarden wordt in andere helpfiles behandeld. 

Het salarisproces is gebasseerd op ons IMCAV-model voor een foutloze verloning. 
  1. Inventariseren - alle HR processen afhandelen;
  2. Muteren - Mutaties uit HR doorzetten;
  3. Controleren - Concepten;
  4. Afhandelen - Loonstroken definitief maken en uitbetalen;
  5. Verantwoorden - naar belastingdienst, financiële boekhouding en evt. andere partijen



Stap 1: Inventariseren - alle HR processen afhandelen;
Met de inventarisatie wordt bedoeld of alle gegevens die nodig zijn voor de verloning van deze maand inzichtelijk zijn.
  1. Heb ik alle gegevens compleet?
  2. Zijn er nieuwe medewerkers in dienst gekomen?
  3. Gaan er mensen uit dienst?
  4. Zijn er medewerkers die een aanpassing in hun salaris hebben?
  5. Zijn alle uren ingevuld en goedgekeurd?
  6. Zijn alle declaraties beoordeeld?
  7. Moeten er nog bonussen worden uitbetaald of boetes worden ingehouden?
Alle veranderingen van deze maand moeten in beeld worden gebracht voordat er correct verloond kan worden. 
Onder "Nog te doen" kun je snel controleren of er nog verzoeken openstaan. Ook in het kopje "Contracten" kun je snel controleren of er nieuwe of vertrekkende medewerkers zijn deze maand. Doorloop alle kopjes in "Nog te doen" dan ben je er zeker van dat je niets vergeet. 

Stap 2: Muteren - Mutaties uit HR doorzetten
Wanneer "Nog te doen" leeg is, navigeer dan naar "Salaris" in het linkermenu. Het scherm opent in de knop 'Nog te doen'. Hier staan alle mutaties klaar voor de eerst volgende verloning. Selecteer deze en kies voor 'Geselecteerde items afhandelen'. 
  1. Je krijgt hier de keuze tussen 'Betaal rechtstreeks op bankrekening' of 'Betalen via salaris';
  2. Kies voor 'Betalen via salaris'; en dan zullen alle mutaties klaargezet worden op de loonstrook van de geselecteerde periode. 
Onder de kop "Mutaties" kun je nieuwe mutaties toevoegen, wijzigen of verwijderen.
  1. Hoe voeg ik een salarismutatie toe?
  2. Hoe wijzig of verwijder ik een salarismutatie?
Zijn alle mutaties doorgevoerd? Dan kan je beginnen met controleren.

Stap 3: Controleren - Concepten;
Navigeer naar het volgende scherm in het menu "Loonstroken". Allereerst zul je dus conceptstroken maken. 
  1. Hoe maak ik conceptstroken voor ter controle voor de maandelijkse verloning? 
Een tweede controle die wij je van harte aanraden is middels het rapport: "Vergelijk salarisperioden". 
In dit rapport krijg je alle verschillen (in het rood) te zien ten opzichte van de vorige periode. 
Controleer of alle mutaties die je geïnventariseerd had op de loonstroken staan.

Stap 4: Afhandelen - Loonstroken definitief maken en uitbetalen
Wanneer alle stroken zijn gecontroleerd en alles is compleet kun je de loonstroken definitief maken: 
  1. Hoe genereer ik definitieve loonstroken?
  2. Kan ik verlonen met terugwerkende kracht?
Nadat de definitieve loonstroken gegenereerd zijn, wordt de periode gesloten in Humanwave. Dit betekent dat er geen wijzigingen meer doorgevoerd kunnen worden. De reden hiervan is om inconsistentie in de salarisadministratie te voorkomen. 
De definitieve loonstroken worden direct bij de medewerker in de Documenten geüpload, hier hoef je geen extra handelingen voor te doen.

Je kunt nu het betaalbestand voor de medewerkers aanmaken, en deze daarna uploaden in jullie online bankomgeving:
  1. Hoe maak ik een betaling van de loonstroken aan?
Controleer het totaalbedrag van het betaalbestand met het totaal bedrag van de netto lonen op de loonjournaalpost. Deze moet overeenkomen, tenzij er sprake is van een voorschot. 

Stap 5: Verantwoorden - Naar de belastingdienst, financiële administratie en evt. andere partijen

Belastingdienst: de loonaangifte 
Ter verantwoording naar de belastingdienst, verstuur je maandelijks de loonaangifte. Deze moet uiterlijk op de laatste dag van de opvolgende maand betaald zijn. Controleer altijd of de loonaangifte klopt.
  1. Hoe maak ik een loonaangifte aan?
  2. Hoe controleer ik de loonaangifte?
  3. Hoe verstuur ik de loonaangifte?
Financiële administratie: journaalposten
Het resultaat van de salarisadministratie moet doorgezet worden naar de boekhouding. De journaalposten kunnen geëxporteerd worden naar PDF of Excel. Via de import/export functionaliteit, kun je de journaalposten exporteren als xml zodat je deze kunt importeren in Exact of Twinfield. 

Wil je de journaalposten in een keer doorzetten naar Exact? Wij ondersteunen ook een API koppeling. Voor de mogelijkheden hiervoor, kan je contact opnemen met ons via support@humanwave.nl.

Eventuele andere partijen
Denk aan verantwoording naar het UWV en pensioenfondsen. 

De maandelijkse verloning is afgerond! Jouw medewerkers zijn weer tevreden en jij hebt alles netjes op orde en verantwoordt naar de juiste partijen. 

    • Related Articles

    • Salaris: Acties voor verloning in corona tijden

      Door het coronavirus en de maatregelen vanuit de overheid zijn er bedrijven die te maken krijgen met minder omzet en/of onvoldoende cashflow. Hierdoor zullen zaken anders aangepakt moeten worden in de bedrijfsvoering.  Is dit bij jullie ook aan de ...
    • Hoe maak ik conceptstroken ter controle voor de maandelijkse verloning?

      Wanneer je gebruik maakt van Humanwave Salaris, en zelf loonstroken aan moet maken voor de verloning, is het belangrijk dat er eerst concept loonstroken gemaakt worden zodat deze gecontroleerd kunnen worden. Een goede controle is belangrijk, want je ...
    • Hoe meld ik mijzelf of een andere medewerker ziek via de web-app?

      Je kan vanuit je dashboard 24/7 online een ziekmelding doorgeven. De ziekmelding wordt automatisch verstuurd naar degene die deze moet bevestigen.  Hoe meld ik mijzelf ziek? Stap 1 Ga naar je dashboard in Humanwave door op 'Start' te klikken. Stap 2 ...
    • De medewerker komt in dienst nadat de verloning voor de maand al is gedaan

      Wanneer een medewerker begint nadat er al is verloond voor de huidige maand, dan wordt deze medewerker niet automatisch met terugwerkende kracht verloond voor deze maand. De medewerker heeft uiteraard wel recht op een salaris vanaf de ...
    • Het IMCAV model voor Humanwave plus

      Humanwave heeft een model ontwikkeld waarin zowel tekstueel als schematisch wordt weergegeven wat de stappen zijn voor een juiste verloning. In deze helpfile worden de stappen van dit model uitgelegd voor gebruikers van Humanwave Plus. Jullie ...