Wanneer medewerkers gedurende het jaar te weinig vakantiedagen opnemen, ontstaan hoge verlofsaldi.
Dit kost geld en geeft risico’s.
In deze helpfile lees je wat je volgens de wet moet, mag en niet mag doen.
1. Stuur op tijd een verplichte herinnering
Je bent wettelijk verplicht medewerkers tijdig (ons advies: in ieder geval 2 maanden voor 1 juli) en aantoonbaar te informeren over hun wettelijke vakantiedagen en de vervaldatum.
Wettelijke vakantiedagen vervallen op 1 juli van het nieuwe jaar.
Ze vervallen alleen als jij:
– de medewerker tijdig hebt geïnformeerd
– kunt bewijzen dat de medewerker de herinnering heeft ontvangen
– de medewerker redelijkerwijs de mogelijkheid had om vakantie op te nemen.
Heb je geen geldig bewijs van jouw herinnering?
Dan vervallen wettelijke dagen niet en blijven ze vijf jaar geldig.
2. Wanneer is een herinnering wel of niet geldig?
Een herinnering is alleen geldig als je de ontvangst kunt aantonen.
Wel geldig: een e-mail met leesbevestiging, een bericht via Humanwave met registratie (digitale goedkeuring) of een ondertekend overzicht van het saldo en de vervaldatum.
Niet geldig: een bericht op intranet, een algemene nieuwsbrief, een flyer of poster of een mondelinge reminder.
Leg altijd vast wat je hebt verstuurd, wanneer en dat de medewerker het heeft gezien.
3. Controleer je cao en afspraken
In de cao, het arbeidscontract of het bedrijfsreglement kunnen afspraken staan over:
– het opnemen van vakantiedagen
– afwijkende verval- of verjaringstermijnen
– ATV/ADV
– verplichte vrije dagen of verplichte sluitingsdagen
Deze afspraken gelden alleen als ze vooraf schriftelijk zijn vastgelegd.
Controleer dus altijd eerst wat er binnen jouw organisatie geldt.
4. ATV/ADV-dagen
ATV- of ADV-dagen mag je alleen verplicht laten opnemen als dit vooraf schriftelijk is afgesproken in de cao, het contract, de bedrijfsregeling of in individuele afspraken.
Je mag ATV/ADV dus niet zomaar verplicht laten opnemen.
Als het vooraf is afgesproken, bijvoorbeeld de dag na Hemelvaart of de periode tussen Kerst en oudjaar, dan kan dit wel.
5. Ga in gesprek met de medewerker
Leg uit waarom een hoog verlofsaldo niet wenselijk is en vraag medewerking.
Bespreek samen hoe en wanneer de medewerker dagen kan opnemen.
Een vakantieaanvraag mag je alleen weigeren bij zwaarwegende bedrijfsbelangen.
Je moet dit binnen twee weken en gemotiveerd laten weten.
Reageer je te laat, dan is de aanvraag automatisch goedgekeurd.
6. Leg alles schriftelijk vast
De vervaltermijn van wettelijke dagen hangt af van jouw informatieplicht.
Daarom moet je:
– herinneringen schriftelijk vastleggen
– inzichtelijk hebben welke dagen zijn opgenomen
– afspraken en verzoeken opslaan in het personeelsdossier.
Dit is cruciaal als later discussie ontstaat over verval of uitbetaling van verlof.
7. Goed om te weten: wettelijke regels in het kort
Wettelijke opbouw: een medewerker heeft recht op minimaal vier keer de wekelijkse arbeidsduur aan wettelijke vakantiedagen per jaar.
Bovenwettelijke dagen: alle extra toegekende dagen zijn bovenwettelijke vakantiedagen. Val je onder een cao, controleer dan welke afspraken gelden over extra dagen.
Opnemen van vakantie: je mag een medewerker in principe niet verplichten vakantiedagen op te nemen, tenzij dit expliciet in de cao of het contract is afgesproken.
Verval en verjaring
Wettelijke vakantiedagen vervallen een half jaar na het opbouwjaar, dus op 1 juli van het nieuwe jaar.
De werkgever moet kunnen aantonen dat de werknemer voldoende mogelijkheid heeft gehad om de dagen op te nemen.
Wettelijke dagen vervallen alleen als de medewerker redelijkerwijs de mogelijkheid had om vakantie op te nemen en als er tijdig melding gedaan is bij de medewerker.
Als dat niet zo is, vervallen wettelijke dagen niet en blijven ze tot vijf jaar geldig.
Bij langdurige ziekte vervallen wettelijke dagen niet door het halfjaar, maar verjaren ze pas na vijf jaar.
Bovenwettelijke dagen verjaren na vijf jaar, tenzij de cao of het contract anders bepaalt.
Annulering van vakantie: als geplande vakantie wordt geannuleerd, ben je niet verplicht om de dagen terug te geven.
Je mag ze laten staan, mits dit redelijk is in de situatie.
Uitbetalen van vakantiedagen: wettelijke vakantiedagen mag je niet uitbetalen tijdens het dienstverband.
Bovenwettelijke vakantiedagen mag je tussendoor uitbetalen, maar alleen als jij en de medewerker dit vrijwillig en schriftelijk afspreken.
Bij het einde van het dienstverband moet je alle niet-opgenomen vakantiedagen, zowel wettelijk als bovenwettelijk, uitbetalen.
Voorbeeld:
Een fulltime medewerker (40 uur) heeft 24 vakantiedagen per jaar.
20 dagen zijn wettelijk (160 uur).
4 dagen zijn bovenwettelijk.
De medewerker heeft 10 dagen opgenomen.
Er staan dus 14 dagen open.
Bij analyse van de vervaldata blijkt dat 10 wettelijke verlofdagen en 4 bovenwettelijke verlofdagen nog beschikbaar zijn.
Je mag dan alleen de 4 bovenwettelijke dagen tussentijds uitbetalen als de medewerker hiermee instemt en jullie dit schriftelijk vastleggen.
Bronnen: Rijksoverheid en Burgerlijk Wetboek.
Checklist – te hoog verlofsaldo
Gebruik deze checklist voor een zorgvuldige verlofadministratie
1. Informatie en herinnering
[ ] Heb ik per medewerker het openstaande saldo (wettelijk en bovenwettelijk) duidelijk in beeld?
[ ] Heb ik vóór 1 juli een herinnering gestuurd over de wettelijke vakantiedagen?
[ ] Kan ik aantonen dat de medewerker de herinnering heeft ontvangen (leesbevestiging, HR-systeem, ondertekening)?
2. Regels in mijn organisatie
[ ] Heb ik de cao gecontroleerd op regels over vakantie en ATV/ADV?
[ ] Heb ik contracten en het personeelsreglement gecontroleerd op verplichte vrije dagen en afwijkende termijnen?
3. ATV/ADV
[ ] Is schriftelijk vastgelegd wanneer ATV/ADV verplicht moet worden opgenomen?
[ ] Dwing ik geen ATV/ADV af als daar geen schriftelijke afspraak over is?
4. Gesprek met medewerker
[ ] Heb ik met medewerkers met een hoog saldo het gesprek gevoerd?
[ ] Zijn er concrete afspraken gemaakt over het opnemen van dagen?
[ ] Heb ik vakantieaanvragen binnen twee weken beoordeeld en vastgelegd?
5. Vastleggen en dossier
[ ] Bewaar ik herinneringen, ontvangstbewijzen en afspraken in het personeelsdossier - documenten bij de medewerker -?
[ ] Heb ik een overzicht van saldo, opgenomen dagen en vervaldata? Zie je jaarplanning bij de medewerkers.
6. Uitbetalen
[ ] Weet ik welke dagen wettelijk zijn en welke bovenwettelijk? Humanwave heeft hiervoor de rapporten wettelijk en bovenwettelijk verlof beschikbaar
[ ] Betaal ik alleen bovenwettelijke dagen uit tijdens dienstverband en altijd met schriftelijke instemming?
[ ] Betaal ik bij uitdiensttreding alle resterende dagen (wettelijk en bovenwettelijk) uit?