Waarom een digitaal mutatie formulier? - Humanwave

Waarom een digitaal mutatieformulier?

Het voordeel van Excel is dat je geheel flexibel je gegevens kunt aanleveren.
Het nadeel is dat er een aantal dingen mis kunnen gaan in een proces wat geleid wordt door Excel en mail, namelijk:
  • Je wordt niet geattendeerd op mutaties die je vooraf al kunt controleren. Hierbij kan je denken aan: 
    • Zijn alle gegevens voor een nieuwe medewerker ingevoerd?
      Denk aan het BSN, het adres, de geboortedatum, gegevens die nodig zijn om tot een juiste (afhandeling van de) verloning te komen
    • Zijn contracten verlengt?
    • Welke medewerkers gaan uit dienst en wanneer moet de afrekening plaatsvinden?
  • Je kan een verkeerde versie of een niet bewaard document opsturen waardoor er miscommunicatie ontstaat.
  • Het is moeilijk te achterhalen wanneer er en welke mutaties zijn doorgegeven.
Wat is de eerste stap die wij maken?
Als eerste stap maken wij het mogelijk om digitaal je mutatieformulier in te voeren:
  • Digitaal worden de eerste checks uitgevoerd:
    • Zijn nieuwe medewerkers compleet ingevoerd?
    • Van welke medewerkers loopt het contract deze maand af?
    • Van welke medewerkers is het contract deze maand verlengd?
  • Tevens kun je ons via notities attenderen op eventuele aandachtspunten.
    • Zijn alle declaraties goedgekeurd en om hoeveel kosten gaat dit?
    • Staat alles rond uren klaar, zijn de flexibele uren afgehandeld, of staat er nog een open verlofmelding?
    • Welke mutaties zijn al ingevoerd en om welke bedragen gaat dit?
  • Je kan zelf aanvullende mutaties toevoegen.
Deze mutaties kunnen wij daarna handmatig verwerken.
  • Je krijgt een samenvatting van de aangeleverde gegevens en kan de betaaldatum invoeren zodat je gelijk ziet of deze in het weekend of op een feestdag valt. 
  • Je kunt een algemene notitie toevoegen, welke voor alle medewerkers gelden.