Wat doen wanneer de werknemers nog te veel vakantiedagen hebben staan aan het einde van het jaar?

Wat doen wanneer de werknemers nog te veel vakantiedagen hebben staan aan het einde van het jaar?

Het beheren van verlof kan een hele grote uitdaging zijn voor organisaties, omdat dit veel opgehoopte verlofdagen kan betekenen aan het einde van het jaar, die op een bepaald moment moeten worden opgenomen. Denk aan de vervaldata van de verlofdagen.


Het heeft ook financiële implicaties, omdat sommige organisaties werknemers toestaan om een deel van hun verlofuren uit te betalen bij vertrek of pensionering. En niet opgenomen verlof dient als een voorziening te worden opgenomen op de balans. Het effectief beheren van verlof vereist vaak een goed ontworpen verlofbeleid en strategieën om ervoor te zorgen dat medewerkers regelmatig tijd voor zichzelf nemen. Mocht je aan het jaar zien dat er toch nog veel hoge verlofsaldi open staan? Ga dan als volgt tewerk.


Controleer het verlof in de organisatie
De eerste stap die je kunt zetten is om te controleren of de verlofopbouw en opname in 2023 goed is gegaan. Maak hierbij gebruik van een aantal rapporten in Humanwave die je hierbij kunnen ondersteunen. Ook kun je op organisatieniveau via 'Verlof' een goed inzicht krijgen van het verlof binnen jouw organisatie. 


Het rapport ‘Verlof’
Het rapport ‘Verlof’ in de sectie Financieel laat je over de geselecteerde periode perfect de verlofopbouw per medewerker zien, alsook de financiële impact en het opgenomen verlof. Het perfecte alles-in-één verlof rapport! Want in de laatste kolom van het rapport vind je de financiële waarde van de openstaande verlofuren van iedere medewerker. Deze worden berekend door de huidige openstaande verlofuren te vermenigvuldigen met het uurloon van de medewerker. Dit rapport is een echte aanrader.

Let op, het vakantiegeld is hierin niet verwerkt. Je kunt dit rapport ook gebruiken voor de accountant wanneer er gevraagd wordt naar een specificatie reservering van de vakantiedagen.


Het rapport ‘Verlofsaldi’

Het rapport ‘Verlofsaldi’ in de sectie Management geeft je inzicht in de openstaande verlofsaldi binnen de organisatie. Gebruik dit rapport gedurende het jaar om in te zien wie er nog een hoog beschikbaar saldo open hebben staan om hier eventueel op bij te sturen. Daarnaast toont dit rapport ook een diagram van het percentage opgenomen vs niet-opgenomen verlof binnen de organisatie. Als het opgenomen verlof percentage tegen het einde van het jaar dicht bij 100% zit, weet je dat de verlofopname goed is verlopen.


Het rapport ‘Wettelijk en bovenwettelijk verlof per medewerker’

Gebruik het rapport ‘Wettelijk en bovenwettelijk verlof per medewerker’, in de sectie Verlof en verzuim, om binnen de verlofopbouw van de medewerkers te zien welke soorten verlofuren nog open staan. Hebben veel medewerkers nog openstaande wettelijke verlofuren uit 2023 en mag dit meegenomen worden naar het volgende jaar? Dan zal dit in het eerste half jaar van 2024 voor meer verlofopname kunnen zorgen. Dit omdat de vervaltermijn van de wettelijke verlofuren van 2023 verstrijkt op 30-06-2023. Let bij het draaien van dit rapport op dat je de optie ‘Alleen medewerkers met verlopen verlof tonen’ uitvinkt, zodat alle medewerkers naar voren komen. 


Maak afspraken met de medewerkers

Je kunt de controle zelf uitvoeren of de werknemers hierin betrekken en vragen of ze samen met jou het verlof willen controleren. Wanneer je gedurende het jaar het verlof netjes hebt verwerkt en gecontroleerd in Humanwave dan zul je niet voor verrassingen komen te staan. Na de controle ga je inventariseren bij welke medewerkers er te veel verlof openstaat. Wanneer je duidelijk hebt bij welke mensen er nog te veel verlofdagen staan, adviseren wij je in gesprek te gaan over wanneer de dagen worden opgenomen of worden uitbetaald (alleen de bovenwettelijke dagen). 


    • Related Articles

    • Het belang van een goed personeelsdossier

      Een goed en actueel personeelsdossier (dossiervorming) is belangrijk én verplicht. In de praktijk wordt er vaak enthousiast begonnen, maar wordt het up-to-date houden van het dossier nog al eens vergeten.  Leer jezelf aan (of delegeer dit) om bij ...

    • Wat is te vinden in het profiel van de medewerker?

      In het profiel van de medewerker wordt weergegeven wat de medewerker doet, wie de persoon is en welke aanpassingen en aanvragen er de afgelopen tijd voor de medewerker gedaan zijn. Het profiel is in vier tabbladen onderverdeeld, die elk zijn eigen ...

    • De meest gestelde vragen in het begin van het nieuwe jaar

      Wij willen je graag helpen om de jaarovergang van 2023 naar 2024 zo soepel mogelijk te laten verlopen bij jouw organisatie. Daarom hebben wij de meest gestelde vragen rond de jaarovergang over verschillende onderwerpen voor je verzameld en in één ...

    • 10 veel voorkomende HR en Salaris situaties

      In de bijlage vind je een overzicht van 10 situaties welke veel voorkomen in de HR en salarisadministratie. In het document worden de volgende situaties besproken: De medewerker krijgt een verlenging van zijn contract - zie ook deze helpfile voor ...

    • Wettelijke verlofdagen van vorig jaar laten vervallen

      Een medewerker heeft recht op een minimaal aantal verlofdagen. Er is wettelijk vastgelegd dat dit minimaal 4 keer het aantal werkuren in een week is. Bij een werkweek van 40 uur komt dit uit op 160 uur wettelijk verlof. Alle extra uren die de ...