Wat doen wanneer de werknemers nog te veel vakantiedagen hebben staan aan het einde van het jaar?

Het beheren van verlof kan een hele grote uitdaging zijn voor organisaties.
Veel openstaande vakantiedagen bij je medewerkers hebben twee gevolgen :

1. De werkdruk wordt hoger aan het einde van het jaar omdat het verlof toch moet worden opgenomen en het werk door gaat.
   
2. Het heeft ook financiële gevolgen, het openstaande verlofsaldo wordt als schuld opgenomen in de boekhouding.
   

Het verlofsaldo kun goed managen als je je aan de volgende regels houdt:

1. Eens per maand te controleren wat de openstaande saldi zijn,
   
2. Deadlines te stellen wanneer alle verlof moet zijn ingediend.
   Denkt hierbij aan: De zomervakantie moet voor 1 april zijn aangevraagd of alle langere vakanties moeten voor 1 juli zijn ingediend. 
3. Maak goede afspraken over het opnemen van verlof na overwerk.
   Denkt hierbij aan: Het verlof moet binnen 2 weken na het overwerk worden opgenomen.
4. Maak goede afspraken over perioden wanneer wel en geen verlof mag worden opgenomen.
   Als het rustig is wil je dat er maximaal verlof wordt opgenomen.
5. Wijs dagen aan die verplicht vrij genomen moeten worden.
   Denkt hierbij aan de dag na Hemelvaart. Let wel op als je dagen hiervoor aanwijst moeten deze schriftelijk zijn vastgelegd in de CAO of binnen de organisatie.
6. Medewerkers die dan alsnog geen verlof opnemen individueel benaderen. Ga in gesprek waarbij de vraag stelt "Waarom het verlof niet wordt opgenomen" en eventueel afspraken maakt over het uitbetalen van verlof (dit mag alleen de bovenwettelijke dagen). 
   
7. Mocht de medewerker alsnog geen verlof opnemen, wijs deze erop dat het verlof kan komen te vervallen en dat deze het recht op verlof dan kwijt is. Dit moet je wel op tijd doen, zodat de medewerker de uren nog kan opnemen.

Met bovenstaande werkwijze heb je meer grip op zowel je verlofsaldo als je planning (je hebt beter inzicht wanneer iedereen met verlof is).

Hoe manage je het verlofsaldo binnen Humanwave?

Het rapport ‘Verlofsaldi’

Het rapport ‘Verlofsaldi’ in de sectie Management geeft je inzicht in de openstaande verlofsaldi binnen de organisatie.

Kijk naar dit rapport een keer per maand om in te zien wie er nog een hoog beschikbaar saldo open hebben staan om hier eventueel op bij te sturen.

Daarnaast toont dit rapport ook een diagram van het percentage opgenomen vs niet-opgenomen verlof binnen de organisatie.

Als het opgenomen verlof percentage tegen het einde van het jaar dicht bij 100% zit, weet je dat de verlofopname goed is verlopen.

Heb je dan toch medewerkers die nog een groot openstaand verlofsaldo hebben?

Het rapport ‘Wettelijk en bovenwettelijk verlof per medewerker’

Gebruik dan het rapport ‘Wettelijk en bovenwettelijk verlof per medewerker’, in de sectie Verlof en verzuim, om binnen de verlofopbouw van de medewerkers te zien welke soorten verlofuren nog open staan.

Hebben veel medewerkers nog openstaande wettelijke verlofuren uit 2025? Dan weet je al dat in het eerste half jaar van 2026 veel verlof zal worden opgenomen, omdat de vervaltermijn van de wettelijke verlofuren van 2025 verstrijkt op 30-06-2026.

Let bij het draaien van dit rapport op dat je de optie ‘Alleen medewerkers met verlopen verlof tonen’ uitgevinkt staat, zodat alle medewerkers naar voren komen. 

Het rapport ‘Financieel-Verlof’

Aan het eind van het jaar wil je de financiële gevolgen van het openstaande saldo.
Let op: zorg eerst dat alle openstaande verlof aanvragen van het betreffende jaar beoordeeld zijn, anders heb je nog steeds geen volledig inzicht en veranderen de cijfers. 
Met het rapport ‘Verlof’ in de sectie Financieel laat je over de geselecteerde periode perfect de verlofopbouw per medewerker zien, alsook de financiële impact en het opgenomen verlof.

Het perfecte alles-in-één verlof rapport!

Want in de laatste kolom van het rapport vind je de financiële waarde van de openstaande verlofuren van iedere medewerker.

Deze worden berekend door de huidige openstaande verlofuren te vermenigvuldigen met het huidige uurloon van de medewerker. Dit rapport is een echte aanrader.

Let op, het vakantiegeld is hierin niet verwerkt.

Je kunt dit rapport ook gebruiken voor de accountant of boekhouder wanneer deze vraagt naar de financiële kosten van de vakantiedagen.

Het totaal in de kolom bedrag is het bedrag wat je doorgeeft aan je accountant of boekhouder.

• Related Articles

• Optimaal inzicht in openstaande zaken via 'Nog te doen'

  Via "Nog te doen" heb je altijd inzicht in alle openstaande zaken in jouw organisatie. Hieronder bespreken we een voor een de kopjes en hoe je hier optimaal inzicht houdt in openstaande zaken en deze naar wens kunt afhandelen. Verzoeken Hier vind je ...

• Antwoorden op jouw vragen in januari 2026

  Antwoorden op jouw vragen in januari 2026 Vooraf Een jaarovergang doe je maar één keer per jaar, maar maak je geen zorgen – wij staan voor je klaar! Om je optimaal te ondersteunen, hebben we de meest gestelde vragen over verschillende onderwerpen ...

• Het belang van een goed personeelsdossier

  Een goed en actueel personeelsdossier (dossiervorming) is belangrijk én verplicht. In de praktijk wordt er vaak enthousiast begonnen, maar wordt het up-to-date houden van het dossier nog al eens vergeten. Leer jezelf aan (of delegeer dit) om bij ...

• Wat is te vinden in het profiel van de medewerker?

  In het profiel van de medewerker wordt weergegeven wat de medewerker doet, wie hij is en welke aanpassingen en aanvragen er de afgelopen tijd voor de medewerker gedaan zijn. Het profiel is in vier tabbladen onderverdeeld, die elk zijn eigen gegevens ...

• Maak het verlofjaar gereed voor het nieuwe jaar

  In de meeste organisaties zijn er afspraken over hoe er wordt omgegaan met verlofsaldi aan het einde van het jaar. Humanwave ondersteunt de volgende vier scenario's die wij vervolgens zullen uitwerken: Het verlofsaldo wordt 1:1 meegenomen naar het ...