Werkkostenregeling - Humanwave

Werkkostenregeling (WKR)

Wij horen regelmatig van ondernemers vragen hoe het ook al weer zit met de kosten en de werkkostenregeling. Wij informeren je hier graag over. 
De Belastingdienst onderscheidt de onderstaande categorieën:
  1. Gerichte vrijstellingen
    Vergoedingen die nodig zijn om de functie uit te oefen, hier kan een maximum bedrag opzitten.
  1. Intermediaire kosten
    Kosten die de werknemer voorschiet voor de werkgever zoals een etentje met klant of boodschappen.
  1. Nihil waarderingen
    Vergoedingen in natura zoals een telefoon; maar ook andere kosten rond de werkvloer, zoals koffie of thee. 
  1. Overige kosten = Loon
    Vergoedingen die in de vrije ruimte vallen of bruto vergoed moeten worden.
Dit is erg abstract en daarom hebben wij een lijst met veel voorkomende vergoedingen en verstrekkingen, ingedeeld in 4 categorieën in begrijpelijke taal. Binnen deze categorieën zijn de meest voorkomende vergoedingen en cases opgenomen. Mocht je een vergoeding missen dan kan je altijd via help@humanwave.nl een vraag stellen.
 
1. Onbelast
  1. Consumpties (geen eten) tijdens werktijd zoals thee, koffie, soep, koekjes en gebak.
  2. Maaltijden bij overwerk of koopavonden.
  3. Reizen met een eigen auto, motor, (brom)fiets of openbaar vervoer, zakelijk en woon/werkverkeer max. € 0,19 per km. Het bedrag boven de 19 cent dient belast te worden.
  4. Abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer (als er een bon is).
  5. 20% korting op de aankoop van producten van het eigen bedrijf met een maximum van 500 euro op jaarbasis.
  6. Gereedschap, computer, laptop, tablet en mobiele telefoons, hiervoor gaat het noodzakelijkheidscriterium gelden. Indien je kan aantonen dat een medewerker deze voor zijn werk nodig heeft dan mag je deze vrij verstrekken.
  7. Cadeaus voor geboorte van kind of een bloemetje bij ziekte, een afscheidscadeau. (Let op: het mag geen waardebon of geld zijn) tot maximaal 25 euro.
  8. Opleidingen en cursussen en diploma’s voor vervullen van dienstbetrekking of voor omscholing (factuur is nodig).
  9. Eten en drinken bij een dienstreis.
  10. Hotelkosten bij een dienstreis.
  11. Eten en drinken met klanten.
  12. Voorschieten cadeau voor een klant.
  13. Verhuiskosten (tot 7750,00 euro bruto).
  14. Inschrijving beroepsregister.
  15. Voorgeschoten bedragen voor bijvoorbeeld kantoorartikelen.
  16. Netto vergoeding bij 25-jarig (50% maand salaris) of 40-jarig (100% maandsalaris) ambtsjubileum.
  17. Inschrijving beroepsregister.
  18. Vakliteratuur (indien geen dagblad).
  19. Vergoeding kosten Verklaring omtrent goed gedrag (VOG).
  20. Thuiswerkvergoeding tot 2 euro per dag.
2. Afhankelijk van de situatie
  1. Bedrijfsborrel, indien in je eigen pand dan valt deze niet in de vrije ruimte en heb je geen bijtelling, indien buiten je eigen pand, dan wel.
  2. Bedrijfsetentje, indien in je eigen pand dan valt deze niet in de vrije ruimte en heb je geen bijtelling, indien buiten je eigen pand, dan wel.
  3. Bedrijfsuitje met zakelijk karakter (Studiedag) buiten je eigen pand is onbelast voor het zakelijke gedeelte.
  4. Bedrijfsfeest, indien in je eigen pand dan valt deze niet in de vrije ruimte en heb je geen bijtelling, indien buiten je eigen pand, dan wel.
  5. Vakliteratuur (dagbladen) indien op kantoor bezorgd mag deze vrij verstrekt worden, indien thuis, dan is het belast
  6. Parkeer, tol en veerkosten, wassen van de auto, deze mag je vrij vergoeden als de medewerker een lease auto heeft of een bedrijfsauto gebruikt. Ontvangt de medewerker een kilometervergoeding van 19 cent of hoger dan vallen deze kosten in de vrije ruimte of behoren tot het bruto loon.
  7. Bedrijfskleding die mee naar huis wordt genomen met een logo groter dan 70 cm2 dan mag je deze vrij vergoeden. Is het logo kleiner en blijft de kleding op het werk, dan mag je de kleding vrij vergoeden, anders vallen deze kosten in de vrije ruimte of behoren tot het bruto loon.
  8. OV-jaarkaart of voordeelurenkaart mag je vrij verstrekken als je kan aantonen dat de reiskosten van de medewerker hier volledig door worden gedekt.
  9. Rente voordeel personeelsleningen voor fiets of woning zijn onbelast. Het rentevoordeel voor overige leningen zijn belast.
  10. Bedrijfsfitness, deze is vrij als het kan in het pand van de werkgever, anders is deze belast.
3. Belast
  1. Cadeaus voor kinderen bij Sinterklaas of Kerst.
  2. Kerstpakketten.
  3. Vergoedingen voor thuiswerkplekken.
  4. Vrij verstrekken van kantine maaltijden voor lunch (3,35 euro per maaltijd).
  5. ADSL/internet vergoedingen thuis.
  6. Kilometervergoedingen boven de 19 cent per kilometer (bedrag per kilometer - 19 cent).
  7. Vergoeding aanschaf OV-chipkaart.
  8. Werkgeversbijdrage personeelsvereniging.
  9. Contributie vakverenigingen.
  10. Niet verhaalde verkeersboetes.
  11. Fiets van de zaak.
  12. Mobiele telefoons: Is de medewerker eigenaar van het abonnement, dan zijn de gedeclareerde kosten belast.
  13. Indien een medewerker een telefoon koopt en deze gebruikt voor het werk, dan zijn deze kosten belast.
4. Discussie (hier gaan nog rechtszaken over komen)
  1. Vergoeding gebruik eigen telefoon
    Deze vergoeding is in de huidige werkkostenregeling belast
    Dit is tegen het “Bring your own device” principe (gebruik je eigen telefoon / computer en we geven je hiervoor een netto vergoeding). Het vreemde is dat als de werkgever bijvoorbeeld de telefoon verstrekt dat dit onbelast is, terwijl bij hetzelfde gebruik van een eigen telefoon een vergoeding wel belast wordt. Wij verwachten dat met een goede onderbouwing dit binnen enkele jaren (onder strikte regels) wel weer vrij vergoed mag worden.

  1. Vrijstelling personeelsfeesten
    Kosten voor personeelsfeesten buiten je eigen locatie zijn in de huidige werkkostenregeling belast. De kosten voor organisaties met veel medewerkers met een relatief laag loon kunnen flink in de papieren gaan lopen. Wij verwachten dat hier toch wat rechtszaken over zullen komen en dat er weer een forfaitair bedrag komt. Dit kan echter nog een paar jaar duren.

    • Related Articles

    • Hoe groot is de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR)?

      Jaarlijks wordt de grootte van vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR) bepaald. In de basis wordt de fiscale waarde van de vrije ruimte bepaald als percentage van de totale loonsom voor loonbelasting in één jaar. De vrije ruimte kun je ...
    • De werkkostenregeling (WKR) in het salarisproces

      Ga via Start naar Salaris, en klik door naar de kop: WKR. In dit scherm vind je vier secties rondom de werkkostenregeling (WKR).  Totalen: Dit is een samenvatting van alle gegevens en dient als input voor de loonaangifte. Let op dit zijn de totalen ...
    • Korte uitleg van de werkkostenregeling

      De werkkostenregeling (WKR) heeft betrekking op netto vergoedingen, bedrijfsborrels en -feesten. Van de belastingdienst krijg je een vrije ruimte die je zonder bewijslast mag gebruiken om te geven aan je medewerkers. Kom je echter boven deze vrije ...
    • Verruiming van de werkkostenregeling (WKR) in 2020 & 2021

      Als tijdelijke corona-maatregel heeft kabinet besloten om de vrije ruimte voor heel 2020 te verhogen naar naar 3% tot een loonsom van 400.000 euro. Voorheen was dit 1,7%. Boven de 400.000 euro bleef de vrije ruimte 1,2%. Humanwave rekent de vrije ...
    • Hoef geef ik een overschrijding van de werkkostenregeling op in de loonaangifte?

      Wanneer de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) is overschreden, dan dien je over dat bedrag 80% eindheffing te betalen. Dit dien je uiterlijk in de aangifte van januari van het opvolgende kalender jaar te doen. Let op: in de aangifte geef je ...