Moet ik de reiskosten aanpassen wanneer mijn medewerker meer/minder gaat werken



Wanneer uw medewerker een dag meer of minder gaat werken en u de maandelijkse reiskosten heeft gebaseerd op het aantal werkdagen in de week, dan moet u de reiskostenvergoeding handmatig aanpassen. 


Stel u gebruikt een soortgelijke berekening voor de reiskosten:

aantal werkdagen in een kalender jaar * aantal km per dag * kmvergoeding * (het aantal werkdagen volgens contract / 5 werkdagen) / 12 maanden


In dit geval maakt u in de berekening gebruik van het aantal te werken dagen in de week en de totale werkdagen in de week.

Wanneer het aantal werkdagen in de week wijzigt, zal de formule een andere uitkomst bieden. Dit moet u verwerken in humanwave.


Dit doet u als volgt:


Stap 1

Ga naar de hoofdpagina van uw organisatie en kies voor 'Medewerkers'


Hoofdpagina%20organisatie.jpg

Stap 2

Klik op de naam van de medewerker waarvan u de reiskostenvergoeding wilt wijzigen.


Stap 3

In het profiel van de medewerker klikt u links in de menubalk op 'Arbeidsrelatie'.

arbeidsrelaties..jpg


Stap 4

Onder het tabblad 'Afspraken' vindt u de reiskostenvergoeding. Klik op het potloodje achter de afspraak.

Stap 5

Nadat u op het potlood heeft geklikt heeft u 3 opties:

1. aanpassen vanaf een bepaalde datum

2. huidige aanpassen

3. historische toevoegen


Kies voor 'Aanpassen vanaf een bepaalde datum', om de afspraak in te laten gaan op het moment dat de medewerker meer/ minder dagen gaat werken.


Klik op volgende en vul de startdatum en het nieuwe bedrag in. Klik daarna op 'Bewaar'.




Stap 6

Wanneer u de afspraak heeft bewaard komt deze te staan onder toekomstig (indien de startdatum in de toekomst ligt) samen met de nieuwe salarisafspraak.


De werkdagen geeft u aan in de salarisafspraak, hoe u de salarisafspraak wijzigt leest u in deze helpfile.


Let op

Wanneer u er na de verloning achter komt dat de reiskostenvergoeding niet is aangepast naar het nieuwe bedrag, dan dient u een correctie te maken in de volgende maand. In dit voorbeeld ontving de medewerker een reiskostenvergoeding van 118.59 euro en na de wijziging in aantal dagen in de week wordt dit 71.16 euro. De wijziging moet ingaan op 1 juli. Wanneer u in juli gewoon nog 118.59 heeft betaald dan heeft de medewerker 47.43 te veel ontvangen (118.59- 71.16) . Dit verschil kunt u verhalen op het loon in augustus. U voegt hiervoor een eenmalig negatief bedrag toe aan de arbeidsrelatie met datum 1 augustus:


Denk eraan om alsnog de wijziging voor de maandelijkse reiskostenvergoeding toe te voegen in de arbeidsrelatie. Doorloop stap 4 en 5 van deze helpfile en kies er nu voor om de nieuwe afspraak in te laten gaan op 1 augustus 2018.


Het kan natuurlijk ook zijn dat uw medewerker wel 5 dagen blijft werken, maar 2 dagen werkt vanuit huis. In dit geval hoeft u alleen de reiskostenvergoeding aan te passen.