Waarom een digitaal mutatie formulier?


In het verleden werkten wij met een Excel sheet waarin u uw maandelijkse mutaties voor de salarisverwerking kwijt kon. Wij gaan over op een digitaal formulier binnen humanwave, waarbij u het gehele verloningsproces van begin tot einde kunt volgen en terugvinden in één systeem. Hierdoor krijgt u meer inzicht en kunnen wij u beter bedienen.

Waarom afstappen van Excel?
Het voordeel van Excel is dat u geheel flexibel uw gegevens kunt aanleveren.
Het nadeel is dat er een aantal dingen mis kunnen gaan in een proces wat geleid wordt door Excel en mail, namelijk:

  • U wordt niet geattendeerd op mutaties die u vooraf al kunt controleren. Hierbij kunt u denken aan: 
    • Zijn alle gegevens voor een nieuwe medewerker ingevoerd?
      het BSN, het adres, de geboortedatum, gegevens die nodig zijn om tot een juiste (afhandeling van de) verloning te komen
    • Zijn contracten verlengt?
    • Welke medewerkers gaan uit dienst en wanneer moet de afrekening plaatsvinden?
  • U kunt een niet bewaard formulier opsturen, of een verkeerde versie, waardoor er miscommunicatie ontstaat.
  • Het is moeilijk terug te halen wat en wanneer mutaties zijn doorgegeven.


Wat is de eerste stap die wij maken?
Als eerste stap maken wij het mogelijk om digitaal uw mutatie formulier in te voeren:

  • Digitaal worden de eerste checks uitgevoerd:
    • Zijn nieuwe medewerkers compleet?
    • Van welke medewerkers loopt het contract deze maand af?
    • Van welke medewerkers is het contract deze maand verlengd.
  • Tevens kunt u via notities ons attenderen op eventuele aandachtspunten.
    • Zijn alle declaraties goedgekeurd en om hoeveel kosten gaat dit?
    • Staat alles rond uren klaar, zijn de flexibele uren afgehandeld, staat er nog een open verlofmelding?
    • Welke mutaties zijn al ingevoerd en om welke bedragen gaat dit?
  • U kunt zelf aanvullende mutaties toevoegen.

Deze mutaties kunnen wij daarna handmatig verwerken.

  • U krijgt een samenvatting van de aangeleverde gegevens en kunt de betaaldatum invoeren zodat u gelijk ziet of deze in het weekend of op een feestdag valt. 
  • U kunt een algemene notitie toevoegen, welke voor alle medewerkers gelden.