Hoe gebruik ik sjablonen?


Met het aanmaken van een sjabloon kunt u tijd en kosten besparen, u laat immers humanwave het werk voor u doen. 


In de HR administratie zijn veel soorten documenten geschikt voor het gebruik van een sjabloon. Denk hierbij aan: 

  • arbeidsovereenkomst(en) (onbepaalde tijd, bepaalde tijd, stage overeenkomst etc.);

  • bruikleenovereenkomsten (laptop/telefoon/sleutel/chip etc.);

  • sjabloon voor het functioneringsgesprek;

  • aanzegbrieven;

  • bevestiging van een loonsverhoging.


Waarschijnlijk heeft u al een goed template voor al deze documenten in MS Word format. Dit is ook de basis voor het sjabloon.


Hoe werkt het maken en toepassen van een sjabloon?


Volg onderstaande stappen om een sjabloon te maken, toe te voegen aan humanwave en te laten vullen voor een medewerker.


Stap 1

Indien u al een template heeft, pak deze dan in MS Word. Heeft u nog geen template start dan met het opstellen van de tekst. Bijvoorbeeld:


Naam en adres bedrijf


Naam Adres medewerker


Beste naam medewerker,


We willen je hartelijk danken voor het werk wat jij hebt verzet de afgelopen tijd. Mede dankzij jouw inzet gaat het ontzettend goed met het bedrijf. Zoals aangegeven in het werkoverleg van 1 september 2018 willen we al onze medewerkers in het zonnetje zetten. Je ontvangt in oktober een eenmalige bruto bonus van 250,00 euro.


We zien uit naar een verdere fijne samenwerking



Stap 2

U heeft nu een standaard tekst. Deze moet u opmaken met de merge tags. De merge tag is het veld wat door humanwave automatisch wordt ingevuld. In bovenstaand voorbeeld is de tekst gelijk voor iedereen, enkel de aanhef moet worden gevuld door humanwave. Vul daarom op deze plek de merge tags in. U kunt ook merge tags gebruiken voor het vullen van de bedijfsgegevens en adresgegevens. Een lijst van aanwezige merge tags vindt u hier.


{{organisatie_naam}}

{{organisatie_adres}}

{{organisatie_postcode}} {{organisatie_plaats}}


{{medewerker_volledige_naam}}

{{medewerker_adres}}

{{medewerker_postcode}}

{{medewerker_plaats}}


Beste {{medewerker_voornaam}},


We willen je hartelijk danken voor het werk wat jij hebt verzet de afgelopen tijd. Mede dankzij jouw inzet gaat het ontzettend goed met het bedrijf. Zoals aangegeven in het werkoverleg van 1 september 2018 willen we al onze medewerkers in het zonnetje zetten. Je ontvangt in oktober een eenmalige bruto bonus van 250,00 euro.


We zien uit naar een verdere fijne samenwerking


Stap 3

Het sjabloon is af. Sla deze op als een .dotx bestand op de computer. Het sjabloon moet nu worden geïmporteerd in humanwave. Dit doet u in de documenten sectie op organisatie niveau. Hoe u dit doet leest u hier.


Stap 4

Het sjabloon staat nu in humanwave. De volgende stap is om het sjabloon te vullen met de gegevens. Dit doet u op medewerker niveau. Ga naar de medewerker waarvoor het document moet worden aangemaakt. Klik links in het menu op ‘Documenten’ . Klik daarna op het ‘Plusteken’.


Stap 5

In het scherm wat opent:

  •  vult u een titel in;

  • geeft u aan om wat voor type document het gaat;

  • wie het document mag zien in de documenten sectie;

  • of het document in humanwave moet worden goedgkeurd. Zie voor meer informatie deze helpfile.

Wanneer u alle velden heeft ingevuld, klikt u op ‘Maak een document van een sjabloon’. 



Stap 6

In het nieuwe scherm selecteert u bij de pijl het sjabloon wat u wilt gebruiken. Staat uw sjabloon er niet tussen? Ga dan terug naar stap 3, mogelijk heeft u het sjabloon niet goed opgeslagen in humanwave.



Wanneer u op ‘Bewaar’ klikt, wordt het document direct aangemaakt, en klaargezet in de documenten sectie van de medewerker.



U kunt op de titel klikken of op het ‘Download’ knopje om het document te downloaden. Eventueel kunt u het document printen op briefpapier van uw organisatie. Indien u heeft gekozen voor de optie ‘Goedkeuren’ dan dienen de medewerkers het document goed te keuren in humanwave.