Stappen voor het afsluiten van het loonjaar 2018


Het afsluiten van het loonjaar 2018 bestaat uit een aantal stappen:

  1. Heeft u alle medewerkers voor 2018 verloond? Zo niet, zorg dat dit nog gedaan wordt voordat u januari 2019 gaat verlonen. Dit is een voorwaarde om het openen van het loonjaar 2019 niet te frustreren.
  2. Vergeet niet om vóór eind januari 2019 de loonaangifte van december 2018 te versturen
  3. Moet u pensioenaangifte doen? Zorg er voor dat deze nog voor de verloning van januari 2019 zijn ingediend.
  4. Sluit uw salarisadministratie 100% aan?
    Dit wordt verderop in dit artikel uitgelegd 'Hoe kunt u controleren of de salarisadministratie sluit?'
  5. U kunt de jaaropgaven voor de medewerkers genereren nadat de aansluiting met de financiele admnistratie heeft plaatsgevonden.
    In onze helpfile hoe maak ik de jaaropgave aan kunt u lezen hoe u dit kunt doen. 

Wij hebben een hele handige instructie gemaakt waarin we u precies vertellen welke stappen u moet ondernemen om het loonjaar van 2018 vlekkeloos af te sluiten. Open het loonjaar 2019 pas nadat alle bovengenoemde stappen zijn doorgenomen. 


Vraagt u accountant/boekhouder om de loonjaar stukken/rapporten van 2018? Zie onderaaan aan deze helpfile meer informatie.


Hoe kunt u controleren of de salarisadministratie sluit?

Een 100% sluitende salarisadministratie is belangrijk. De loonstroken moeten overeenkomen met de loonaangiften en de totaal loonjournaalpost. Wanneer u ALTIJD vanuit humanwave heeft betaald moeten de betalingen ook aansluiten. 


Dit doet u door de rapporten ‘premie loonstaat’, 'totaal loonjournaalpost', en 'loonaangiften' van het huidige loonjaar naast elkaar te zetten/af te drukken om zo de aansluiting te controleren.

  • Bij de premieloonstaat (Rapporten/Personeel/Salaris/Premieloonstaat) kiest u de volgende selecties:
    • Bij bedrijf het bedrijf
    • Bij periode januari 2018 tot en met december 2018
    • Optellen vinkt u aan
    • U kiest voor document aanmaken.
  • Bij de Totaaljournaalpost (Rapporten/Personeel/Financieel/Journaalpost) kiest u de volgende selecties:
    • Bij bedrijf het bedrijf
    • Type journaalpost: salaris
    • Bij periode januari 2018 tot en met december 2018
    • Groeperen op berekening vinkt u aan.
    • U kiest voor document aanmaken.
  • Bij de loonaangiften kiest u voor 2018 en het bedrijf wat u aan het controleren bent.


U doet met deze gegevens de volgende checks:

  1. Komen de betalingen op de totaal journaalpost overeen met uw salaris betalingen in uw financiële administratie?
  2. Wijken de loonaangifte bedragen voor de verschillende premies en loonbelasting maximaal 12 euro af (in de loonaangifte worden geen centen weggeschreven) ten opzichte de jaarjournaalpost?
  3. Komt de de totaal bedragen per premie op de premie loonstaat overeen met de bedragen op de totaal journaalpost?

Zijn deze 3 gegevens positief bevestigd dan is uw salarisadministratie 100% consistent en kunt u met een gerust hart de jaaropgaven voor de medewerkers maken. Is er géén aansluiting dan adviseren wij u contact op te nemen met onze helpdesk (help@humanwave.nl). Wij kunnen dan een analyse doen en de vervolgstappen aangeven. Wanneer u netjes en zorgvuldig heeft verloond in 2018 dan zou er van een inconsistentie geen sprake kunnen zijn.


Het aanleveren van de loonstukken voor de accountant/boekhouder


Uw accountant/boekhouder zal u vragen of u, in ieder geval, de volgende stukken/rapportages kunt opleveren:

Loonjournaalpost | Loonaangiftestaat | Verzamelloonstaat/premieloonstaat | Loonstaat | FTE berekening | Specificatie reservering vakantiegeld |Specificatie reservering vakantiedagen.  


Een aantal van deze stukken/rapportages is al eerder aan de orde gekomen. Onderstaand geven wij u  de rapporten aan zodat u deze eenvoudig kunt aanleveren aan uw accountant/boekhouder.


Loonjournaalpost                                                Tabblad Rapporten / Personeel / Financieel / Journaalposten

Loonaangiftestaat                                                Tabblad Rapporten / Personeel / Salaris / Loonaangiften    

Verzamelloonstaat/premieloonstaat                    Tabblad Rapporten / Personeel / Salaris / Premieloonstaat

Loonstaat                                                                Tabblad Rapporten / Personeel / Salaris / Loonstaat                                        

FTE berekening                                                        Tabblad Rapporten / Personeel / Analyse/ Personeelsverloop

Specificatie reservering vakantiegeld                    Tabblad Rapporten / Personeel / Salaris / Reserveringen

Specificatie reservering vakantiedagen                Tabblad Rapporten / Personeel / Financieel / Verlof