Hoe ziet het Full Service Proces eruit?


Wanneer u uw salarisadministratie heeft uitbesteed aan humanwave dan betekent dit een verloning met meer inzicht en meer controle. 

In het Full Service proces zal u optimaal samenwerken met onze Salaris Experts. De mutaties, concept loonstroken en definitieve bestanden worden niet meer uitgewisseld via de e-mail maar zijn eenvoudig op één plek terug te vinden Zo heeft u 24/7 inzicht in alle HR en salarisgegevens.


In deze helpfile leggen wij stap voor stap uit hoe het Full Service Proces eruit ziet.


Stap 1 Voorbereiden loonperiode - Inventariseren

Een goede voorbereiding is het halve werk en daarom raden wij u van harte aan om goed notie te nemen van onderstaande:


1a. Om ervoor te zorgen dat u niets vergeet adviseren wij u eerst alle openstaande verzoeken in het tabblad ‘Nog te doen’ > ‘Verzoeken’ goed te keuren, te bewerken of af te wijzen. 

In dit tabblad ziet u verlof verzoeken, overwerk en flex plannen terug. Het kan ook zijn dat collega’s deze verzoeken moeten goedkeuren. Wijs ze op het nemen van actie.



1b.  Verwerkt u de declaraties binnen humanwave en betaald u deze uit met het salaris?

Via het tabblad ‘Nog te doen’ > ‘Declaraties’ kunt u de declaraties goedkeuren,  bewerken of afwijzen. Het kan ook zijn dat collega’s declaraties moeten goedkeuren. Wijs ze op het nemen van actie.


1c. Zijn er medewerkers ziek geweest en moet er een inhouding plaatsvinden, dan kunt u deze inhouding realiseren in het tabblad ‘Verlof en Verzuim’ >  ‘Ziek deze maand’.



1d. Wanneer u werkt met de tijdsregistratie, of de planning afhandelt tegen contracturen, dan dient u eerst alle nog niet afgehandelde weken af te handelen. U of een collega doet dit door naar het tabblad ‘Schema’ te gaan en te kiezen voor ‘Afhandelen’. Controleer via het rapport Afhandelen uren of alle weken netjes zijn afgehandeld. De laatste kolom ‘Verschil’ in het rapport moet altijd 00.00 zijn tenzij er een verklaring is.




1e. Wanneer u HR gerelateerde wijzigingen heeft, zoals bijvoorbeeld een FTE wijziging, een salarisverhoging, ouderschapsverlof of overige secundaire voorwaarden dan kunt u deze onder Stap 2. in orde maken of aanpassen in de arbeidsrelatie van de medewerker(s).


1f. U heeft GEEN mutaties deze loonperiode, er zijn geen veranderingen ten opzichte van de vorige maand? Lees dan snel verder.


Stap 2 Klaarzetten loonperiode - Muteren

De volgende belangrijke stap is naar het tabblad ‘Nog te doen’ >‘Salaris’ te gaan.


Selecteer het bedrijf en periode waarvoor u de mutaties voor de maand/loonperiode wilt invoeren en klik op de groene button ‘Rapporteer de salarismutaties <periode> - <jaar>’.




Om je niets te laten vergeten en alle mutaties in één keer goed aan te leveren hoeft u slechts de stappen van contracten naar mutaties stuk voor stuk te doorlopen en te versturen.



Belangrijk: 

Wanneer u HR gerelateerde wijzigingen heeft, zoals bijvoorbeeld een FTE wijziging, een salarisverhoging, ouderschapsverlof of overige secundaire voorwaarden, dan kunt u deze invoeren in de arbeidsrelatie van de desbetreffende medewerker of invoeren in de juiste maand/loonperiode in ‘Nog te doen > Salaris’ bij de wijzigingen.


Wanneer u geen mutaties heeft deze maand/loonperiode dan gaat u direct naar de laatste tab .  U vult de betalingsdatum in en klik op  verstuur.

 

Onze Salaris Experts kunnen aan het werk zodra u  in de laatste tab de betalingsdatum van de maand/loonperiode hebt ingevuld en op verstuur hebt geklikt. In deze helpfile leggen wij stap voor stap uit hoe u de loonperiode foutloos kunt klaarzetten.


Stap 3 Onze Salaris Experts gaan aan het werk - Controleren



Wij zijn nu aan zet en gaan met de maand/loonperiode aan de slag. U moet rekening houden met een verwerkingstijd van 3 dagen door onze Salaris Experts.


Wij zullen diverse checks plegen, controles uitoefenen en mogelijk wijzigingen/mutaties doorvoeren. Na deze acties te hebben gedaan maken wij de concept loonstroken aan. Via een e-mail informeren wij u dat de concept loonstroken en de vergelijking met vorige maand klaar staan ter controle voor u. U hoeft slechts op de link in de e-mail te klikken. 





U kunt de concept loonstroken ook terug vinden onder ‘Nog te doen > Salaris’  onder het symbool van de duim. 



Stap 4 Wij zijn er bijna ..... - Afhandelen

Nadat u op de link hebt geklikt, kunt u de concept loonstroken controleren. 


Er kunnen zich nu 2 situaties voordoen:


1. Een Afwijzing: de concept loonstroken zijn nog niet akkoord. Zodra u op ‘Afwijzen’ klikt, wordt er een nieuw mutatie formulier aangemaakt. Geef hierin aan welke wijzigingen nog moeten worden doorgevoerd en verstuur het formulier.

EN NU?

Onze Salaris Experts maken nieuwe concept loonstroken en u ontvangt een nieuw rapport ‘vergelijk salarisperioden’.


2. De Goedkeuring: de concept loonstroken zijn in orde. Wanneer u op ‘Goedkeuren’ klikt, wordt er een melding verstuurd naar onze Salaris Experts. Zodra de definitieve bestanden gereed zijn, ontvangt u opnieuw een e-mail. 


U kunt in beide gevallen een aanvullende reactie meesturen. Let op dat u eerst de reactie invult voordat u afwijst of goedkeurt.


Naast de concept loonstroken en het rapport ‘Vergelijk salarisperioden’ bieden wij u nog meer belangrijke stuur informatie aan van de loonperiode. U ziet wat de verwachte netto betaling zal zijn, de extra’s van deze maand en de totale loonkosten



Stap 5 De loonperiode wordt definitief gemaakt - Verantwoorden

U heeft de concept loonstroken goedgekeurd. 


De Salaris Expert maakt uw maand/loonperiode definitief. Nadat de bestanden definitief zijn gemaakt ontvangt u nog een e-mail met een link. U hoeft slechts op de link in de e-mail te klikken. U vindt de loonstroken, loonaangifte, journaalpost en betaalbestanden (medewerkers en belastingdienst) ook op één plek terug onder ‘Nog te doen > Salaris’  onder het symbool van de duim.


Wanneer u iedere maand de stappen zorgvuldig doorloopt dan kan er niets fout gaan. Wij staan met veel plezier voor u klaar!