De medewerker komt in dienst nadat de verloning voor de maand al is gedaan - Humanwave

De medewerker komt in dienst nadat de verloning voor de maand al is gedaan

Wanneer een medewerker begint nadat er al is verloond voor de huidige maand, dan wordt deze medewerker niet automatisch met terugwerkende kracht verloond voor deze maand. De medewerker heeft uiteraard wel recht op een salaris vanaf de in-dienst-datum, welke de medewerker nog niet heeft ontvangen. Je dient er handmatig voor te zorgen dat de medewerker het salaris over deze periode krijgt.

Bijvoorbeeld:
Je hebt de salarissen op 20 augustus verwerkt en uitbetaald. De nieuwe medewerker start op 24 augustus en wordt daardoor niet meegenomen in de verloning van augustus terwijl deze wel recht heeft op een salaris over 24 tot en met 31 augustus. 

Er zijn drie situaties mogelijk:
  1. Je corrigeert het niet-verloonde salaris in de eerst volgende periode; 
  2. Je hebt nog GEEN loonaangifte gedaan over de reeds-verloonde periode;
  3. Je hebt wel loonaangifte gedaan over de reeds-verloonde periode.
Hieronder leggen we de verschillende situaties uit. 

Situatie 1: Je corrigeert het salaris in de eerst volgende periode. 
De medewerker heeft nog geen salaris ontvangen over deze periode. In overleg met de medewerker heb je besloten om dit te corrigeren in de eerst volgende periode. Dit is de meest eenvoudige werkwijze. 

Stap 1
Controleer of je de salarisafspraken in de arbeidsrelatie van de nieuwe medewerker juist hebt toegevoegd.



Stap 2
Bereken na wat de medewerker had moeten ontvangen aan salaris over augustus.

Bijvoorbeeld: 
Wanneer de medewerker 2000 euro bruto per maand ontvangt, kun je terugrekenen welk bedrag de medewerker had moeten ontvangen over deze dagen. 
Ga na hoeveel werkbare dagen er in de periode augustus (bijv. 21) waren, en hoeveel dagen de medewerker hier daadwerkelijk van heeft gewerkt, (6 vanaf 24-8). Wanneer de medewerker parttime werkt, reken je dit naar rato uit. Deel het bruto maand bedrag door het aantal werkbare dagen en vermenigvuldig deze met het aantal gewerkte dagen. Voor dit voorbeeld wordt dit dan: ( 2000 / 21 ) * 6 = 571,43 euro. 

De medewerker ontvangt nog een nabetaling van 571,43 euro. 

Stap 3
Klik op het potlood van de salarisafspraak en kies voor 'Huidig aanpassen'. Wijzig de startdatum naar de eerste dag van de maand waarin de correctie plaatsvindt. In dit geval is dit 1 augustus, de medewerker heeft over augustus immers geen salaris ontvangen.
Voeg de afspraak 'Salaris correctie' toe en geef het bedrag aan welke nog verloond moet worden in de huidige periode. 

Staat de afspraak "salaris correctie" nog niet tussen de afspraken? Lees hier hoe je deze aanmaakt. 

Indien de medewerker ook een reis- en/of onkostenvergoeding ontvangt, dan kan je deze ook toevoegen als eenmalig component in de arbeidsrelatie. Kies voor de mutatie(s) de datum van de periode waarin je het salaris alsnog uitbetaald. 
 


Klik op 'Bewaar' om op te slaan.

Stap 4
Controleer onder 'Berekeningen' of de correctie in september is toegevoegd. Zo ja, dan wordt deze mee genomen op de loonstroken van deze periode. 

Situatie 2: Je hebt nog GEEN loonaangifte gedaan over de reeds-verloonde periode
Wanneer je nog GEEN loonaangifte hebt gedaan over deze periode, dan kun je de medewerker nog verlonen in dezelfde periode. Neem contract op met onze support afdeling via help@humanwave.nl. Wij helpen je graag verder zodat je de loonrun opnieuw kunt draaien. Hierna kun je de onderstaande stappen volgen. 

Stap 1
Wanneer de medewerker nog niet was aangemaakt op het moment van verlonen, zorg ervoor dat de medewerker juist in Humanwave komt te staan. 

Stap 2
Controleer de arbeidsafspraken van de medewerker:
- Klopt het bruto maandsalaris?
- Staat het vakantiegeld ertussen?
- Zijn er eventueel andere vergoedingen waar de werknemer recht op heeft?




Stap 3
Ga terug naar de organisatie en vervolgens naar het Salaris menu en klik op de kop: 'Loonstroken'.
Klik op het plusteken en maak voor de nieuwe medewerker een concept loonstrook voor de reeds verloonde periode, in dit geval, augustus. 



Stap 4
Controleer de concept loonstrook. Indien deze akkoord is, kan je door naar stap 4.
Indien deze niet juist is dien je de salarisafspraken aan te passen in de arbeidsrelatie van de medewerker

Stap 5
Indien de concept loonstrook akkoord is, dan kan je de loonstrook definitief maken.
Klik op het plusteken, selecteer periode augustus, kies de medewerker en selecteer optie 'Definitief'.
Let op! Zorg ervoor dat je ENKEL de nieuwe medewerker selecteert die nog geen loon heeft ontvangen. Indien je kiest voor 'alle medewerkers' worden alle loonstroken overschreven. 

Stap 6
Ga naar het tabblad 'Betalingen' en klik op het plusteken rechtsboven en maak een nieuwe betaling aan voor het bedrijf waaronder de nieuwe medewerker valt. Kies juiste periode en de betaaldatum. Klik op 'volgende'.
In dit scherm zullen enkel de medewerkers worden getoond welke nog geen betaling hebben ontvangen in deze periode. Selecteer de medewerker en kies 'Bewaar'.
Importeer het betaalbestand in de bank en sla de betaalborderel op in je administratie. 



Stap 7
Indien je nu klaar bent met de verloning van deze, dan kan je de loonaangifte maken en versturen.
Controleer goed of de bedragen in de loonaangifte gelijk zijn aan de loonjournaalpost. Indien dit het geval is, kan je de loonaangifte versturen zoals je gewend bent.


Situatie 3: Je hebt wel loonaangifte gedaan over de reeds verloonde periode
Wanneer je al loonaangifte hebt gedaan over de periode, en de eerst volgende maand is nog niet voorbij, dan kan je dezelfde stappen volgen als situatie 1. Omdat je pas in de volgende maand aangifte hoeft te doen over de vorige maand, kan je een nog nieuwe loonaangifte versturen. Nadat je de loonstrook hebt gemaakt en de medewerker hebt betaald, kun je via het tabblad 'Loonaangifte' de eerdere loonaangifte verwijderen en daarna een nieuwe loonaangifte aanmaken en opnieuw versturen. De Belastingdienst zal de nieuw ontvangen loonaangifte in behandeling nemen.

Lees alles over salaris op onze website
  1. https://humanwave.nl/hr-adviseur/salaris/


    • Related Articles

    • Medewerkers uit dienst? Gebruik het IMCAV model.

      Wanneer een medewerker uit dienst gaat, is het belangrijk om professioneel en correct afscheid te nemen van de vertrekkende medewerker. Dit hoort immers bij goed werkgeverschap. Bij het vertrek van een medewerker dienen nu eenmaal een aantal zaken ...

    • Waar moet ik opletten als een oud-medewerker weer terug in dienst komt?

      Wanneer een medewerker uit dienst is getreden maar later opnieuw een dienstverband aangaat, dan kun je het oude profiel van de medewerker opnieuw instellen zodat deze opnieuw gebruikt kan worden. In deze helpfile lees je hoe je een oud-medewerker ...

    • Hoe wordt het salaris berekend voor iemand die gedurende de maand in dienst komt?

      Als iemand halverwege de maand in dienst komt, wordt het salaris automatisch naar rato omgerekend binnen Humanwave. Hiervoor wordt de volgende formule gebruikt: (Aantal werkdagen in de maand dat de medewerker in dienst is / Aantal werkdagen in de ...

    • Hoe kan ik de bijtelling voor een leaseauto corrigeren?

      Wanneer je medewerker gebruik maakt van een leaseauto en voor dit gebruik geen verklaring 'geen privégebruik' heeft, dan moet je voor deze leaseauto bijtelling berekenen. Dit doe je aan de hand van de fiscale waarde en het bijtellingspercentage van ...

    • Hoe voer ik een (nieuwe) medewerker in?

      Je kunt verschillende typen medewerkers invoeren. Humanwave ondersteunt behalve contracten met werknemers en stagiaires ook contracten/afspraken met externen zoals gedetacheerden, uitzendkrachten, vrijwilligers en ZZP’ers. In deze helpfile wordt ...