Digitale handtekening / ondertekenen van contracten en documenten

Digitale handtekening / ondertekenen van contracten en documenten

Vanuit Humanwave kun je documenten snel en eenvoudig naar de medewerker versturen om deze digitaal te laten ondertekenen. Geen gedoe meer met printen en opnieuw uploaden. Met een klik op de knop wordt het document verstuurd en wanneer de medewerker deze digitaal ondertekend wordt het document meteen bijgewerkt in zijn of haar personeelsdossier. 

De introductieprijs van deze handtekening is 0,75 euro excl. BTW per verstuurd document. Voor meer informatie hierover kan je mailen naar help@humanwave.nl.

Digitaal ondertekenen bestaat uit de volgende processen:
  1. Digitale handtekening instellen
  2. Document versturen naar medewerker voor digitale ondertekening
  3. Retour ontvangen van digitale handtekening van de medewerker

Digitale handtekening instellen:
Allereerst zal de digitale handtekening geconfigureerd moeten worden. 

Stap 1
Ga via Start naar  'Instellingen'.

Stap 2
Klik door naar het tabblad: 'Digitale handtekening'.

Stap 3
Klik op 'Configureer', om een digitale handtekening te configureren.

Stap 4
Vul de gegevens in:
  1. Naam: Naam van de organisatie.
  2. Subdomein: Kan je het beste ook de naam van je organisatie gebruiken.
  3. Telefoon: Vul het telefoonnummer van de organisatie in.
  4. Kleur: Klik op de codetekst om een kleur te kiezen welke past bij organisatie. Deze wordt getoond als achtergrondkleur van de mail naar de medewerker.  

Document versturen naar medewerker voor digitale ondertekening:

Stap 1
Navigeer naar de medewerker.

Stap 2
Controleer of het e-mailadres in het profiel van de medewerker staat onder het tabblad 'Persoonlijk'.

Stap 3
Ga naar de 'Documenten' van de medewerker en klik op het betreffende document dat je wil laten ondertekenen. 

Stap 4
Klik rechts onder op 'Bewerken'.

Stap 5
Klik op 'Onderteken document' en controleer nogmaals het e-mailadres.
Klik vervolgens op 'Onderteken'.

Het contract / document wordt vervolgens naar de medewerker gemaild, die het vervolgens op zijn beurt kan ondertekenen.

Het document wordt geopend en de medewerker kan klikken ergens in het document waar de handtekening geplaatst moet worden.
De medewerker kan vervolgens zijn handtekening zelf tekenen.
Tot slot klikt de medewerker rechtsboven op 'Voltooien' en stemt de medewerker in met de 'Algemene voorwaarden'.

Let op: de medewerker en de organisatie ontvangen een mail met daarin de bevestiging dat het document is ondertekend met daarbij het document welke gedownload kan worden voor de eigen administratie. Het document dat naar de organisatie gestuurd wordt, wordt gestuurd naar het mailadres dat in de Algemene Instellingen ingevoerd is. 

Retour ontvangen van digitale handtekening van de medewerker
Zodra de medewerker op voltooien heeft geklikt, wordt het document teruggekoppeld. Achter het document komt de status 'digitaal ondertekend' te staan. Een overzicht van alle verstuurde documenten ter ondertekening en de status., kan gedraaid worden onder rapporten (rapport: Digitale handtekeningen).


    • Related Articles

    • Hoe voer ik met terugwerkende kracht contracten in?

      Het is mogelijk om meerdere contracten in te voeren zodat je de personeelsdossiers van je medewerkers volledig krijgt. Denk aan contracten die de medewerker in het verleden in je onderneming heeft gehad of een opvolgend contract. In onderstaand ...

    • Waar kan ik de documenten vinden die wachten op goedkeuring?

      Wanneer de documenten ter goedkeuring naar de managers en/of medewerkers gestuurd zijn, is het handig om in te kunnen zien welke documenten nog op goedkeuring wachten. Om dit inzichtelijk te maken, is er een extra tabblad gemaakt waar de documenten ...

    • Rapportage | Hoe kan ik controleren of het document digitaal ondertekend is?

      Wanneer je documenten ter digitale ondertekening verstuurd via Humanwave, wil je kunnen controleren welke documenten nog in afwachting zjin, en welke documenten nog ondertekend moeten worden. Middels het rapport "Digitale handtekeningen" kun je de ...

    • Hoe werkt het gehele proces van het goedkeuren van documenten?

      In het dossier van de medewerkers kun je documenten uploaden, notities en sjablonen maken. Bij sommige type documenten kan er worden aangegeven dat het document eerst goedgekeurd moet worden. Goedkeuren van documenten doe je wanneer je graag wilt dat ...

    • Hoe kan ik mijn toegevoegde documenten inzien?

      Documenten vormen een belangrijk onderdeel van het personeelsdossier. Sommige documenten in het personeelsdossier kunnen zeer vertrouwelijk zijn en mogen alleen ingezien worden door de medewerker en diens manager, en bijvoorbeeld niet door de ...