Digitale handtekening / ondertekenen van contracten en documenten

Digitale handtekening / ondertekenen van contracten en documenten

Vanuit Humanwave kun je documenten snel en eenvoudig naar de medewerker versturen om deze digitaal te laten ondertekenen. Geen gedoe meer met printen en opnieuw uploaden. Met een klik op de knop wordt het document verstuurd en wanneer de medewerker deze digitaal ondertekend wordt het document meteen bijgewerkt in zijn of haar personeelsdossier. 

De introductieprijs van deze handtekening is 0,95 euro excl. BTW per verstuurd document. Voor meer informatie hierover kan je mailen naar help@humanwave.nl.

Digitaal ondertekenen bestaat uit de volgende processen:
  1. Digitale handtekening instellen
  2. Document versturen naar medewerker voor digitale ondertekening
  3. Medewerker ondertekent het document
  4. Retour ontvangen van digitale handtekening van de medewerker

Digitale handtekening instellen

Allereerst zal de digitale handtekening geconfigureerd moeten worden. Dit doe je als volgt:
1. Ga via Start naar  'Instellingen'.
2. Klik door naar het tabblad: 'Digitale handtekening'.
3. Klik op 'Configureer', om een digitale handtekening te configureren.
4. Vul de gegevens in:
  1. Naam: Naam van de organisatie.
  2. Subdomein: Kan je het beste ook de naam van je organisatie gebruiken.
  3. Telefoon: Vul het telefoonnummer van de organisatie in.
  4. Kleur: Klik op de codetekst om een kleur te kiezen welke past bij organisatie. Deze wordt getoond als achtergrondkleur van de mail naar de medewerker.  




Document versturen naar medewerker voor digitale ondertekening

Je kunt een document ter ondertekening versturen op de volgende manier:
1. Navigeer naar de medewerker.
2. Controleer of het e-mailadres in het profiel van de medewerker staat onder het tabblad 'Persoonlijk'.
3. Ga naar de 'Documenten' van de medewerker en klik op het betreffende document dat je wil laten ondertekenen. 



4. Klik rechts onderaan op 'Bewerken'.
5. Klik op 'Onderteken document' en controleer nogmaals het e-mailadres
6. Klik vervolgens op 'Onderteken'



Het contract / document wordt vervolgens naar de medewerker gemaild, die het vervolgens op zijn beurt kan ondertekenen.
Let op: versleutelde documenten, waarbij een wachtwoord vereist is, kunnen niet worden verstuurd. 

Medewerker ondertekent het Document
De medewerker ontvangt een link naar het document in zijn/haar inbox. Deze link is 7 dagen geldig. Wordt de link na 7 dagen geopend? Dan wordt er automatisch een nieuwe link verstuurd naar de medewerker. Wordt de tweede link ook na 7 dagen geopend? Dan kan de medewerker zelf een link aanvragen in het scherm dat opent.

Als het document wordt geopend. Kan de medewerker op de plek klikken waar het document getekend moet worden. 
De medewerker kan vervolgens zijn handtekening zelf tekenen. 
Tot slot klikt de medewerker rechtsboven op 'Voltooien' en stemt de medewerker in met de 'Algemene voorwaarden'.

Let op: de medewerker en de organisatie ontvangen een mail met daarin de bevestiging dat het document is ondertekend met daarbij het document welke gedownload kan worden voor de eigen administratie. Het document dat naar de organisatie gaat, wordt gestuurd naar het mailadres dat in de Algemene Instellingen ingevoerd is. 

Retour ontvangen van digitale handtekening van de medewerker
Zodra de medewerker op voltooien heeft geklikt, wordt het document teruggekoppeld. Achter het document komt de status 'digitaal ondertekend' te staan. Een overzicht van alle verstuurde documenten ter ondertekening en de status., kan gedraaid worden onder rapporten (rapport: Digitale handtekeningen).




    • Related Articles

    • Hoe kan ik controleren of het document digitaal ondertekend is?

      Wanneer je documenten ter digitale ondertekening verstuurd via Humanwave, wil je kunnen controleren welke documenten nog in afwachting zjin, en welke documenten nog ondertekend moeten worden. Middels het rapport "Digitale handtekeningen" kun je de ...

    • Hoe beëindig ik een contract/arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd?

      Wanneer je een contract/arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd wilt beëindigen, kan je de volgende stappen volgen. Stap 1 Ga naar de pagina van de medewerker en kies in het linkermenu 'Arbeidsrelatie'. Stap 2 Druk op het potlood achter het contract ...

    • Welke contracten zijn er en welke worden door Humanwave ondersteund?

      Altijd leuk wanneer er nieuwe mensen bij je komen werken. Maar waar moet je op letten bij arbeidsovereenkomsten (lees: contracten) en hoe kan Humanwave je hierbij helpen? Wij vertellen het je allemaal in deze helpfile. Bij het aannemen van werknemers ...

    • Hoe gebruik ik sjablonen?

      Met het aanmaken van een sjabloon kan je tijd en kosten besparen, je laat immers Humanwave het werk voor je doen. In de HR administratie zijn veel soorten documenten geschikt voor het gebruik van een sjabloon. Denk hierbij aan: ...

    • Hoe werkt de verlofopbouw bij min/max contracten?

      De verlofopbouw bij mensen met een min/max contract werkt vaak anders dan bij mensen met een vast contract. Bij mensen met een vast contract wordt de verlofopbouw berekend aan de hand van de fte en het aantal maanden dat de werknemer werkzaam is tot ...