Hoe controleer ik of mijn (premie)loonstaat aansluit op mijn grootboeken?

Hoe controleer ik of mijn (premie)loonstaat aansluit op mijn grootboeken?

Het is een van de controles die vaak als afsluiting wordt doorlopen: sluit mijn (premie)loonstaat de kolom "Loon in geld" aan op mijn grootboeken? Het is een controle waarbij je jezelf bij elke stap moet blijven controleren, kloppen de gegevens die ik nu uit mijn administratie haal?

In deze helpfile zullen we de aandachtspunten doorlopen hoe je kunt controleren of de kolom "Loon in geld" van de loonstaat aansluit op jouw grootboeken.

Waar vind ik de loonstaat in Humanwave?
Je vind de loonstaat onder Rapporten, in het blok "Salaris". Hier kun je het rapport loonstaat, of premieloonstaat raadplegen. Beide bevatten de kolom "Loon in geld". In de premieloonstaat staan ook de afgedragen premies uitgesplitst. 
  1. Open het rapport;
  2. Zet het filter op de gewenste entiteit;
  3. Zet het datum traject van januari tot december van het gewenste jaar;
  4. Vink "optellen" aan. Dit zorgt ervoor dat de periodes per medewerker worden opgeteld;
  5. Klik op Verversen. 
Onderaan het rapport vind je de totaal telling van de verschillende kolommen inclusief Loon in geld. 
In het voorbeeld hieronder gaat het om een totaal som van 63.938,66 euro. Met dit voorbeeld gaan we verder. 



Welke componenten vallen onder de kolom "Loon in geld"? 
In de kolom "Loon in geld" worden alle bruto vergoedingen die zijn verstrekt aan de medewerkers bij elkaar opgeteld. Denk hierbij aan het basissalaris, vakantiegeld, uitbetaalde verlofdagen, eindejaarsuitkering, bonussen. Maar denk ook aan salaris correcties, transitievergoedingen, uitbetalingen van andere reserveringen of budgetten, en andere vergoedingen en of inhoudingen. Ook deze componenten worden allemaal meegenomen in de kolom "Loon in geld" van de loonstaat. 

Werkgeverspremies en netto vergoedingen laten we hierbij buiten beschouwing. 

Inventariseer dus goed welke grootboeken meegenomen moeten worden om aansluiting te maken in jouw organisatie. Brutolonen, vergoedingen, en bonussen spreken voor zich. Deze bedragen vind je direct op de totaal loonjournaalpost over hetzelfde jaar. Houd ook rekening met eventuele inhoudingen op het salaris. 

De cumulatieve loonjournaal / saldibalans haal je uit jouw financiële administratie.
Hieronder nemen we de cumulatieve loonjournaalpost uit Humanwave. 
  1. Ga naar: Rapporten > Financieel > Journaalposten;
  2. Filter op de entiteit;
  3. Filter op het juiste jaar;
  4. Kies voor Verversen. 

We komen dus al op een totaal van 60.076,55 euro op basis van het basissalaris en de bruto toeslag. Controleer goed of er nog andere bruto vergoedingen zijn die meegenomen moeten worden. 

Het vakantiegeld  
Dit is een component waarbij velen de fout in gaan. Veel gemaakte fouten zijn onder andere:
  1. Het bedrag wordt direct uit de totaal saldi balans gehaald (zie hierboven: 4.672 euro). Dit is echter de totale reservering en deze is niet gelijk aan de totale uitbetaling. Er kunnen immers na de uitbetaling nog salarisverhogingen zijn doorgevoerd. 
  1. Het bedrag wordt vanuit de mei boeking aan de creditzijde gehaald. (zie onderstaande afbeelding: 1.346,91 euro). Echter worden hier ook wat zaken in gemist. Dit bedrag is de afboeking van de reservering. De mei reservering (à 352,00 euro) is hier nog niet in meegenomen. En daarbij zijn er wellicht medewerkers die door het jaar heen uit dienst zijn gegaan bij wie het vakantiegeld is uitbetaald. 


Waar kan ik dan wel het juiste bedrag aan uitbetaald vakantiegeld terug vinden? 
In Humanwave kunnen we dit controleren op de volgende manier:
  1. Ga naar Rapporten > Salaris > Salarisberekeningen;
  2. Filter op entiteit, en datum. 
  3. Filter bij berekening op "Vakantiegeld"
  4. Kies voor verversen. 
Hier zie je alle uitbetalingen die direct via het component vakantiegeld zijn geboekt. Ook wanneer er voor oproepkrachten maandelijks vakantiegeld wordt overgeboekt (Kim Verbrug). In totaal gaat het in het voorbeeld om 3862,11 euro aan uitbetaald vakantiegeld. 



Voeg je wel eens een handmatige "uitbetaling vakantiegeld" toe via een los component? Het totaal hiervan vind je wel terug op de totaal loonjournaalpost. 

Uiteindelijk kom je dan uit op: 60.076,55 euro + 3862,11 euro = 63.938,66 euro
Dit maakt de berekening rond, en doet de loonstaat "Loon in geld" aansluiten op de grootboeken. 

    • Related Articles

    • Whitepaper: Vakantiegeld

      Speciaal voor jou hebben wij een whitepaper over vakantiegeld samengesteld met daarin: - de 15 meest gestelde vragen over vakantiegeld - 3 essentiële zaken over vakantiegeld Je kunt de whitepaper gratis downloaden in de bijlage. Zo ben je goed ...

    • Whitepaper: Vakantiegeld (met IMCAV)

      Speciaal voor jou hebben wij een whitepaper over vakantiegeld samengesteld met daarin: - de 15 meest gestelde vragen over vakantiegeld - 3 essentiële zaken over vakantiegeld - het IMCAV model over vakantiegeld met daarin "De 5 stappen om foutloos het ...

    • Whitepaper: Vakantiegeld 2024

      Vakantiegeld wordt doorgaans in mei of juni uitbetaald, een periode die altijd spannend is. Je wilt immers zeker zijn dat alles foutloos verloopt. We begrijpen dat de wetgeving complex kan zijn en dat medewerkers vaak vragen hebben over dit onderwerp ...

    • Hoe wordt de journaalpost opgemaakt bij declaraties?

      Declaraties kunnen samen met het salaris uitbetaald worden of buiten het salaris om. Wanneer dit laatste het geval is krijg je hiervoor een aparte journaalpost. Om deze journaalpost in te zien, doe je het volgende: Stap 1 Ga naar de startpagina van ...

    • Uitbetalen vakantiegeld | Zonder zorgen het vakantiegeld uitbetalen

      Alles wat je niet met enige regelmaat doet, kost extra tijd. Zo ook de uitbetaling van het vakantiegeld. Het zou ook zomaar zo kunnen zijn dat je voor dit jaar hebt besloten om de uitbetaling van het vakantiegeld te verspreiden over meerdere maanden ...