Hoe verrijk ik het personeelsdossier?

Een goed personeelsdossier is van groot belang, lees verder in onze helpfile: Het belang van een goed personeelsdossier.

Op welke manieren je het personeelsdossier kunt verrijken staat beschreven in deze helpfile. Wij adviseren je om te handelen zoals hier staat beschreven. 

Binnen Humanwave zijn er 4 mogelijkheden om het personeelsdossier te verrijken. 

De eerste drie mogelijkheden zijn binnen het profiel van de medewerker.

1. Ga hiervoor naar het profiel van de medewerker en klik door naar "Documenten" in het linkermenu. 
   
2. Klik op het plusteken om een document toe te voegen. 
   

1. Via een notitie kun je snel een afspraak vastleggen. 

2. Upload bestanden in het dossier vanaf jouw computer, zoals de getekende arbeidsovereenkomst, de loonbelastingverklaring, kopie van id of paspoort, functioneringsgesprekken, en VOG verklaringen. Deze kun je allemaal heel handig direct opslaan in het dossier.

3. Tijd bespaar je door met sjablonen te gaan werken in Humanwave.

Dit zijn vaak vaste templates die je regelmatig gebruikt. Denk dan aan arbeidsovereenkomsten, bevestiging van salarisverhoging, bruto bonussen, en bruikleenovereenkomsten. 

4. Het is ook mogelijk om e-mail communicatie op te slaan in het dossier van de medewerker. 

1. Ga naar je persoonlijk profiel, door via jouw persoonlijke icoon rechts bovenin, op je naam te klikken.
   
2. Onder het kopje 'Instellingen' kun je een e-mail genereren.
   
3. Heb je een afgeronde e-mail communicatie, stuur deze dan op naar het e-mail adres wat Humanwave voor je heeft gegenereerd.
   
4. Onder 'Inbox' komen deze e-mails binnen waarna je deze kunt toewijzen aan het dossier van de medewerker.

Openheid en transparantie

Door alle vinkjes aan te klikken bereik je maximale openheid en transparantie binnen de organisatie en omdat de medewerkers recht op inzage hebben in het dossier is het verstandig om de vinkjes direct juist toe te passen. Je kunt altijd achteraf nog een wijziging maken in 'Wie kan het zien'.

Let op: Wordt er een bestand bij een Supervisor of HR manager zelf toegevoegd?

Dan is deze ook zichtbaar voor de medewerker zelf als het vinkje voor 'Supervisor en HR manager' aan staat, ondanks dat het vinkje bij 'Persoon zelf' uit staat.

Belangrijk: het up-to-date houden van het personeelsdossier is belangrijk. Plan regelmatig, bijvoorbeeld 1x per maand een uurtje in. Zo heb je de beschikking over actuele personeelsdossiers. 

• Related Articles

• Het belang van een goed personeelsdossier

  Een goed en actueel personeelsdossier (dossiervorming) is belangrijk én verplicht. In de praktijk wordt er vaak enthousiast begonnen, maar wordt het up-to-date houden van het dossier nog al eens vergeten. Leer jezelf aan (of delegeer dit) om bij ...

• Hoe kan ik mijn toegevoegde documenten inzien?

  Documenten vormen een belangrijk onderdeel van het personeelsdossier. Sommige documenten in het personeelsdossier kunnen zeer vertrouwelijk zijn en mogen alleen ingezien worden door de medewerker en diens manager, en bijvoorbeeld niet door de ...

• Medewerkersprofiel verrijken | Wat kan ik hier allemaal kwijt?

  Heb je alleen de basisgegevens van de medewerker ingevuld, of wil je de medewerker nog verder verrijken? In deze helpfile nemen we alle schermen van het medewerkersprofiel door zodat je precies weet waar je je wat kwijt kan. Ga via Start naar Mensen, ...

• Hoe gebruik ik mijn dashboard?

  Wanneer je inlogt in Humanwave kom je in een dashboard met daarop een samenvatting van jouw gegevens en aanvragen. Je kunt op dit scherm ook verlof aanvragen, jezelf ziek melden en declaraties indienen. Hieronder worden alle verschillende overzichten ...

• Hoe kan ik reiskosten salderen?

  Het kan zo zijn dat jouw organisatie het woon-werkverkeer van medewerkers vergoedt tot X aantal kilometers per enkele reis, en voor andere zakelijke kilometers een hoger bedrag vergoed dan de fiscaal vrijgestelde €0,23 per kilometer. Hierdoor worden ...