Hoe verrijk ik het personeelsdossier?

Een goed personeelsdossier is van groot belang, lees verder in onze helpfile: Het belang van een goed personeelsdossier.

Op welke manieren je het personeelsdossier kunt verrijken staat beschreven in deze helpfile. Wij adviseren je om te handelen zoals hier staat beschreven. 

Binnen Humanwave zijn er 4 mogelijkheden om het personeelsdossier te verrijken. 

De eerste drie mogelijkheden zijn binnen het profiel van de medewerker.

1. Ga hiervoor naar het profiel van de medewerker en klik door naar "Documenten" in het linkermenu. 
   
2. Klik op het plusteken om een document toe te voegen. 
   

1. Via een notitie kun je snel een afspraak vastleggen. 

2. Upload bestanden in het dossier vanaf jouw computer, zoals de getekende arbeidsovereenkomst, de loonbelastingverklaring, kopie van id of paspoort, functioneringsgesprekken, en VOG verklaringen. Deze kun je allemaal heel handig direct opslaan in het dossier.

3. Tijd bespaar je door met sjablonen te gaan werken in Humanwave.

Dit zijn vaak vaste templates die je regelmatig gebruikt. Denk dan aan arbeidsovereenkomsten, bevestiging van salarisverhoging, bruto bonussen, en bruikleenovereenkomsten. 

4. Het is ook mogelijk om e-mail communicatie op te slaan in het dossier van de medewerker. 

1. Ga naar je persoonlijk profiel, door via jouw persoonlijke icoon rechts bovenin, op je naam te klikken.
   
2. Onder het kopje 'Instellingen' kun je een e-mail genereren.
   
3. Heb je een afgeronde e-mail communicatie, stuur deze dan op naar het e-mail adres wat Humanwave voor je heeft gegenereerd.
   
4. Onder 'Inbox' komen deze e-mails binnen waarna je deze kunt toewijzen aan het dossier van de medewerker.

Openheid en transparantie

Door alle vinkjes aan te klikken bereik je maximale openheid en transparantie binnen de organisatie en omdat de medewerkers recht op inzage hebben in het dossier is het verstandig om de vinkjes direct juist toe te passen. Je kunt altijd achteraf nog een wijziging maken in 'Wie kan het zien'.

Let op: Wordt er een bestand bij een Supervisor of HR manager zelf toegevoegd?

Dan is deze ook zichtbaar voor de medewerker zelf als het vinkje voor 'Supervisor en HR manager' aan staat, ondanks dat het vinkje bij 'Persoon zelf' uit staat.

Belangrijk: het up-to-date houden van het personeelsdossier is belangrijk. Plan regelmatig, bijvoorbeeld 1x per maand een uurtje in. Zo heb je de beschikking over actuele personeelsdossiers. 

• Related Articles

• Hoe kan ik vanuit mijn inbox email het dossier van mijn medewerkers verrijken?

  Je kunt afspraken en overige informatie van medewerkers die in je email staan makkelijk doorsturen naar Humanwave en daarna koppelen aan het dossier van de betreffende medewerker. Stap 1 Om van deze functionaliteit gebruik te maken, dien je eerst in ...

• Medewerkersprofiel verrijken | Wat kan ik hier allemaal kwijt?

  Heb je alleen de basisgegevens van de medewerker ingevuld, of wil je de medewerker nog verder verrijken? In deze helpfile nemen we alle schermen van het medewerkersprofiel door zodat je precies weet waar je je wat kwijt kan. Ga via Start naar Mensen, ...

• Hoe gebruik ik sjablonen?

  Met het aanmaken van een sjabloon kan je tijd en kosten besparen, je laat immers Humanwave het werk voor je doen. In de HR administratie zijn veel soorten documenten geschikt voor het gebruik van een sjabloon. Denk hierbij aan: ...

• Hoe kan ik mijn toegevoegde documenten inzien?

  Documenten vormen een belangrijk onderdeel van het personeelsdossier. Sommige documenten kunnen (zeer) vertrouwelijke informatie bevatten en zijn daarom alleen zichtbaar voor specifieke rollen binnen de organisatie, zoals de medewerker zelf en diens ...

• 5 tips om Humanwave optimaal inzetten

  Ben jij bekend met alle ins- & outs in Humanwave? Hier onder vind je 5 tips waarmee je Humanwave optimaal in kunt zetten in jouw organisatie. 1. Medewerkersbeheer: Gebruik zoeken Ben je opzoek naar een interactief overzicht van alle medewerkers op de ...