Het belang van een goed personeelsdossier - Humanwave

Het belang van een goed personeelsdossier

Een goed en actueel personeelsdossier (dossiervorming) is belangrijk én verplicht. In de praktijk wordt er vaak enthousiast begonnen, maar wordt het up-to-date houden van het dossier nog al eens vergeten. 

Leer jezelf aan (of delegeer dit) om bij alles wat er gebeurt rondom de HR en het salaris van de werknemers jezelf de vraag te stellen: ‘moet ik dit borgen in het personeelsdossier?’ Maar pas wel goed op voor de privacy van de werknemer in het personeelsdossier. Sla geen informatie op die niet in het personeelsdossier thuis hoort!

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft aan dat je het volgende mag opslaan: klachten, waarschuwingen, de verzuimfrequentie, een kopie van het identiteitsbewijs, het burgerservicenummer (BSN) en persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende.

Het personeelsdossier bevat de volgende documenten:
  1. Persoonlijke gegevens;
  2. Kopie van het identiteitsbewijs;
  3. Ondertekende opgaaf gegevens voor de loonheffing (loonbelastingverklaring);
  4. Ondertekende arbeidsovereenkomst door werkgever en werknemer;
  5. Documenten rondom functionering en beoordeling: zoals het functieprofiel en de verslagen met betrekking functionerings- en beoordelingsgesprekken;
  6. Ziekteverzuim.
Daarnaast kun je het personeelsdossier aanvullen met gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel van een personeelsdossier: het bijhouden ontwikkeling van de werknemer. Dit is belangrijk voor de functionerings- en beoordelingsgesprekken die je met de werknemer voert, maar ook wanneer je de werknemer wilt ontslaan. 

Medische gegevens
Medische gegevens mogen niet op voorhand in het personeelsdossier vermeld worden. Alleen de arbodienst of bedrijfsarts mag deze gegevens verwerken. Ook wanneer de werknemer bij zijn ziekmelding vrijwillig informatie verstrekt over zijn arbeidsongeschiktheid, mag de werkgever dit niet opslaan in het dossier. 

In het kader van de verzuimbegeleiding van zieke werknemers mogen er een beperkt aantal noodzakelijke medische persoonsgegevens verwerkt worden. Zoals de gegevens over de verwachte duur van het verzuim en de mate waarin een werknemer arbeidsongeschikt is. Ook deze gezondheidsgegevens mogen alleen worden vastgelegd nadat een bedrijfsarts of arbodienst is geraadpleegd. Wanneer werkgevers informatie over hun werknemers doorgeven aan de arbodienst, moeten zij de werknemers daarover informeren.

Ras, geloof en geaardheid
Ras, geloof en geaardheid mogen, net als de medische gegevens, niet in het personeelsdossier worden opgenomen. Tenzij er met de werknemer anders wordt overeengekomen (lees: er toestemming is van de werknemer). Als de werknemer schriftelijk bezwaar aantekent tegen het opnemen van deze gegevens, moet je daar direct mee stoppen. De werknemer hoeft overigens geen reden aan te geven voor zijn bezwaar.

Werknemers hebben het recht te weten wat er in hun personeelsdossier staat en waarom deze gegevens zijn opgeslagen. Zij mogen hun dossier inzien, of een kopie opvragen, en eventuele fouten corrigeren. Het correctierecht geldt als de gegevens feitelijk onjuist of onvolledig zijn, of niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of op een andere manier in strijd met een wet worden gebruikt. Het recht op informatie is wettelijk vastgelegd en je bent als ondernemer verplicht om je werknemers hierover te informeren.
 
Let op: in principe moeten de gegevens uit het personeelsdossier maximaal twee jaar nadat de werknemer uit dienst ging worden vernietigd. Maar niet alles mag verwijderd worden! Lees verder in onze helpfiles: 
  1. Introductie: AVG- wetgeving
  2. Bewaartermijnen AVG
Veel gemaakte fouten
  1. Het personeelsdossier niet up-to-date houden.
  2. Informatie vastleggen die niet mag worden vastgelegd.

    • Related Articles

    • Hoe verrijk ik het personeelsdossier?

      Een goed personeelsdossier is van groot belang, lees verder in onze helpfile: Het belang van een goed personeelsdossier  Op welke manieren je het personeelsdossier kunt verrijken staat beschreven in deze helpfile. Wij adviseren je om te handelen ...
    • Wat is te vinden in het profiel van de medewerker?

      In het profiel van de medewerker wordt weergegeven wat de medewerker doet, wie de persoon is en welke aanpassingen en aanvragen er de afgelopen tijd voor de medewerker gedaan zijn. Het profiel is in vier tabbladen onderverdeeld, die elk zijn eigen ...
    • Hoe behoud je het overzicht in de personeelsdossiers?

      Als werkgever ben je verplicht om een personeelsdossier bij te houden voor elke medewerker. Het aantal documenten dat je moet beheren kan echter flink oplopen. Daarnaast heb je te maken met zaken als bewaartermijnen, de AVG-wet en er kunnen ...
    • Offboarden | Het contract wordt niet verlengd

      Deze workflow weergeeft het functionele proces in Humanwave, en welke stappen je moet doorlopen, en waar je op moet letten wanneer je besluit een contract niet te verlengen. Zoek je meer achterliggende informatie rondom ontslag en ...
    • Welke gegevens worden gelogd?

      Binnen Humanwave worden bepaalde gegevens gelogd. Zo kan je altijd inzien wie en wanneer je persoonlijke gegevens heeft geraadpleegd. We loggen het inzien van bepaalde gegevens en maken dit inzichtelijk voor de medewerker. In deze helpfile wordt ...