Identiteitsbewijs van een werknemer, hoe zit het ook alweer? - Humanwave

Identiteitsbewijs van een werknemer, hoe zit het ook alweer?

Als werkgever ben je verplicht om de identiteit van je werknemers te controleren. Je controleert dit vóór aanvang van het dienstverband aan de hand van het originele identiteitsbewijs. Een kopie bewaar je in het dossier van de medewerker.  

Verificatieplicht geldig identiteitsbewijs
Bij het controleren van de identiteitsbewijzen moet je op een aantal punten letten. De pasfoto moet kloppen, de fysieke kenmerken (lengte en leeftijd) moeten kloppen, de nationaliteit moet op het document staan (ook bij buitenlandse werknemers) en de vervaldatum van het document mag op het moment van controleren nog niet verlopen zijn.

Bewaarplicht identiteitsbewijs
Het is belangrijk om een duidelijke kopie van de voor- en achterzijde van de werknemer te bewaren. Het documentnummer, de pasfoto en het burgerservicenummer dienen goed leesbaar te zijn. De kopie dient bewaard te worden tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemers uit dienst gaan. Wanneer het identiteitsbewijs verloopt van een werknemer gedurende zijn dienstverband, hoefde geen nieuwe kopie te maken.

Je werknemers zijn verplicht om tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich te dragen, bij een controle van de Inspectie SZW dient een werknemer deze bijvoorbeeld te kunnen tonen.  Hier dien je als werkgever op te wijzen. Dit geldt niet alleen voor mensen die rechtstreeks bij je in dienst zijn, maar ook voor ingehuurde arbeidskrachten.

Lees ook onze blog over de identificatieplicht
    • Related Articles

    • Hoe ziet het Full Service Proces eruit?

      Wanneer je je salarisadministratie hebt uitbesteed aan Humanwave dan betekent dit een verloning met meer inzicht en meer controle. In het Full Service proces zal je optimaal samenwerken met onze Salaris Experts. De mutaties, concept loonstroken en ...
    • Lunches tijdens werktijd, hoe zit dat ook alweer voor de belastingdienst?

      Gezellig met elkaar lunchen op het werk is belangrijk. Het samenzijn, de magen voeden, grappen uithalen, een spelletje spelen, voetbalwedstrijden uitwisselen….. Tijdens de lunch gebeurt het!   Hoe heb je de lunch geregeld? Bij lunches zijn vele ...
    • Wat is het nummer inkomensverhouding (IKV) en wanneer moet ik deze aanpassen?

      Het nummer inkomensverhouding (vaak ook genoemd als dienstbetrekking nummer of afgekort IKV) wordt in de aangifte doorgegeven naar de Belastingdienst en UWV. De combinatie van nummer inkomensverhouding, burgerservicenummer en werkgever (het ...
    • Het belang van een goed personeelsdossier

      Een goed en actueel personeelsdossier (dossiervorming) is belangrijk én verplicht. In de praktijk wordt er vaak enthousiast begonnen, maar wordt het up-to-date houden van het dossier nog al eens vergeten.  Leer jezelf aan (of delegeer dit) om bij ...
    • Hoe meld ik mijzelf of een andere medewerker ziek via de web-app?

      Je kan vanuit je dashboard 24/7 online een ziekmelding doorgeven. De ziekmelding wordt automatisch verstuurd naar degene die deze moet bevestigen.  Hoe meld ik mijzelf ziek? Stap 1 Ga naar je dashboard in Humanwave door op 'Start' te klikken. Stap 2 ...