Identiteitsbewijs van een werknemer, hoe zit het ook alweer? - Humanwave

Identiteitsbewijs van een werknemer, hoe zit het ook alweer?

Als werkgever ben je verplicht om de identiteit van je werknemers te controleren. Je controleert dit vóór aanvang van het dienstverband aan de hand van het originele identiteitsbewijs. Een kopie bewaar je in het dossier van de medewerker.  

Verificatieplicht geldig identiteitsbewijs
Bij het controleren van de identiteitsbewijzen moet je op een aantal punten letten. De pasfoto moet kloppen, de fysieke kenmerken (lengte en leeftijd) moeten kloppen, de nationaliteit moet op het document staan (ook bij buitenlandse werknemers) en de vervaldatum van het document mag op het moment van controleren nog niet verlopen zijn.

Bewaarplicht identiteitsbewijs
Het is belangrijk om een duidelijke kopie van de voor- en achterzijde van de werknemer te bewaren. Het documentnummer, de pasfoto en het burgerservicenummer dienen goed leesbaar te zijn. De kopie dient bewaard te worden tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemers uit dienst gaan. Wanneer het identiteitsbewijs verloopt van een werknemer gedurende zijn dienstverband, hoefde geen nieuwe kopie te maken.

Je werknemers zijn verplicht om tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich te dragen, bij een controle van de Inspectie SZW dient een werknemer deze bijvoorbeeld te kunnen tonen.  Hier dien je als werkgever op te wijzen. Dit geldt niet alleen voor mensen die rechtstreeks bij je in dienst zijn, maar ook voor ingehuurde arbeidskrachten.

Lees ook onze helpfile over de identificatieplicht
    • Related Articles

    • Wat is het nummer inkomensverhouding (IKV) en wanneer moet ik deze aanpassen?

      Het nummer inkomensverhouding (vaak ook genoemd als dienstbetrekking nummer of afgekort IKV) wordt in de aangifte doorgegeven naar de Belastingdienst en UWV. De combinatie van nummer inkomensverhouding, burgerservicenummer en werkgever (het ...
    • Het belang van een goed personeelsdossier

      Een goed en actueel personeelsdossier (dossiervorming) is belangrijk én verplicht. In de praktijk wordt er vaak enthousiast begonnen, maar wordt het up-to-date houden van het dossier nog al eens vergeten. Leer jezelf aan (of delegeer dit) om bij ...
    • Wat moet ik doen als een stagiair tegelijkertijd ook werknemer is?

      Het kan voorkomen dat een stagiair in het weekend aan de slag gaat als zaterdagkracht. Doordeweeks ontvangt hij of zij een stagevergoeding, in het weekend een vast bedrag per gewerkt uur. Omdat stagiairs anders verzekerd zijn dan werknemers, moet je ...
    • Hoe kan ik het plus/min saldo corrigeren?

      Werk jij met plus/min uren omdat je een jaarurennorm hebt afgesproken met de medewerker? Dan is er grote kans dat er aan het einde van het kalenderjaar de plus/min uren verrekend moeten worden. In deze helpfile zullen we je uitleggen hoe je makkelijk ...
    • Hoe kan ik extra en/of minder gewerkte uren afhandelen?

      Je gebruikt Humanwave voor het uitbetalen van de salarissen en de medewerkers registreren de gewerkte uren in Humanwave. De medewerkers hebben de uren ingevoerd; je dient de uren af te handelen om de salarissen te betalen. In deze helpfile gaan wij ...