Voordat je een nieuwe medewerker aanneemt, ben je als werkgever verplicht om de identiteit van deze persoon te controleren aan de hand van een origineel identiteitsdocument. Dit valt onder de wet identificatieplicht. Dit lijkt heel logisch en simpel. Maar toch wordt dit vaak onderschat en worden er fouten gemaakt in deze procedure. Dit kan jou als werkgever flink in de problemen brengen als er een controle wordt gedaan. Maar hoe werkt deze verplichting dan precies in de praktijk? Lees snel verder voor alle informatie en onze tips.
Gevolgen voor de werkgever als je niet hebt voldaan aan de identificatieplicht
De identificatieplicht kan gecontroleerd worden door de arbeidsinspectie, vreemdelingenpolitie, het UWV of de Belastingdienst. Zij zullen bekijken of de administratie op orde is en of je een UV-lamp en loep aanwezig hebt in het bedrijf om de controle van de identiteitsdocumenten goed uit te kunnen voeren. Daarnaast controleren ze ter plekke de identiteitsbewijzen van de medewerkers. Ook op werk zijn zij namelijk verplicht dit bij zich te dragen. Als werkgever moet je de medewerkers hier wel op hebben gewezen.
Als er blijkt dat één of meer medewerkers een ongeldig identiteitsdocument hebben dan krijg je als werkgever een boete. Daarnaast zul je met terugwerkende kracht het anoniementarief van 52% op de lonen moeten heffen, inclusief rente en de wettelijke verhoging. Dit zijn gevolgen die je niet wilt riskeren en gemakkelijk kunt vermijden door de identiteit van jouw medewerker zorgvuldig controleren als ze in dienst komen.
Wanneer controleer je als werkgever de identiteit?
Wist je dat je de identiteit van een nieuwe medewerker al tijdens het sollicitatieproces moet controleren en niet pas na het tekenen van het contract? Door deze tijdslijn te volgen weet je namelijk zeker dat je eventuele problemen voor kunt zijn. Het is daarom slim om tijdens het sollicitatieproces identiteitscontrole op het moment dat de gesprekken vorderen al in gang te gaan zetten.
Stap 1: Authentificatie van het identiteitsdocument.
Een paspoort en ID-kaart uit een EU-land, inclusief IJsland, Zwitserland en Noorwegen, zijn geldige identiteitsdocumenten. Een rijbewijs mag je niet gebruiken voor de identificatieplicht omdat hier geen nationaliteit op staat.
Er zijn vele valse paspoorten en ID-kaarten in omloop. Zorg dus dat je het document zelf in handen hebt gehad en vertrouw niet op een scan van het document. Vertel vooraf aan de controle aan de eigenaar van het identiteitsdocument wat je gaat doen: het controleren van de echtheid van het document. Moet het document uit een etui of hoesje gehaald worden? Laat dit de eigenaar van het document altijd zelf doen.
Check allereerst hoe het document eruit ziet:
- Is het onbeschadigd en goed leesbaar, of heeft het beschadigingen of verkleuringen?
- Staan er geen spelfouten in de tekst?
- Kijk ook naar het soort plastic dat gebruikt is. voor identiteitsbewijzen wordt een harder soort plastic gebruikt. Dit kun je ook controleren door het geluid te vergelijken als je het document laat vallen op een harde ondergrond.
- Bekijk of de handtekening er echt uit ziet. Of laat ter controle de persoon ter plekke de handtekening zetten en vergelijk dit met elkaar.
- Bekijk bij een paspoort of de nummering van de pagina’s klopt.
Controleer ook de datum van uitgifte. Een paspoort en ID-kaart is voor iedereen boven de 18 jaar oud, 10 jaar geldig. De volgende stap is het bekijken van de echtheidskenmerken. Hierbij maak je gebruik van een UV-lamp en loep die je gewoon in de winkel kunt kopen. Check altijd meer dan één kenmerk.
Echtheidskenmerken paspoort:
- Controleer of er een tweede identieke portretfoto met 3D effect op de houderpagina staat.
- Voel of er links en rechts reliëf aanwezig is op de houderpagina.
- Check of er een documentnummer op de houderpagina staat vermeld. Ditzelfde nummer moet zichtbaar zijn door perforatie op de papieren pagina’s.
- Controleer de Tilted Laser Image (TLI). Op de houderpagina staan links van de persoonsgegevens de maand en jaar van geboorte verticaal geperforeerd. Als je dit tegen het licht houdt dan zie je dat dit doorzichtig is.
- Bekijk of het watermerk, voor Nederlandse paspoorten is dit een leeuw, op de papieren pagina’s doorzichtig aanwezig is.
- Controleer de aanwezigheid en werking van het kinegram op de houderpagina door het document te kantelen. Dit zijn rondjes onder de foto’s die van vorm en kleur veranderen als je dit doet.
- Controleer met een UV-lamp de UV-werking in het document en het patroon. Op de houderpagina moet rechts en links een hoekig patroon verschijnen, op de pagina’s een patroon en op de kaft het watermerk.
- Controleer op de houderpagina en op de papieren pagina’s met een loep de microtekst ‘Koninkrijk der Nederlanden’.
Echtheidskenmerken ID-kaart
- Controleer de Tilted Laser Image (TLI). Voor ID-kaarten vanaf 2011 is dit de portretfoto geperforeerd op de kaart. Voor ID-kaarten vanaf 2014 is dit de geboortemaand- en jaar. Als je het document tegen het licht houdt dan zie je dat dit doorzichtig is.
- Voel of er links en rechts reliëf aanwezig is op de kaart.
- Check of er een documentnummer rechtsboven op de kaart vermeld staat.
- Controleer de aanwezigheid en werking van het kinegram op de kaart. Voor ID-kaarten vanaf 2011 is dit ruitvormig en staat het deels over de portretfoto. Voor ID-kaarten vanaf 2014 zijn dit rondjes onder de foto’s. Controleer of het kinegram van vorm en kleur veranderd als je het document kantelt.
- Bij ID-kaarten vanaf 2014 controleer je of er een tweede foto met 3D effect aanwezig is.
- Controleer op de kaart de microtekst ‘Koninkrijk der Nederlanden’.
- Controleer met een UV-lamp de UV-werking in het document en het patroon. Op ID-kaarten vanaf 2011 licht er op heel de kaart een patroon van driehoekjes op en op ID-kaarten vanaf 2014 licht er een driehoekig patroon links en rechts op de kaart op.
Een elektronisch paspoort of ID-kaart bevat een chip waar de foto en persoonsgegevens van de houder op staan. Identiteitsdocumenten die een chip zijn gemarkeerd met een e-symbool. Heeft jouw bedrijf een documentlezer, dan kun je de gegevens (behalve de vingerafdrukken in een paspoort) uitlezen. Dit is echter niet verplicht voor de identificatieplicht.
Stap 2: Verificatie van document met persoon
Als je hebt gecheckt of het identiteitsdocument origineel is ga je verder met stap 2: Is de nieuwe medewerker ook de persoon op het identiteitsdocument? Kloppen de leeftijd en de nationaliteit? Komen de pasfoto en de persoon overeen? Hierbij kun je kijken naar absolute kenmerken. Dit zijn kenmerken die niet of nauwelijks aan verandering onderhevig zijn, zoals de vorm van de neus, oren, ogen, jukbeenderen, kaaklijn en haargrens. Ga hierbij minder of niet af op relatieve kenmerken, zoals de kleur van de ogen, gezichtsbeharing (baard / snor), een bril, lichaamslengte en haardracht. Dit zijn kenmerken die gemakkelijker kunnen veranderen.
Stap 3: Onderzoek of de persoon in Nederland mag werken
Om in Nederland te mogen werken moet je de Nederlandse nationaliteit of een nationaliteit uit een EER-land of Zwitserland hebben. Anders heeft de medewerker een werkvergunning nodig via het UWV. Een werkvergunning is niet nodig als de medewerker een verblijfsvergunning (aan te vragen via de IND) heeft waar ‘arbeid is vrij toegestaan’ op vermeld staat. Met een verblijfsvergunning waar dit niet op vermeld staat mag je wel langere tijd in Nederland verblijven, maar niet werken. Ten slotte bestaat er een GVVA (Gecombineerde Vergunning voor Verblijf en Arbeid), die door het IND kan worden afgegeven.
Bewaarplicht
Als de nieuwe medewerker daadwerkelijk in dienst komt, dan ben je verplicht om na de controle een kopie van het identiteitsdocument in de administratie te bewaren. Op dit kopie zet je als werkgever je handtekening en datum, als bewijs dat je het identiteitsdocument gecontroleerd hebt. Laat daarnaast ook de medewerker zijn handtekening erop zetten. Check hierbij nogmaals of dit overeenkomt met de handtekening op het identiteitsdocument. De kopie moet je tot minimaal vijf kalenderjaren na het einde van de arbeidsrelatie, dienstbetrekking of werkzaamheden bewaren.
Verlopen van het identiteitsdocument
Als het identiteitsdocument van de medewerker verloopt, dan hoef je de opgeslagen kopie niet te vervangen. Je hoeft dus geen nieuwe controle uit te voeren of een nieuwe kopie van het vernieuwde identiteitsdocument aan het personeelsdossier toe te voegen. Dit betekent dat je na de eerste controle, wanneer de medewerker in dienst komt, hebt voldaan aan de identificatieplicht.
Twijfel?
Twijfel je over de echtheid van het document of heb je twijfels over of de medewerker daadwerkelijk de persoon op het identiteitsdocument is? Stel dan controlerende vragen rondom de naam en de geboortedatum. Of laat de persoon in jouw bijzijn de handtekening zetten op een papier en vergelijk die met de handtekening op het document. Ook kun je externe bronnen raadplegen zoals
de website van het RVIG. Blijf je twijfelen? Overleg dan met collega’s. Blijft de twijfel bestaan, houd dan het identiteitsdocument bij je en bel 112. De politie zal de persoon aanhouden, meenemen en verhoren.