Wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt, is het belangrijk om dit professioneel en correct aan te pakken. Want een eerste indruk kan je immers maar 1 keer maken. Er moeten altijd veel zaken worden geregeld bij een indiensttreding. Met behulp van de In dienst takenlijst kan je ervoor zorgdragen dat je echt niets vergeet. Zo maak je een perfecte eerste indruk.
Hoe zorg je er nu ook voor dat er niets misgaat in de salarisadministratie? Ons advies is om voor nieuwe medewerkers ook het IMCAV model te gebruiken. Wij helpen je graag een handje. Hieronder staan de 5 stappen van het IMCAV model uitgelegd bij indienstreding van een medewerker: Inventariseren, Muteren, Controleren, Afhandelen en Verantwoorden.
Inventariseren
Per wanneer is de medewerker in dienst?
Dit moet je als eerste goed helder hebben.
Let op: komt een werknemer in dienst nadat de lonen van de huidige maand al zijn uitbetaald, dan moet je actie ondernemen door te kijken of de werknemer nog kan worden nabetaald of de volgende maand moet worden uitbetaald. Is dit bij jouw het geval? Lees
hier verder.
Wat moet er allemaal geregeld worden voor de nieuwe medewerker?
Hierbij kan je denken aan verplichte zaken, zoals een ondertekende arbeidsovereenkomst van de medewerker ontvangen, een opgaaf voor de loonheffingen en een kopie van het identiteitsbewijs. Zorg dat de medewerker bovenstaande verplichte zaken aanlevert. Bovengenoemde zaken moeten minimaal aanwezig zijn in het dossier van iedere werknemer.
Heb je verder alle basiszaken op orde om de nieuwe medewerker bij de volgende stap - muteren - goed te kunnen onboarden?
Je zult naar alle waarschijnlijkheid collega’s moeten vragen tot het uitvoeren van werkzaamheden op de 'In dienst Takenlijst'. Zet deze acties op tijd uit zodat de nieuwe medewerker en collega niet voor verrassingen komen te staan.
Muteren
De nieuwe medewerker kan worden ingevoerd in Humanwave.
Haal uit de arbeidsovereenkomst alle relevante data en afspraken zodat er aan het einde van de maand moeiteloos verloond kan worden. Iedere medewerker heeft recht op minimumloon, vakantiegeld en het wettelijke aantal verlofdagen. Dit geldt ook voor oproepkrachten/nuluurders. Zorg dat deze 3 afspraken juist worden opgevoerd bij de afspraken in de arbeidsrelatie van de werknemer.
Controleer ook de andere arbeidsvoorwaarden die wellicht voor jullie organisatie van toepassing zijn.
Staan de reiskosten, lunchkosten en andere vergoedingen goed in Humanwave?
Is de medewerker aangemeld bij het pensioenfonds en is de bijdrage ingevoerd?
Vervolgens kan je de medewerker uitnodigen voor toegang tot Humanwave. Vraag of de nieuwe medewerker de ingevoerde gegevens wil controleren. Zo weet je zeker dat alles goed staat.
Controleren
Loop de 'In dienst takenlijst' door en kijk wat er nog gedaan moet worden.
Controleer of alles in orde is voor de eerstkomende salarisuitbetaling:
- Zonder volledige naam, BSN, adres en bankrekeningnummer kan de nieuwe medewerker niet worden verloond.
- Staat de loonheffingskorting juist in Humanwave bij de instellingen belasting?
- Check ook gelijk of het jaarloon voor pensioen (indien van toepassing) goed is ingevoerd;
- Controleer of het jaarloon goed is ingevuld, zodat het bijzonder tarief percentage juist kan worden berekend.
Afhandelen
Wanneer uit de controle blijkt dat alles in orde is dan heeft de nieuwe medewerker een perfecte onboarding gehad.
Verantwoorden De eerste loonstrook ziet er perfect uit. Wijs de medewerker op zijn personeelsdossier, zodat hij weet dat zijn eerste loonstrook klaar staat en deze kan downloaden. De nieuwe medewerker is blij dat hij bij je is komen werken!