Moet ik de reiskosten aanpassen wanneer mijn medewerker meer/minder gaat werken? - Humanwave

Moet ik de reiskosten aanpassen wanneer mijn medewerker meer of minder gaat werken?

Wanneer je medewerker een dag meer of minder gaat werken en je de maandelijkse reiskosten hebt gebaseerd op het aantal werkdagen in de week, dan moet je de reiskostenvergoeding handmatig aanpassen. Dit geld voor alle onkostenvergoedingen die gebaseerd zijn op het aantal werkdagen. 

Stel je gebruikt een soortgelijke berekening voor de reiskosten: 

aantal werkdagen in een kalender jaar * aantal km per dag * km-vergoeding * (het aantal werkdagen volgens contract / 5 werkdagen) / 12 maanden

Doorgaans wordt uitgegaan van 260 werkdagen in een kalenderjaar. In dit geval maak je in de berekening gebruik van het aantal te werken dagen in de week en de totale werkdagen in de week.
Wanneer het aantal werkdagen in de week wijzigt, zal de formule een andere uitkomst bieden. Dit moet je verwerken in Humanwave.

Dit doe je als volgt:

Stap 1
Ga naar de arbeidsrelatie van de medewerker bij wie je de reiskostenvergoeding moet aanpassen. 

Stap 2
Onder het tabblad 'Afspraken' vind je de reiskostenvergoeding. Klik op het potloodje achter de afspraak.


Stap 3
Nadat je op het potlood hebt geklikt krijg je 3 opties:
  1. Aanpassen vanaf een bepaalde datum;
  2. Huidige aanpassen;
  3. Historische toevoegen.
Kies voor 'Aanpassen vanaf een bepaalde datum', om de afspraak in te laten gaan op het moment dat de medewerker meer/ minder dagen gaat werken.
Klik op volgende en vul de startdatum en het nieuwe bedrag in. Klik daarna op 'Bewaar'.

Stap 4
Wanneer je de afspraak hebt bewaard, komt deze te staan onder toekomstig (indien de startdatum in de toekomst ligt).



De wijziging van de werkdagen geef je aan in de salarisafspraak, hoe je de salarisafspraak wijzigt lees je in deze helpfile.

Achteraf reiskostenvergoeding corrigeren 
Wanneer je er na de verloning achter komt dat de reiskostenvergoeding niet is aangepast naar het nieuwe bedrag, dan dien je een correctie te maken in de volgende maand. In dit voorbeeld ontving de medewerker een reiskostenvergoeding van 125 euro en na de wijziging in aantal dagen in de week wordt dit 100 euro. De wijziging moet ingaan op 1 oktober. Wanneer je in oktober nog 125 euro hebt betaald dan heeft de medewerker 25 euro te veel ontvangen ( 125-100 ). Dit verschil kan je verhalen op het loon in november. 

Je voegt hiervoor een eenmalige reiskostenvergoeding (netto) toe; en vult hier een negatief bedrag in welke nog verhaalt moet worden. 


Denk eraan om alsnog de wijziging voor de maandelijkse reiskostenvergoeding toe te voegen in de arbeidsrelatie. Doorloop stap 3 en 4 van deze helpfile en kies er nu voor om de nieuwe afspraak in te laten gaan op 1 november. Het kan natuurlijk ook zijn dat je medewerker wel 5 dagen blijft werken, maar 2 dagen werkt vanuit huis. In dit geval hoef je alleen de reiskostenvergoeding aan te passen. 

Lees alles over arbeidsovereenkomsten op onze website:
  1. https://humanwave.nl/hr-adviseur/arbeidsovereenkomst/
​