Sinterklaas op het werk: Humanwave geeft je 7 slimme tips
Voorkom dat je in de zak van de Belastingdienst belandt
Sinterklaas is weer in het land, en dat betekent een tijd van gezelligheid, cadeaus en lekkernijen! Veel werkgevers grijpen deze feestelijke gelegenheid aan om hun medewerkers en soms ook hun gezinnen te verrassen met iets extra’s. Maar hoe organiseer je dit op een manier die zowel leuk als fiscaal verantwoord is?
Geen zorgen, Humanwave heeft 7 slimme tips om jouw zakelijke Sinterklaasfeest tot een fiscaal feestje te maken. “Geen verrassingen, alleen cadeautjes!"
Bereid je voor op Sinterklaas met onze 7 slimme tips
1. Ik regel helemaal niets
Nou, dan ben je gauw klaar en heb je geen fiscale zorgen. Wij hopen overigens wel dat Sinterklaas het je zal vergeven ;-).
2. Ik koop snoep, speculaas en pepernoten voor de medewerkers
Iets lekkers geven aan de medewerkers wordt altijd gewaardeerd en het mooie is dat voor deze versnaperingen de nihilwaardering geldt. In gewoon Nederlands: het mag van de Belastingdienst, want lekkernijen zijn immers geen loon en gaan niet ten laste van de vrije ruimte. Leuk meegenomen toch? Wil je meer weten over nihilwaarderingen? Download gratis onze WKR Whitepaper.
3. Ik regel een cadeau voor de medewerkers
Het maakt niet uit wat je geeft als het bedrag voor het cadeau maar als gebruikelijk kan worden beschouwd.
De Belastingdienst redeneert namelijk heel simpel en stelt dat de waarde van de cadeaubon loon is. Je hebt nu 2 opties:
Optie 1: Je voert het cadeau bij de werknemers op als loon in natura en hierover betalen de werknemers loonbelasting.
Optie 2: wijs het cadeau aan als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte. Concreet: Je laat het cadeau in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) vallen. Zorg er dan wel voor dat je zeker weet dat daar nog ruimte voor is. Je boekhouder, accountant of verantwoordelijke afdeling kan je daar ongetwijfeld antwoord op geven.
Optie 2 is wel de vriendelijkste methode. De medewerker heeft anders het gevoel een sigaar uit eigen doos te krijgen.
4. Ik regel een cadeautje voor de kinderen van de werknemers én ik regel een natuurlijk cadeautje voor de werknemers zelf
Hoe tof dat Sinterklaas bij jullie ook aan de kinderen denkt! Ook in dit geval ziet de Belastingdienst het cadeautje voor de kinderen of voor beiden als loon. En verder geldt hetzelfde als bij het vorige punt, in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) of belasten bij de werknemer.
5. Ik organiseer een Sinterklaasfeest op kantoor maar alleen voor de werknemers
Cadeaus, gedichten, bier en handenvol pepernoten: die avond kan nu al niet meer stuk! Houd rekening met de volgende 4 zaken:
Het feest vindt plaats op de eigen locatie. Dit ziet de Belastingdienst als een niet-ongebruikelijke voorziening. Dan is er fiscaal niets aan de hand.
Wanneer de medewerkers een cadeau krijgen dan geldt wat onder punt 3 is aangeven.
En het bier en de pepernoten? Die vallen onder de nihilwaardering. Zie hiervoor punt 2.
Is er ook een maaltijd bij deze avond? Dan moet het normbedrag voor de maaltijd worden opgenomen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) of belasten bij de werknemer. In 2023 is het normbedrag voor maaltijden €3,55 per persoon.
6. Ik organiseer het sinterklaas feest op kantoor voor de werknemers en kinderen
Sinterklaas en de Pieten komen echt op bezoek. Super cool. Iedereen is zenuwachtig en wacht in spanning af… Er zijn in dit geval 4 zaken aan de orde:
Het feest vindt plaats op de eigen locatie. Dit ziet de Belastingdienst, net als in bovenstaand voorbeeld, als een niet-ongebruikelijke voorziening. Fiscaal is er dan niets aan de hand.
Sinterklaas zal je ongetwijfeld een factuur sturen voor zijn komst. Deze factuur neem je op als kosten in je boekhouding en hier zitten verder qua loonbelasting geen gevolgen aan, voor Sinterklaas geldt een nihilwaardering wanneer de werknemers en/of kinderen een cadeau krijgen, dan geldt wat onder punt 3 is aangegeven.
Alle lekkere dingen (consumpties) vallen onder de nihilwaardering, zie punt 2.
7. Ik vier sinterklaas met werknemers (en kinderen) op een externe locatie in plaats van een eigen vestiging/locatie
Je hebt geen zin in gedoe, maar wel in een echt Sinterklaasfeest. Je hebt een leuke locatie geboekt met lekker eten en drinken en je hebt de cadeautjes in de zak van Sinterklaas meegenomen. Let dan even op het volgende: omdat het Sinterklaasfeest niet op kantoor plaatsvindt, moet je alle kosten (consumpties en de rest van het feest) of optellen bij het loon of ten laste laten vallen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).
De cadeaus voor medewerkers en/of kinderen behandel je zoals je in punt 3 hebt gelezen.
Dit doen jouw collega ondernemers
De meeste ondernemers brengen de Sinterklaascadeaus onder in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Let op: je moet deze kosten wel altijd inclusief BTW meenemen. Hoe weet je of je nog voldoende vrije ruimte hebt? Lees dan onze WKR Whitepaper.
Organiseert de personeelsvereniging?
Als de personeelsvereniging Sinterklaas organiseert dan komen de kosten niet in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). De personeelsvereniging neemt deze immers voor haar rekening. Geef je als werkgever een bijdrage aan de personeelsvereniging, dan komt dit in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).
Tot slot, opgelet!
Wanneer je voor je Sinterklaasfeest ook zzp’ers, freelancers en uitzendkrachten uitnodigt dan zijn er andere regels van toepassing. Heb je hier mee te maken en wil je er meer over weten? Laat het ons weten <link advies@humanwave.nl> en wij staan voor je klaar.