Voor veel medewerkers is de maand mei meestal een mooie maand omdat het vakantiegeld wordt uitbetaald. Om de uitbetaling van het vakantiegeld vlekkeloos te regelen, is het belangrijk dat je let op de volgende 3 zaken:
1. Handel je conform de wetgeving minimum vakantiebijslag?
In het kort komt de Wetgeving over de Vakantiegeld uitkering hierop neer:
- Als een medewerker minder dan 3 keer het minimumloon verdient op jaarbasis ( € 62.100; 2022), dan heeft hij of zij recht op minimaal 8 % vakantiegeld opgebouwd over het salaris in de periode van opbouw (bijvoorbeeld juni tot mei). Per CAO kan hier nog van worden afgeweken, je dient dan altijd de bepalingen van de cao te volgen.
- Als een medewerker meer dan 3 keer het minimumloon verdient dan hoef je geen vakantiegeld uit te betalen of kun je een ander percentage afspreken, voor het gedeelte boven 3 keer het minimumloon. Dit moet echter wel expliciet in de arbeidsovereenkomst staan en hier kan weer door de cao van afgeweken worden.
- Een DGA (directeur grootaandeelhouder) of een stagiair hebben wettelijk gezien geen recht op vakantiegeld. Je mag besluiten om het vakantiegeld wel uit te keren, maar dit hoeft niet.
- Er zijn nog andere varianten rond vakantiegeld zoals een all-inclusive loon, echter focussen we ons in deze tip op het regulier uitbetalen van vakantiegeld en laten deze vorm daarom buiten beschouwing.
2. Is het opgebouwde vakantiegeld/reservering vakantiegeld juist?
- Voor medewerkers die langer dan een jaar in dienst zijn, moet de opbouw van het vakantiegeld in orde zijn, omdat er geen mutaties hebben plaatsgevonden. Controleer eventueel of de tussentijdse loonsverhogingen zijn meegenomen in de opbouw van het vakantiegeld.
- Voor medewerkers die minder dan 12 maanden in dienst zijn, raden wij je aan te controleren of het opgebouwde bedrag correct is.
- Ben je vanaf 1 januari in het huidige jaar gestart met een nieuw salarispakket dan doe je er goed aan om de opgebouwde tegoeden goed te controleren.
Je huidige salarispakket of salarisverwerker zou je aan de hand van een overzicht inzicht kunnen geven wat je in mei moet uitbetalen aan vakantiegeld.
Binnen Humanwave kun je het percentage en de periode wanneer je het vakantiegeld wilt uitbetalen instellen. Afhankelijk van deze instelling, zal het vakantiegeld automatisch worden opgebouwd en automatisch mee worden genomen in de verloning van de gekozen periode.
3. Het bijzonder tarief percentage moet juist ingesteld staan.
Over het vakantiegeld moet het bijzonder tarief berekend worden. Dit houdt in dat de witte tabel voor bijzondere beloningen gebruikt moet worden in plaats van de witte maandtabel voor loonheffingen. Het percentage wordt berekend over het jaarloon van vorig jaar. Je baseert dit jaarloon op het loon uit kolom 14 van de loonstaat.
Er zijn hier 3 situaties mogelijk:
- Je hebt de werknemer het hele voorafgaande kalenderjaar loon betaald. Je gaat dan uit van het loon dat de werknemer in dat jaar heeft gekregen.
- Je hebt de werknemer maar een gedeelte van het voorafgaande kalenderjaar loon betaald. Je gaat dan uit van het tot een jaarloon herleide bedrag.
- Voorbeeld: Een medewerker is op 1 november in dienst getreden en is zijn cumulatieve loon (kolom 14) op 31 december € 4.500, dan is het tot jaarloon herleide bedrag ((€ 4.500 : 2) x 12 =) € 27.000.
- Je hebt de werknemer in het voorafgaande kalenderjaar geen loon betaald. Je herleidt dan een jaarloon op basis van het huidige jaar. Je moet het jaarloon herleiden alsof de werknemer over het hele lopende jaar loon zou krijgen. Daarbij houd je rekening met alle loonbetalingen, dus ook met bijvoorbeeld incidentele betalingen of eventueel vastgelegde loonsverhogingen.
(bron: handboek loonheffingen 2022)
Aan de hand van het juiste jaarloon moet een van de onderstaande bijzonder tarief percentages terugkomen bij de salarisgegevens van de werknemer.
De witte tabel voor bijzondere beloningen kun je
hier terugvinden.
Binnen Humanwave wordt het jaarloon automatisch berekend of herleid en ingevuld, zodat het juiste percentage voor het bijzonder tarief wordt toegepast.
Wij adviseren je om aan de hand van een rapport uit jouw salarispakket of van jouw salarisverwerker, voordat je het vakantiegeld uitbetaald, de bijzonder tarief percentages van je medewerkers te controleren. Dit om te voorkomen dat je medewerkers tijdens de aangifte inkomstenbelasting van 2022 belasting moeten terugbetalen. Teruggave is ook mogelijk maar dat is dan in het voordeel van de werknemer.