Wat moet ik doen als een stagiair in dienst komt? - Humanwave

Wat moet ik doen als een stagiair in dienst komt als werknemer?

Het in dienst nemen van een stagiair heeft een aantal voordelen. De stagiair kent het bedrijf, de collega's en wellicht al deels van zijn of haar nieuwe functie. Wanneer je een stagiair na de stageperiode in dienst neemt, dan dien je dit te verwerken in Humanwave. Wij raden aan om dit in een nieuw medewerkersprofiel te doen. Je maakt dus een nieuwe medewerker aan vanaf de periode dat de stagiair in dienst komt. Hieronder vind je een toelichting waarom deze werkwijze het meest secuur is. 

Heb je stagiairs in dienst die tegelijkertijd ook werknemer zijn? Lees dan hier verder.

Meest secuur
Een stagiair wordt anders verloond dan een medewerker omdat een stagiair anders sociaal verzekerd is. In tegenstelling tot de stagiair is de de medewerker ook verzekerd voor de WW, WAO, WIA en WGA. Wanneer je simpelweg een nieuw contract toevoegt voor de stagiair, dan dien je deze manier van verzekeren dus goed te controleren. Om deze reden raden wij het af om in de huidige arbeidsrelatie van de stagiair een nieuw contract toe te voegen.  Het is verstandig om de stagiair, wanneer hij/zij werknemer wordt, als nieuwe medewerker - maar dan met type werknemer - in Humanwave in te voeren. De medewerker zal dan twee jaaropgaven ontvangen. Eén jaaropgave over de periode dat hij/zij stagiair was en de tweede jaaropgave over de periode in dienst als medewerker.


Met de bovenstaande workflow weet je zeker dat je geen enkele stap vergeet wanneer een stagiair in dienst komt als medewerker. 

Herinnering 

Vanuit de herinneringen ontvang je een melding dat het stagecontract binnenkort afloopt. Op dit moment zul je de beslissing moeten maken of je deze stagiair in dienst neemt. Daarna kun je hem of haar een contract aanbieden. Je laat de arbeidsrelatie van de stagiair dus gewoon eindigen op de laatste dag van de stageovereenkomst. Het profiel van de stagiair zal inactief worden

Voorbereiding 
Je maakt het nieuwe profiel aan. Nadat dit alles juist staat, navigeer je naar de arbeidsrelatie van de medewerker. 
Klik op het potlood achter het contract. 
Pas het nummer inkomstenverhouding (IKV) aan naar 2. 



De combinatie nummer inkomensverhouding, burgerservicenummer en werkgever moet uniek zijn. Omdat de naam en het BSN nummer al eerder zijn aangegeven in de loonaangifte met inkomstenverhouding nummer 1, dien je voor de medewerker het inkomensverhoudingnummer om te zetten naar nummer 2. Klik daarna op 'Opslaan'.

Uitvoering
Er zal een nieuwe arbeidsovereenkomst opgesteld moeten worden, met sjablonen ben je in een mum van tijd klaar en nadat je deze gecontroleerd hebt is het contract zo verstuurd ter digitale ondertekening. (Lees hier verder)

Controle
De medewerker controleert of alle gegevens goed zijn overgezet van het ene profiel naar het andere. Terwijl HR het dossier controleert. 

Afhandeling
De medewerker moet nog wel de jaaropgave over zijn of haar stageperiode ontvangen. De wordt automatisch klaar gezet in het afgesloten profiel. Vergeet deze daarom niet door te mailen!
    • Related Articles

    • Hoe voeg ik een nieuw contract toe wanneer een stagiair in dienst komt als werknemer?

      Het in dienst nemen van een stagiair heeft een aantal voordelen. De stagiair kent het bedrijf, de collega's en wellicht al deels van zijn of haar nieuwe functie. Wanneer je een stagiair na de stageperiode in dienst neemt, dan dien je dit te verwerken ...
    • Wat moet ik doen als een stagiair tegelijkertijd ook werknemer is?

      Het kan voorkomen dat een stagiair in het weekend aan de slag gaat als zaterdagkracht. Doordeweeks ontvangt hij of zij een stagevergoeding, in het weekend een vast bedrag per gewerkt uur. Omdat stagiairs anders verzekerd zijn dan werknemers, moet je ...
    • Offboarden | Het contract wordt niet verlengd

      Deze workflow weergeeft het functionele proces in Humanwave, en welke stappen je moet doorlopen, en waar je op moet letten wanneer je besluit een contract niet te verlengen. Zoek je meer achterliggende informatie rondom ontslag en ...
    • Waar moet ik opletten als een oud-medewerker weer terug in dienst komt?

      Wanneer een medewerker uit dienst is getreden maar later opnieuw een dienstverband aangaat, dan kun je het oude profiel van de medewerker opnieuw instellen zodat deze opnieuw gebruikt kan worden.  In deze helpfile lees je hoe je een oud-medewerker ...
    • 10 veel voorkomende HR en Salaris situaties

      In de bijlage vind je een overzicht van 10 situaties welke veel voorkomen in de HR en salarisadministratie. In het document worden de volgende situaties besproken: De medewerker krijgt een verlenging van zijn contract - zie ook deze helpfile voor ...