Hoe gebruik ik sjablonen? - Humanwave

Hoe gebruik ik sjablonen?

Met het aanmaken van een sjabloon kan je tijd en kosten besparen, je laat immers Humanwave het werk voor je doen. In de HR administratie zijn veel soorten documenten geschikt voor het gebruik van een sjabloon. Denk hierbij aan: 
  1. Arbeidsovereenkomst(en) (onbepaalde tijd, bepaalde tijd, stage overeenkomst etc.);
  2. Bruikleenovereenkomsten / gebruikersovereenkomsten (laptop/telefoon/sleutel/chip etc.);
  3. Sjabloon voor het functioneringsgesprek;
  4. Aanzegbrieven;
  5. Bevestiging van een loonsverhoging.
Waarschijnlijk heb je al een goed template voor al deze documenten in MS Word format. Dit is ook de basis voor het sjabloon.
Let op: Sjablonen kunnen alleen worden geüpload als een .Docx bestand (MS Word). Andere typen bestanden kunnen niet worden gebruikt. 

Heb je aan het einde van deze helpfile je sjabloon succesvol laten genereren? Wist je dat je deze documenten ook direct kan laten ondertekenen met een digitale handtekening?


Hoe werkt het maken en toepassen van een sjabloon?
Volg de onderstaande stappen om een sjabloon te maken, toe te voegen aan Humanwave en te laten vullen voor een medewerker.

Stap 1
Indien je al een template hebt liggen kun je deze als basis gebruiken. Open deze dan in MS Word.
Mocht je deze nog niet hebben, dan kun je beginnen met het opstellen van de tekst in Word. 

Voorbeeld: template voor een bonus.

Naam en adres bedrijf
Naam en adres medewerker

Beste naam medewerker,

We willen je hartelijk danken voor het werk wat jij hebt verzet de afgelopen tijd. Mede dankzij jouw inzet gaat het ontzettend goed met het bedrijf. Zoals aangegeven in het werkoverleg van 1 februari 2021 willen we al onze medewerkers in het zonnetje zetten. Je ontvangt in oktober een eenmalige bruto bonus van 250,00 euro.

We zien uit naar een verdere fijne samenwerking

Stap 2
Nu de standaardtekst klaar is, is de volgende stap deze opmaken met merge tags. Merge tags worden automatisch gevuld door de informatie vanuit Humanwave. De tekst vanuit stap 1 is gelijk voor iedereen, enkel de aanhef moet gevuld worden door Humanwave. Op deze plakken worden dan ook merge tags ingevoerd. Je kunt ook merge tags gebruiken voor het vullen van de bedrijfsgegevens.
Bekijk onze helpfile: lijst met aanwezige merge tags voor alle mogelijkheden.

Wanneer we de merge tags plaatsen in het voorbeeld van hierboven komt de tekst er als volgt uit te zien:

{{organisatie_naam}}
{{organisatie_adres}}
{{organisatie_postcode}} {{organisatie_plaats}}

{{medewerker_volledige_naam}}
{{medewerker_adres}}
{{medewerker_postcode}} {{medewerker_plaats}}

Beste {{medewerker_voornaam}},

We willen je hartelijk danken voor het werk wat jij hebt verzet de afgelopen tijd. Mede dankzij jouw inzet gaat het ontzettend goed met het bedrijf. Zoals aangegeven in het werkoverleg van 1 februari 2021 willen we al onze medewerkers in het zonnetje zetten. Je ontvangt in oktober een eenmalige bruto bonus van 250,00 euro.

We zien uit naar een verdere fijne samenwerking

Het sjabloon is af. Alle merge tags staan erin. Sla deze op als een .docx bestand op de computer.

Het sjabloon opslaan in Humanwave
Het bestand kan nu worden geïmporteerd in Humanwave als sjabloon:
  1. Ga naar Start, en klik op de naam van de organisatie
  2. Ga naar de Documenten via het linkermenu.
  3. Klik op het plusteken rechtsboven, om een nieuw document toe te voegen.
  4. Voer een titel in.
  5. Kies bij type voor: 'Contract sjabloon'
  6. Voeg het zojuist aangemaakte document toe via de knop 'Bestanden toevoegen' (.docx).
  7. Kies voor Bewaar om het document op te slaan. 



Document genereren bij een medewerker
Het sjabloon staat nu in Humanwave. De volgende stap is om het sjabloon te vullen met de gegevens van desbetreffende medewerker. 
  1. Ga de medewerker bij wie je het sjabloon wilt toevoegen.
  2. Klik in het linkermenu naar documenten, en klik op het plusteken rechts bovenin.
In het scherm wat opent:
  1. Voer de titel in.
  2. Geef aan om welk type document het gaat, bijvoorbeeld 'Arbeidsvoorwaarden'.
  3. Wie het document mag inzien. 
  4. Afhankelijk van het type document, of deze goedgekeurd moet worden. (Lees hier verder)
  5. Kies voor 'Maak document van sjabloon'


Er opent zich een nieuw scherm waar je het sjabloon kan selecteren. 
  1. Geef aan of het sjabloon van toepassing is op het contract (arbeidsovereenkomst, etc.) of op een bedrijfsmiddel (bruikleenovereenkomst)
  2. Selecteer het zojuist geüploade sjabloon. Staat deze er niet tussen, ga dan terug naar de vorige stap. Mogelijk is het sjabloon niet juist opgeslagen in Humanwave. 
  3. Selecteer op welk contract dit van toepassing is. 
  4. Voer evt. een referentiedatum in, wanneer deze van toepassing is in het sjabloon. 
  5. Kies voor bewaar om het sjabloon te genereren. 
Het sjabloon wordt direct aangemaakt en klaargezet tussen de documenten van de medewerker. 
Klik op de titel om het document te openen en evt. te downloaden. Eventueel kun je het document printen op briefpapier van jouw organisatie.

Indien je hebt gekozen voor de optie ‘Goedkeuren’ dan dienen de medewerkers het document goed te keuren in Humanwave.



Meer over sjablonen en digitaal ondertekenen? Hier nog een keer alle relevante helpfiles op een rijtje:
  1. Lijst met aanwezige merge tags
  2. Digitale handtekening / ondertekenen van contracten en documenten
  3. Hoe werkt het gehele process van goedkeuren van documenten?

    • Related Articles

    • Hoe kan ik merge tags voor salariscomponenten instellen?

      In Humanwave kun je met het genereren van sjablonen gemakkelijk verschillende documenten genereren, zoals contracten, overeenkomsten of brieven. Hierbij kun je gebruik maken van de verschillende merge tags die beschikbaar zijn in de lijst met ...

    • Lijst met aanwezige merge tags

      Wanneer je met Humanwave werkt dan kun je met behulp van sjablonen met één druk op de knop arbeids- en of gebruikers/bruikleen overeenkomsten maken. Om de sjablonen te voorzien van de juiste informatie kun je gebruik maken van de onderstaande merge ...

    • Hoe kan ik reiskosten salderen?

      Het kan zo zijn dat jouw organisatie het woon-werkverkeer van medewerkers vergoedt tot X aantal kilometers per enkele reis, en voor andere zakelijke kilometers een hoger bedrag vergoed dan de fiscaal vrijgestelde €0,21 per kilometer. Hierdoor worden ...

    • Hoe beëindig ik een contract/arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd?

      Wanneer je een contract/arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd wilt beëindigen, kan je de volgende stappen volgen. Stap 1 Ga naar de pagina van de medewerker en kies in het linkermenu 'Arbeidsrelatie'. Stap 2 Druk op het potlood achter het contract ...

    • Waar kan ik de bijzonder tarief percentages controleren?

      Ga via Start naar Rapporten. In het blok Salaris vind je het rapport 'Bijzonder tarieven'. Je kunt het rapport per jaar genereren. De volgende kolommen worden hierin getoond. Belastbaar loon: Het jaarloon op basis waarvan het bijzonder tarief is ...