Wettelijke verlofdagen van vorig jaar laten vervallen

Wettelijke verlofdagen van vorig jaar laten vervallen

Samenvatting in 4 stappen
Zo verwerk je handmatig de vervallen wettelijke verlofuren per 1 juli in Humanwave.

Wettelijke verlofuren van vorig jaar vervallen in principe op 1 juli. Omdat Humanwave deze uren vanwege de wettelijke regels niet automatisch verwijdert, helpt dit stappenplan je om de administratie in 4 eenvoudige stappen netjes bij te werken.

Stap 1: Controleer de spelregels (Wat vervalt wanneer?)
  • Wettelijk verlof: Restanten uit het vorige kalenderjaar vervallen op 1 juli.
  • Bovenwettelijk verlof: Extra opgebouwde uren (boven het minimum) zijn 5 jaar geldig.
  • Belangrijke voorwaarde: Je mag uren pas laten vervallen als je de medewerker hier vooraf op hebt gewezen én de kans hebt gegeven om ze op te nemen.
Stap 2: Bekijk welke medewerkers nog uren hebben openstaan
Je kunt heel eenvoudig een overzicht uitdraaien via de rapportages:
  1. Ga naar Rapporten ➡️ Verlof en Verzuim ➡️ Wettelijk en Bovenwettelijk verlof per medewerker.
  2. Zet de datumfilter op 1 juli van dit jaar.
  3. Vink "Alleen medewerkers met verlopen verlof tonen" aan en klik op verversen.
Stap 3: Plan de vervallen uren in op een zondag
Ga naar de jaarplanning van de medewerker die nog uren open heeft staan:
  1. Klik op 'Acties' rechtsboven en kies voor verlof.
  2. Kies een zondag rond 1 juli. (Waarom een zondag? Zo is er achteraf nooit verwarring of de medewerker nou vrij was of dat het om een correctie gaat).
  3. Voeg een duidelijke notitie toe, zoals "Vervallen verlofuren", zodat je dit altijd kunt terugvinden.
Stap 4: Pas de uren aan en keur ze goed
  1. Klik na het opslaan op het potloodje achter de zojuist aangemaakte verlofaanvraag.
  2. Wijzig het aantal uren van 0 naar het exacte aantal uren dat moet vervallen.
  3. Sla de aanvraag op en keur deze goed. De verlofpotjes zijn nu weer helemaal up-to-date!
Wil je meer weten, lees dan hieronder verder.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Een medewerker heeft recht op een minimaal aantal verlofdagen. Er is wettelijk vastgelegd dat dit minimaal 4 keer het aantal werkuren in een week is. Bij een werkweek van 40 uur komt dit uit op 160 uur wettelijk verlof. Alle extra uren die de medewerker als verlof ontvangt worden bovenwettelijke verlofuren. Wettelijke verlofuren uit vorige jaren mogen na een half jaar, na 30 juni, komen te vervallen. Bovenwettelijke verlofuren uit vorige jaren komen pas na 5 jaar te vervallen. 

Voorbeeld:
Een medewerker werkt 40 uur per week. Het voltijd verlofrecht is 200 uur (25 dagen). Uit het jaar 2024 heeft deze medewerker nog 7 dagen meegenomen naar 2025. Dit zijn 5 bovenwettelijke verlofdagen en 2 wettelijke verlofdagen. 
  1. De 5 bovenwettelijke dagen hebben de vervaldatum van 31-12-2029
  2. De 2 wettelijke dagen hebben de vervaldatum van 30-06-2025
De wettelijke verlofdagen die zijn meegenomen uit 2024 mogen komen te vervallen na 30 juni 2025. Hieraan zit de voorwaarde dat je werknemers op de hoogte brengt van het vervallen van de verlofdagen voor 1 juli 2025 en de medewerker de tijd heeft gegeven deze uren op te nemen. Deze dagen vervallen niet automatisch in Humanwave.

Hoe weet ik bij welke medewerkers verlofdagen mogen komen te vervallen?
Hiervoor hebben wij het rapport: Wettelijk en bovenwettelijke uren per medewerker ontwikkeld. In dit rapport kun je per medewerker de verlofopbouw uitgesplitst terugvinden en hoeveel uren er al uit welk potje zijn opgenomen. 
  1. Ga naar Rapporten en kies in het blok 'Verlof en Verzuim' -> Wettelijk en Bovenwettelijk verlof per medewerker
  2. Stel de filters in naar wens. 
  3. Zet het datum filter op 1 juli van dit jaar. Op deze datum wordt de status gebaseerd. 
  4. Laat het veld "Alleen medewerkers met verlopen verlof tonen" aangevinkt staan. 
Kies verversen. 
Je krijgt nu alle medewerkers te zien die nog wettelijke verlofdagen uit vorig jaar beschikbaar hebben. 
Wijs de medewerkers hier tijdig op. Doe je dit niet, dan mag je de verlofuren niet laten vervallen op 1 juli. 

Meer weten wat de filters doen in dit rapport? Lees dan hier verder. 

Verlof is verlof
Wanneer er een vakantieweek in augustus wordt opgenomen, dan gaat dit verlof nog steeds van het eerste potje af; zodra verlof goed is gekeurd gaat het systeem er vanuit dat deze uren genoten worden. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen verlofuren die na of verlof-uren die voor 30 juni worden opgenomen. Wil je dit wel, laat dan de verzoeken openstaan, zodra een verlof is goedgekeurd wordt dit getoond in dit rapport als opgenomen. 

Dagen laten vervallen
Wanneer er verlof mag komen te vervallen, doe je dit in de planning van de medewerker. 
Let op, de medewerker is hierover geïnformeerd en heeft de mogelijkheid gehad om deze uren op te nemen. 

Bijvoorbeeld: er mogen 9 wettelijke verlof uren komen te vervallen per 1 juli 2021. 

Stap 1: Zet een verlofdag in het systeem op een roostervrije dag (zondag) via de jaarplanning
  1. Ga naar de jaarplanning van medewerker waar verlof mag komen te vervallen.
  2. Klik op 'Acties' rechtsboven en kies dan verlof (wanneer je atv laat vervallen, selecteer dan ATV in het scherm welke opent).
  3. Kies een zondag rond 1 juli; bijvoorbeeld 4 juli 2021.
  4. Laat de duur van het verlof op 'enkele dag' staan en voeg een notitie toe; zodat altijd te achterhalen is waarom deze uren zijn afgeschreven.
  5. Kies voor bewaar. 


Stap 2: Pas de uren aan naar de te-vervallen uren
  1. Klik vervolgens op het potloodje achter de verlofaanvraag en wijzig de uren van 0 naar 9.
  2. Kies opnieuw voor bewaar.
  3. Keur de verlofaanvraag goed, indien dit niet direct gebeurt.


Waarom zondag? 
Zo is er nooit verwarring of er verlof is opgenomen door de medewerker op deze dag, of dat het gaat om een notitie vervallen verlof. 

Waarom kan ik niet een correctie verlof toevoegen? 
Dit kan ook, en dit wordt aan het einde van het jaar correct berekend. Echter, je ziet de correcties verlof niet terug in het rapport omdat dit een 'extra uren' notatie is. Wil je een actief overzicht van de potjes, gebruik dan de bovenstaande werkwijze.