Workflow | Hoe maak ik een sjabloon aan?

Een sjabloon is een verzameling van taken, die als organisatie moeten worden uitgevoerd bij een gebeurtenis.
Denk hierbij aan alles wat gedaan moet worden als iemand in dienst komt; Een contractopstellen, Het contract laten ondertekenen, De medewerker identificeren etc.
Met een goed ingericht sjabloon, worden deze taken bij de juiste medewerker neergezet.

Hoe maak je een sjabloon aan?

Ga naar Organisatie > Workflow > Sjablonen en kies voor "Nieuw sjabloon" rechts boven.

Als je een sjabloon toevoegt heb je de keuze uit de onderstaande velden.

Sjabloonnaam: De naam van het sjabloon, Denk aan "Uit dienst Sjabloon". Geef het sjabloon een logische naam.

Eigenaar: De eigenaar van het sjabloon, deze medewerker wordt als default gebruikt voor alle taken.

Afhankelijk van: Dit is het veld waar het sjabloon naar moet kijken om te bepalen wanneer de taken gegenereerd moeten worden.

De huidige waarden zijn:

1. In dienst
2. Uit dienst
3. Eindeproeftijd
4. Verjaardag medewerker
5. Verjaardag familielid
6. Pensioendatum
7. Begindatum bedrijfsauto
8. Einddatum bedrijfsauto
9. Trouwdatum
10. Vervaldatum paspoort
11. Vervaldatum rijbewijs
    

Genereer sjabloon: 

Hoeveel dagen/weken/maanden vooraf of achteraf worden de taken gegenereerd op basis van de gekozen datum.
Dit is de essentie van de module.

Voorbeeld: 
Stel dat de sjabloon staat ingesteld op 1 week van tevoren bij een verjaardag.
Dan worden de taken die in de sjabloon zijn gedefinieerd, een week voor de verjaardag aangemaakt;

Een medewerker op 8 december jarig, dan worden de taken op 1 december aangemaakt.
Voor datum dat een taak moet worden uitgevoerd, wordt naar de individuele taak gekeken.

Actief: Bepaalt of de taken van dit sjabloon gegeneerd worden of niet.

Als het sjabloon inactief is, dan worden de taken niet (meer) gegenereerd.

Notities: Een korte uitleg van de sjabloon, zodat iedereen weet waartoe deze dient en waarop deze gebaseerd is.

Documenten: Hier kan de procedure worden geupload waarop de sjabloon is gebaseerd.

Nadat het sjabloon hebt bewaard, dan kun je hieraan taken toevoegen.

Hoe je taken toevoegt, vind je in de helpfile: Hoe koppel ik taken aan een sjabloon?

• Related Articles

• Workflow | Wat kun je met module workflow?

  Doel van de Module De module Workflow is ontworpen om de HR-afdeling te ondersteunen bij het behouden van overzicht over alle lopende taken. In plaats van te vertrouwen op losse spreadsheets, agenda-herinneringen of navraag bij collega's, biedt deze ...

• Workflow | Hoe voeg ik taken toe aan een sjabloon?

  Ga naar Organisatie > Workflow > Sjablonen en ga naar het sjabloon waar je een taak aan toe wilt voegen. Klik achter het sjabloon op 'Voeg taak toe'. Als je een taak toevoegt heb je de keuze uit de volgende velden: Onderwerp: De naam van het taak. ...

• Workflow | Hoe maak ik een geplande taak aan?

  Een geplande taak, is een taak die eens in de zoveel tijd weer terugkomt. Denk hierbij aan een taak om de bedrijfsmiddelen te controleren of een taak om de salarisrun aan te vragen. Hoe maak je een geplande taak aan? Ga naar Organisatie > Workflow > ...

• Hoe kan ik de uit-dienst-takenlijst uitbreiden?

  Om ervoor zorg te dragen dat je niets vergeet wanneer medewerkers uit dienst gaan, kan je een Uit-dienst-takenlijst aanmaken bij de instellingen. De lijst met Uit dienst taken wordt dan automatisch gegenereerd zodra een medewerker een einddatum in ...

• Workflow | Waar zie je alle taken terug binnen een organisatie?

  Alle workflow taken vind je terug onder Organisatie/Workflow/Workflow dashboard. In dit scherm kun je bovenin selecteren Voor wie de taak moet worden uitgevoerd (Voor wie?) Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken om te controleren of alle taken zijn ...