Workflow | Hoe voeg ik taken toe aan een sjabloon?

Ga naar Organisatie > Workflow > Sjablonen en ga naar het sjabloon waar je een taak aan toe wilt voegen.

Klik achter het sjabloon op 'Voeg taak toe'.

Als je een taak toevoegt heb je de keuze uit de volgende velden:

Onderwerp: De naam van het taak.
Geef de taak een duidelijk onderwerp, denk bijvoorbeeld aan 'Contract opstellen' bij het sjabloon voor indiensttreding.

Toegekend aan: De eigenaar van het taak.
Deze persoon krijgt de taak binnen in de workflow om op te pakken.

Vervaldatum: De datum waarop de taak komt te vervallen.

Vul hier in wanneer deze taak komt te vervallen.

De datum wordt bepaald op basis van de 'Afhankelijk van' datum in het sjabloon.
Dus als een contract 1 week voor de in dienstdatum moet worden opgesteld, dan kies je "1" "week van te voren"

Beoordelen door: Door wie moet de taak gecontroleerd worden?

Als je een taak hebt die nog door een andere collega gecontroleerd moet worden, dan kun je hier de controleur selecteren.

Deze persoon krijgt de taak dan in de workflow zodra deze uitgevoerd is om te beoordelen.
Hoeft de taak niet beoordeeld te worden, dan kun je dit veld leeghouden.

Omschrijving: Dit is een verdere verduidelijking van de taak .

Een korte uitleg van de taak, zodat iedereen weet waartoe deze dient en wat er gedaan moet worden.

URL: Toevoegen van een link naar een pagina voor de uitvoering.

Verder is het mogelijk om een link (URL) toe te voegen naar een bepaalde pagina.

Bijvoorbeeld handig als de medewerker in een ander systeem ook aangemaakt moet worden of ergens een bericht moet plaatsen.
Door deze URL te koppelen, navigeer je gelijk naar de juiste plaats waar de actie dient plaats te vinden.

Documenten: Toevoegen van documenten voor de uitvoering.

Ook is het mogelijk om een document bij de taak toe te voegen.

Bijvoorbeeld: Een loonbelastingverklaring bij in diensttreden van een medewerker.
Als de medewerker de loonbelastingverklaring download en weer upload bij het behandelen van de taak, dan staat dit document gelijk in het medewerker dossier.

Actief: Bepaalt of deze taak aangemaakt wordt bij het genereren van het sjabloon.

Mocht een taak niet meer nodig zijn dan valt deze inactief te maken.

Hierdoor wordt deze niet meer aangemaakt bij het genereren van het sjabloon.

• Related Articles

• Workflow | Wat kun je met module workflow?

  Doel van de Module De module Workflow is ontworpen om de HR-afdeling te ondersteunen bij het behouden van overzicht over alle lopende taken. In plaats van te vertrouwen op losse spreadsheets, agenda-herinneringen of navraag bij collega's, biedt deze ...

• Workflow | Hoe maak ik een sjabloon aan?

  Een sjabloon is een verzameling van taken, die als organisatie moeten worden uitgevoerd bij een gebeurtenis. Denk hierbij aan alles wat gedaan moet worden als iemand in dienst komt; Een contractopstellen, Het contract laten ondertekenen, De ...

• Workflow | Hoe maak ik een geplande taak aan?

  Een geplande taak, is een taak die eens in de zoveel tijd weer terugkomt. Denk hierbij aan een taak om de bedrijfsmiddelen te controleren of een taak om de salarisrun aan te vragen. Hoe maak je een geplande taak aan? Ga naar Organisatie > Workflow > ...

• Hoe kan ik de uit-dienst-takenlijst uitbreiden?

  Om ervoor zorg te dragen dat je niets vergeet wanneer medewerkers uit dienst gaan, kan je een Uit-dienst-takenlijst aanmaken bij de instellingen. De lijst met Uit dienst taken wordt dan automatisch gegenereerd zodra een medewerker een einddatum in ...

• Workflow | Waar zie je alle taken terug binnen een organisatie?

  Alle workflow taken vind je terug onder Organisatie/Workflow/Workflow dashboard. In dit scherm kun je bovenin selecteren Voor wie de taak moet worden uitgevoerd (Voor wie?) Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken om te controleren of alle taken zijn ...