Waar moet ik op letten als een stagiair in dienst komt als medewerker? - Humanwave

Hoe voeg ik een nieuw contract toe wanneer een stagiair in dienst komt als werknemer?

Het in dienst nemen van een stagiair heeft een aantal voordelen. De stagiair kent het bedrijf, de collega's en wellicht al deels van zijn of haar nieuwe functie. Wanneer je een stagiair na de stageperiode in dienst neemt, dan dien je dit te verwerken in Humanwave. Wij raden aan om dit in een nieuw medewerkersprofiel te doen. Je maakt dus een nieuwe medewerker aan vanaf de periode dat de stagiair in dienst komt. Wil je toch een nieuw contract in het huidige profiel lees dan verder in deze helpfile, je zult dan alle instellingen handmatig moeten controleren. Als een stagiair in dienst komt als werknemer, dan veranderen een aantal verzekeringen. Een stagiair is namelijk alleen verzekerd voor de ZVW (Zorgverzekeringswet) en de ZW (Ziektewet), een werknemer is verzekerd voor alle werknemersverzekeringen (WW, WAO, Whk etc.).

Let op: dit kan alleen wanneer de stagiair als werknemer in dienst komt op de eerste van de maand. 
Komt de stagiair halverwege de maand in dienst als werknemer en loopt ze deze maand ook nog stage? Dan zal je dit via een nieuw medewerkersprofiel te doen (Lees hier verder).


Aan de hand van de bovenstaande workflow worden alle stappen doorgenomen die je moet doorlopen wanneer je een stagiair omzet naar een werknemer. 

Herinnering 
Vanuit de herinneringen ontvang je een melding dat het stagecontract binnenkort afloopt. Op dit moment zul je de beslissing moeten maken of je deze stagiair in dienst neemt. Daarna kun je hem of haar een contract aanbieden. Gaat hij of zij akkoord, dan heb je een nieuwe kracht erbij!

Voorbereiding 
Er moet een nieuw contract aangemaakt worden in de arbeidsrelatie. De voorbereiding wordt aan de hand van 3 stappen beschreven:

Stap 1 - Nieuw contract toevoegen
Kies voor "Nieuw contract toevoegen". 
Vervolgens kies je voor 'nieuw contract voor deze werknemer', volgende; 
Vink 'opvolger huidig contract' uit en vink 'neem de contract instellingen over' uit.
Pas het Nummer Inkomstenverhouding aan naar '2'. De medewerker wordt namelijk anders verzekerd. Dit is een belangrijke aanpassing voor een goede verwerking van de gegevens naar het UWV en de belastingdienst toe. 



Stap 2 - Instellingen belasting | Jaarloon voor bijzonder tarief
Als je het nieuwe contract hebt aangemaakt, dien je de onderstaande gegevens te controleren bij onder de kop 'Instellingen belasting'.
Klik onderaan om de 'geavanceerde instellingen' te tonen, en klik op het potloodje om de instellingen aan te passen. 

Bereken het jaarloon voor bijzonder tarief:
Vermenigvuldig het bruto maandsalaris met 12 en tel daarbij 8% vakantiegeld op. 
Wanneer je het jaarloon invult, zal het bijzonder tarief automatisch worden ingeladen. 



Stap 3 - Instellingen belasting | Verzekeringsinstellingen
Bij 'Nummer inkomstenverhouding' staat '2' geladen vanuit het nieuwe contract.
Pas het Dienstverband aan naar code 1 - Arbeidsovereenkomst. 
De sociale verzekeringen dienen op 'Ja' te staan en bij de ZVW dient 'Wel verzekeringsplichtig normaal tarief werkgeversheffing' gekozen te worden.
Kies voor 'Bewaar' om de instellingen belasting op te slaan. 



Uitvoering
Er zal een nieuwe arbeidsovereenkomst opgesteld moeten worden. Met sjablonen ben je in een mum van tijd klaar en nadat je deze gecontroleerd hebt is het contract zo verstuurd ter digitale ondertekening. (Lees hier verder)

Controle
De medewerker controleert of alle gegevens goed zijn overgezet van het ene profiel naar het andere. Terwijl HR het dossier controleert. 

Type medewerker
Je zult merken dat het type 'Stagiair' nog naar voren komt. Dit staat in het profiel van de medewerker. Let wel op, wanneer je dit verandert zal het overal gewijzigd worden, dus ook in het oude contract van de medewerker, waar hij of zij nog wel stagiair was. Dit heeft verder geen gevolgen omdat de contract instellingen vanuit het eerste contract nog steeds aangeven dat het om een dienstverband code 7 - stagiair ging. Toch liever alles gescheiden? Maak dan een nieuw medewerker profiel aan.

    • Related Articles

    • Wat moet ik doen als een stagiair in dienst komt als werknemer?

      Het in dienst nemen van een stagiair heeft een aantal voordelen. De stagiair kent het bedrijf, de collega's en wellicht al deels van zijn of haar nieuwe functie. Wanneer je een stagiair na de stageperiode in dienst neemt, dan dien je dit te verwerken ...

    • Hoe verleng ik een contract van een medewerker?

      Wanneer het contract van een medewerker verlengd wordt, dient er in Humanwave een nieuw contract te worden toegevoegd. Zo houd je zicht op hoeveel tijdelijke contracten een medewerker heeft gehad en of deze eventueel al recht heeft op een vast ...

    • Wat is het nummer inkomensverhouding (IKV) en wanneer moet ik deze aanpassen?

      Het nummer inkomensverhouding (vaak ook genoemd als dienstbetrekking nummer of afgekort IKV) wordt in de aangifte doorgegeven naar de Belastingdienst en UWV. De combinatie van nummer inkomensverhouding, burgerservicenummer en werkgever (het ...

    • Wat moet ik doen als een stagiair tegelijkertijd ook werknemer is?

      Het kan voorkomen dat een stagiair in het weekend aan de slag gaat als zaterdagkracht. Doordeweeks ontvangt hij of zij een stagevergoeding, in het weekend een vast bedrag per gewerkt uur. Omdat stagiairs anders verzekerd zijn dan werknemers, moet je ...

    • Hoe voeg ik de 30% regeling toe?

      Wanneer je buitenlandse medewerkers in dienst hebt, maken deze mogelijk extra kosten. Je kunt de medewerker een vrije (onbelaste) vergoeding geven voor de kosten die de medewerker maakt. Dit heet de 30% regeling. Deze kun je samen met je medewerker ...