Hoe voer ik een salaris wijziging door met terugwerkende kracht? - Humanwave

Hoe voer ik een salariswijziging door met terugwerkende kracht?

Het kan voorkomen dat je een salariswijziging met terugwerkende kracht hebt. Dat wil zeggen, je hebt de maand al verloond maar het blijkt dat er toch een hoger salaris voor de medewerker moet worden uitbetaald.

Voorbeelden :
  1. Je hebt de medewerker 2000 euro betaald en na de verloning blijkt dat de medewerker 2200 had moeten krijgen, of;
  2. De medewerker heeft 2000 euro gekregen maar de directie besluit dat met terugwerkende kracht tot 1 januari zijn salaris met 50 euro verhoogd wordt.
In deze helpfile wordt ingegaan hoe je voorbeelden zoals hierboven verwerkt kan worden op verschillende scenario's.
  1. De mogelijke scenario's
  2. Hoe voer ik de salariswijziging door per scenario?
  3. Welk scenario raden wij aan?


Mogelijke scenario's
In het geval van de bovenstaande voorbeelden zijn er de volgende scenario's mogelijk:
  1. Je wil de loonsverhoging in de reeds-verloonde periode corrigeren. De loonsverhoging gaat in de reeds-verloonde periode in. 
  2. Je wil de loonsverhoging in de reeds-verloonde periode corrigeren. De loonsverhoging is in een nog eerdere periode in gegaan. 
  3. Je verwerkt het verschil in de eerstvolgende verloning.  
Scenario 1 en 2 kunnen alleen als er nog geen loonaangifte verstuurd is voor de betreffende periode en de loonjournaalposten niet zijn doorgezet naar een boekhoudprogramma.
Is dit wel het geval dan moet je voor scenario 3 kiezen en de salariswijziging in de eerstvolgende verloning corrigeren. 

Wanneer scenario 2 of 3 van toepassing is, moet er eerst een nieuw salariscomponent aangemaakt worden: Salaris correctie. Hoe je dit doet, staat hier uitgelegd. 



Hoe voer ik de salariswijziging door?
Scenario 1: Je wilt de loonsverhoging in de reeds-verloonde periode corrigeren. De loonsverhoging gaat in de reeds-verloonde periode in. 

Na de verloning worden de loonstroken definitief gemaakt en kunnen er geen berekeningen plaatsvinden. Dit om verschillen en inconsistenties in de verloonde perioden te voorkomen. Om opnieuw loonstroken te kunnen laten berekenen neem dan contact op met onze supportdesk via: support@humanwave.nl

Stap 1
Ga naar de arbeidsrelatie van de desbetreffende medewerker.

Stap 2
Ga naar het kopje 'Berekeningen' of controleer op de loonstrook en kijk na hoeveel er netto betaald is, bijvoorbeeld 1911,11 euro.

Stap 3
Ga naar het tabblad 'Afspraken' en klik op het potloodje achter de salarisafspraak.
Kies hiervoor voor 'Afspraak aanpassen vanaf bepaalde datum'. 
  1. Vul de ingangsdatum van de loonsverhoging in. Deze valt in de reeds-verloonde periode; 
  2. Geef het nieuwe salaris in;
  3. Kies voor bewaar om deze op te slaan. 
Stap 4
Ga terug naar de Organisatie. Kies in het linkermenu 'Salaris' en klik door naar het kopje 'Loonstroken'. 
Maak een nieuwe conceptstrook aan voor de medewerker door op het plusteken te klikken. 
  1.  Selecteer de juiste periode;
  2. Vink 'Alle medewerkers' uit;
  3. Selecteer de medewerker;
  4. Kies voor Controle;
  5. Genereer de nieuwe loonstrook.
Stap 5
Controleer de strook, en controleer wat nu het nettobedrag is, bijvoorbeeld 2000,11 euro. 
Het verschil met de eerdere loonstrook, 89 euro zal je handmatig moeten overmaken naar de medewerker.

Stap 6
Genereer de definitieve loonstrook voor de medewerker. 

Stap 7
Indien je de journaalposten al ingeboekt hebt in je financiële administratie, dan moet je deze niet vergeten opnieuw in te boeken met de correcties.



Scenario 2Je wil de loonsverhoging in de reeds-verloonde periode corrigeren. De loonsverhoging is in een nog eerdere periode in gegaan. 

Na de verloning worden de loonstroken definitief gemaakt en kunnen er geen berekeningen plaatsvinden. Dit om verschillen en inconsistenties in de verloonde perioden te voorkomen. Om opnieuw loonstroken te kunnen laten berekenen neem dan contact op met onze supportdesk via: support@humanwave.nl

Stap 1
Ga naar de arbeidsrelatie van de desbetreffende medewerker.

Stap 3
Ga naar het kopje 'Berekeningen' of controleer de loonstrook en kijk hoeveel er netto betaald is, bijvoorbeeld 1911,11 euro.

Stap 4
Ga naar het tabblad 'Afspraken' en klik op het potloodje achter de salarisafspraak.
Kies hiervoor voor 'Afspraak aanpassen vanaf bepaalde datum'. 
  1. Vul de ingangsdatum van de loonsverhoging in. Dit is de begindatum van de reeds-verloonde periode.
  2. Geef het nieuwe salaris in;
  3. Kies voor Bewaar om deze op te slaan. 
Bijvoorbeeld: 
Het salaris is per 1 januari verhoogd van 2000 naar 2100 euro. Je komt hier eind-april achter. 
Je vult bij de salarisafspraak dan 2100 euro per 1 april in. 
Het restant wordt gecorrigeerd in stap 5. 

Stap 5
De loonsverhoging staat er nu correct in de reeds-verloonde maand. Echter moet de loonsverhoging nog vanuit de eerdere maanden corrigeert worden. 
  1. Klik op de button "Voeg afspraak toe"
  2. Kies voor de afspraak "Salaris correctie" (indien deze nog niet aanwezig is, lees hier verder)
  3. Voer hier het bruto bedrag in, wat de medewerker reeds had moeten ontvangen. 
  4. Geef bij de omschrijving aan dat het om een correctie gaat, over de aangegeven periode. 
  5. Kies voor Bewaar om deze op te slaan. 
Bijvoorbeeld:
Je hebt in stap 4 het salaris per 1 april aangepast naar 2100 euro.
De overige 3 maanden moeten met de afspraak 'Salaris correctie'  verrekend worden. Hier vul je dus het verschil bruto in. In dit geval gaat het om 300 euro (3 x 100).
In de omschrijving kun je aangeven dat het om een salaris correctie over januari, februari en maart gaat. 

Stap 6
Ga terug naar de Organisatie. Kies in het linkermenu 'Salaris' en klik door naar het kopje 'Loonstroken'. 
Maak een nieuwe conceptstrook aan voor de medewerker door op het plusteken te klikken. 
  1.  Selecteer de juiste periode;
  2. Vink 'Alle medewerkers' uit;
  3. Selecteer de medewerker;
  4. Kies voor Controle;
  5. Genereer de nieuwe loonstrook.
Stap 7
Controleer de strook en kijk hoeveel je de medewerker nu moet betalen, bijvoorbeeld 2100,11 euro
Maak het verschil, in dit geval 189 euro, handmatig over naar de medewerker.

Stap 8
Genereer de definitieve strook voor de medewerker.

Stap 9
Indien je de journaalposten al ingeboekt heeft in je financiële administratie, dan moet je deze niet vergeten opnieuw in te boeken met de correcties




Scenario 3: Je verwerkt het verschil in de eerst volgende periode

Stap 1
Ga naar de arbeidsrelatie van de desbetreffende medewerker.

Stap 2
Ga naar het tabblad 'Afspraken' en klik op het potloodje achter de salarisafspraak.
Kies hiervoor voor 'Afspraak aanpassen vanaf bepaalde datum'. 
  1. Vul de ingangsdatum van de eerst volgende periode in. 
  2. Geef het nieuwe salaris in;
  3. Kies voor Bewaar om deze op te slaan. 
Bijvoorbeeld:
Het salaris is per 1 januari verhoogd van 2200 naar 2500 euro. Je komt hier eind-april achter, nadat april is verloond. 
Je vult bij de salarisafspraak dan 2500 euro per 1 mei in. 
Het restant wordt gecorrigeerd in stap 3. 

Stap 3
De loonsverhoging staat er nu correct in voor de nieuwe maand. Via een Salaris correctie worden de reeds verloonde maanden gecorrigeerd. 
  1. Klik op de button "Voeg afspraak toe"
  2. Kies voor de afspraak "Salaris correctie" (indien deze nog niet aanwezig is, lees hier verder)
  3. Voer hier het bruto bedrag in, wat de medewerker reeds had moeten ontvangen. 
  4. Geef bij de omschrijving aan dat het om een correctie gaat, over de aangegeven periode. 
  5. Kies voor Bewaar om deze op te slaan. 

Bijvoorbeeld: 
Je hebt in stap 2 het salaris per 1 mei aangepast naar 2500 euro. De overige 4 maanden moeten met de afspraak 'Salaris correctie'  verrekend worden. Hier vul je dus het verschil bruto in. In dit geval gaat het om 1200 euro (4 x 300).

Stap 4
De volgende maand zal de salaris correctie verrekend worden op de loonstrook. 


Welk scenario raden wij aan?
Scenario 3. Het is één keer extra werk doordat je het salariscomponent 'Salaris correctie' moet aanmaken, maar daarna is alles recht toe en recht aan. Je hoeft alleen het verschil te koppelen wat je de eerdere maand had moeten betalen. De correcties vind je terug op de nieuwe loonjournaalposten en ook de verantwoording naar de belastingdienst gaat juist. 

Het kan echter zijn dat de medewerker het geld eerder moet krijgen. In dat geval kan je de eerste twee scenario's toepassen.
  1. Je volgt scenario 1 of 2;
  2. Je betaalt de medewerker een voorschot uit en verrekend deze ook op de eerstvolgende loonstrook. Lees hier hoe.
Waarom wordt de salariscorrectie tegen bijzonder tarief verloond?
De Belastingdienst stelt dat een salariscorrectie in principe een eenmalige betaling is welke tegen bijzonder tarief verloond moet worden.
    • Related Articles

    • Kan ik verlonen met terugwerkende kracht?

      Nee. Om te voorkomen dat er inconsistenties in de boekhouding komen, is het in principe niet mogelijk om met terugwerkende kracht aanpassingen te maken in de salarissen nadat de loonperiode is afgesloten. Denk bijvoorbeeld aan salarisverhogingen of ...
    • Hoe voer ik met terugwerkende kracht contracten in?

      Het is mogelijk om meerdere contracten in te voeren zodat je de personeelsdossiers van je medewerkers volledig krijgt. Denk aan contracten die de medewerker in het verleden in je onderneming heeft gehad of een opvolgend contract. In onderstaand ...
    • Hoe meld ik mijzelf of een andere medewerker ziek via de web-app?

      Je kan vanuit je dashboard 24/7 online een ziekmelding doorgeven. De ziekmelding wordt automatisch verstuurd naar degene die deze moet bevestigen.  Hoe meld ik mijzelf ziek? Stap 1 Ga naar je dashboard in Humanwave door op 'Start' te klikken. Stap 2 ...
    • Hoe voer ik een salariswijziging door in de huidige of een toekomstige periode?

      Wanneer een medewerker bruto meer gaat verdienen per maand, kun je dit wijzigen in het huidige contract van de medewerker. De salariswijziging voer je als volgt door:  Stap 1 Ga naar de arbeidsrelatie van de betreffende medewerker. Stap 2 Onder de ...
    • Verlof met terugwerkende kracht in vorig jaar invoeren

      Wanneer een medewerker met terugwerkende kracht een verlofverzoek indient in het vorige jaar terwijl het huidige verlofjaar reeds geopend is, zal het beginsaldo dat in het huidige jaar weergeven wordt, worden aangepast. Het beginsaldo is namelijk het ...